Miten onnistut SAFe PI Planning tapahtumassa?

Täysi hyöty irti yli 100 hengen kaksipäiväisestä panostuksesta.

 

Miten valmistaudut PI Planningiin?

 

Miten onnistut PI Planningissä?

 
w

Jatkuva parantaminen ja suunnitelman käytäntöönpano

 

Keskity suunnittelun sisältöön – jätä tapahtuman läpivienti, valmennus ja organisaation fasilitointikyvyn rakentaminen meille.

 

Mitä on PI Planning (Program Inkrementin Suunnittelu)?

SAFe PI-suunnittelutapahtumassa tuotekehitystiimit sidosryhmineen suunnittelevat ja sitoutuvat yhdessä liiketoimintatarpeiden mukaiseen seuraavaan 2-3 kuukauden kokonaisuuteen (Program Increment). Tapahtuma kestää yleisimmin kaksi työpäivää ja sisältää pääpiirteittän vision, suunnittelun, sitoutumisen ja retron. Toteutus tapahtuu ennustettavasti tahdistetussa PI-ajanjaksossa, joiden oletus on 10 viikkoa. Kokonaisuuden tavoite on optimoida kokonaisarvovirta asiakkaalle.

PI Planning on suuri panostus organisaatioille, mikä luo myös painetta siitä, että tapahtuma menee kerralla oikein. Valitettavasti näin käy harvoin, mutta ottamalla muutamia asioita huomioon tapahtuma menee riittävän hyvin, tuottaa toteutuskelpoisen suunnitelman ja tärkeimpänä luo imun toimintatavan kehittämiseen.

Valmiit checklistit, kokeneet valmentajat sekä materiaalipaketit helpottavat järjestelyahdistusta.

 

Contribyte auttoi ABB:ta SAFe käyttöönotossa ja PI planning tapahtumissa

Contribyte on auttanut ABB:ta SAFe:n käyttöönotossa sekä mallin rakenteeseen kuuluvien PI Planning -päivien järjestämisessä. ABB järjestää tapahtuman neljä kertaa vuodessa kolmen kuukauden välein. SAFe:n suurimmiksi hyödyiksi Ekholm ja Rantanen kokevat muun muassa tietoisuuden ja läpinäkyvyyden lisääntymisen.

“Kokemuksiemme mukaan Contribyte on ihan Suomen parhaita toimijoita tällä alalla. Olemme olleet hyvin tyytyväisiä heiltä saamaamme palveluun. Yhteistyö on hirveän mutkatonta. Se on ihan kuin omien kollegoiden kanssa juttelisi. Meillä on todella avoin toimintaympäristö”, Ekholm summaa.

Lue koko asiakaskokemus.

"HIenoa on se, kuinka olemme saaneet koko ison porukan yhteistyön toimimaan”

 

Miten valmistaudut PI Planningiin?

  • Contibyteltä saat vinkit ja vaatimukset tilan valintaan.
  • Annamme teille lisäksi valmiin checklistin valmistautumiseen.
  • Myös osallistujat saavat ohjeet tapahtumasta ja ennakkovalmistautumisesta.
  • Järjestämme hyvissä ajoin ennen PI Planningiä puhelinpalaverin valmisteluista, ja tapahtumaa edeltävänä päivänä tulemme kanssanne valmistelemaan tilan ja sopimaan seuraavan kahden päivän ohjelman.

Paikan valinta

Yksi tärkeimmistä asioista PI Planningin onnistumisen kannalta on paikan valinta. Onnistuneeseen paikkaan liittyy paljon erilaisia asioita, mutta tärkeimmät ovat yhteistyön mahdollistaminen, riittävä suunnittelurauha tiimeille ja statustiedon näkyminen kaikille. Tilan olisi myös hyvä olla tarpeeksi energinen, jotta tiimit jaksavat keskittyä koko suunnitelun ajan.

Olemme auttaneet monia yrityksiä paikan valinnassa ja käytännön järjestelyissä. Yksi suurimmista virheistä on pihistellä paikassa ja tarjoiluissa. Onnistunut fyysinen ympäristö luo energiaa vaikeampaankin tekemiseen sekä uskoa SAFe PI-suunnitteluun, kun taas epäonnistunut valinta haittaa merkittävästi koko SAFe-implementaation onnistumista.

Osallistujien perehdyttäminen

PI Planning on iso investointi ja sillä on todella suuri tuottopotentiaali. Siksi onkin tärkeää perehdyttää osallistujat päivän kulkuun, käytäntöihin ja tavoitteisiin tarpeeksi hyvin. Moni yritys ottaa linjauksen, että laitetaan suurin osa väestä SAFen virallisille kursseille. Tälläkin tavoin osaamista syntyy, mutta kevyempiäkin ratkaisuja löytyy. Tärkeintä kuitenkin on, että jokainen osallistuja on saanut riittävän perehdytyksen siihen, mitä tapahtumalla tavoitelllaan.

Yhteinen visio sekä program- ja tiimibacklogit kuntoon

Tärkein yksittäinen asia PI Planning -päiviin valmistautumisessa on varmistaa, että backlogit ovat kunnossa. Tämä pätee niin portfolio-, feature- kuin tiimi-tasolla, jotta päivästä saadaan sen kaikki mahdollinen arvo irti.

Aivan liian useissa PI-suunnittelutapahtumissa tämä asia ei ole ollut kunnossa. Usein tuotejohto ei ole priorisoinut korkean tason backlogia tarpeeksi hyvin, jolloin tiimit eivät tiedä, mitä priorisoida omassa suunnittelussaan. Toinen yleinen ongelma on se, että tiimit eivät ole tuoneet tuotejohdon tietoon heidän tärkeitä arkkitehtuuri- tai muita teknisiä tehtäviään. Asioiden pitäisi kuitenkin olla kaikille osapuolille selviä, jotta tapahtumasta tulisi onnistunut.

Tarkoitus ei kuitenkaan ole, että suunnitelma tehdään etukäteen, vaan tapahtumassa tehdään suurin osa suunnittelutyöstä. Prioriteetit tulee kuitenkin olla selvillä ennen tapahtumaa. Jos niitä ei ole sovittu etukäteen, voi jopa puolet suunnittelupäivästä mennä hukkaan prioriteettien pallottelun aikana.

Backlogien hyvän valmiuden varmistamiseksi kannattaa sopia tarpeeksi monta varmistuskertaa ennen tapahtumaa, jotta ollaan täysin varmoja siitä, että tapahtuma pääsee kunnolla liikkeelle.

Käytännön tavarasetti

Käytännön asioihin osataan hyvin harvoin varautua tarpeeksi kattavasti. Lähes jokaisella kerralla, kun olemme fasilitoineet PI-suunnittelupäiviä, jotain käytännön asiaa ei oltu otettu huomioon joko meidän, asiakkaan tai paikan haltijoiden puolelta. Tämä on juuri sitä, missä kokemus ja kokemukset auttavat.

Lähes jokaisella organisaatiolla on myös jotain omaan toimintaan liittyviä erityispiirteitä, jotka kannattaa ottaa huomioon päivän varalta. Esimerkiksi on hyvä olla sovittuna,  miten videoneuvottelut hoidetaan ulkopuolisiin, jos sellaisia tarvitaan.

Miniasioilla vältät katastrofin

 

  • Tiimien sprinttisuunnitelmiin on hyvä olla rullattavia fläppitauluja, ”Magic whitepaperia” tai muita tuotteita, jotka saa seiniin helposti kiinni.
  • Program Boardin, johon kootaan tiimien yhteinen suunnitelma, askartelet esimerkiksi vahvasta rullattavasta pahvista. Riippuvaisuudet tiimien välillä havainnollistetaan usein punaisella narulla.
  • Varaa mukaan tarpeeksi tusseja, kyniä ja suttupapereita
  • Myös toimistotarvikkeita tarvitaan paljon: teippiä, niittejä ja nitojat, klemmarit, kuminauhat, saksia ja paljon post-it -lappuja.
  • Tärkeitä ovat myös kartta ja muut opasteet, jotka kertovat, mistä tiimit ja muut tapahtumapaikat löytyvät.
  • Megafoni tai soittokello ovat käteviä, sillä niillä voi kuuluttaa porukan kasaan.
  • Aikatauluja ja muita ohjeita on hyvä varata joka pöytään.

Ota opiksi aikaisemmista kerroista

Liian usein PI-suunnittelun osalta tyydytään riittävän hyvään. Kun tapahtumaa aletaan järjestää toista tai kolmatta kertaa, kannattaa aiemmista retrospektiiveistä löydetyt opit muistaa ottaa käyttön. Ei kannata pelätä esimerkiksi paikan vaihtamista, jos tuntuu, että parempiakin voisi olla saatavilla. Myös aikataulujen muuttamista kannattaa rohkeasti kokeilla, jotta niistä tulisi juuri teidän organisaatiollenne sopivia.

Tärkeää PI Planning -tapahtuman järjestämisessä onkin jatkuva oppiminen. Jokaisella kerralla kannattaa tehdä jotain pieniä parannuksia tai muutoksia, jotta toiminta ei liikaa jämähdä urilleen ja tapahtuman tuottama arvo ala kärsiä.

Keskity osallistujien innostamiseen sekä tapahtuman sisältöön, ja jätä päivien käytännöt sekä vanhojen toimintatapojen haastaminen meille.

 

Miten onnistut PI Planningissä?

  • Otamme vastuun tilaisuuden käytäntöjen toteuttamisesta.
  • Valmennamme tiimejä heidän suunnittelutavoissaan.
  • Coachimme kiertävät niin tiimien kuin muiden osallistujien parissa kysymässä juuri niitä “tyhmiä” kysymyksiä, jotka haastavat olemassa olevia oletuksia.
  • Ohjaamme tapahtumaa jatkuvasti eteenpäin ja viemme läpi niin alkuintron, Scrum of Scrumit, riskienhallinnat kuin suunnitelmien esittelyn aina loppuäänestykseen asti.
  • Olemme alusta loppuun vastaamassa mahdollisiin kysymyksiin tai epäselvyyksiin.
  • Koulutamme organisaation omat fasilitaattorit tuleviin tilaisuuksiin.

Innostaminen yhdessä tekemiseen

Tapahtuman käynnistämisessä tärkeintä on selkeys ja innostaminen. Usein keskitytään perustellusti substanssiin, mutta samalla osallistujien energisointi ja rohkaiseminen PI Planningin tavoitteden toteuttamiseen jää kevyelle. Toisaalta koulutuksista ja infoiskuista huolimatta mukana on aina osallistujia, joille tapahtuman tavoitteet ja kulku ovat epäselviä. Myös nämä henkilöt olisi tärkeää ottaa huomioon.

Itse sisällön osalta innostavien ja sopivalla tavalla lähitulevaisuutta ja suurempia maaleja yhdistelevien tuotevisioiden merkitystä ei voi koskaan ylikorostaa. Tuotevisiot ovat loistava tapa luoda tapahtuman henkeä ja helpottaa tulevaa kommunikaatiota. 

Keskustelujen mahdollistaminen

Kokemuksemme mukaan ensimmäisellä, toisella ja vielä kolmannellakin kerralla SAFe PI Planningissä tiimien ja erityisesti tiimien ja sidosryhmien välinen kommunikaatio on vajavaista ja vaatii sekä rohkaisua että sopivaa kyseenalaistamista. Sama pätee toisinaan myös tiimeihin. Koko tapahtuman ytimenä on toimia yhdessä suurena tiimien tiiminä perinteisten hierarkisten kanavien sijaan. PI Planningissä itsessään on rakennettuna Scrum of Scrums tätä varten, mutta sen lisäksi tarvitaan myös aktiivista fasilitointia.

Tuloksiin ohjaaminen

Kahden PI Planning -päivän ydintavoitteena on uskottava ja toteutuskelpoinen suunnitelma, johon tiimit ja sidosryhmät ovat valmiita sitoutumaan seuraavan Program Inkrementin ajaksi. Tämä ajatus kuitenkin hukkuu aika ajoin tilanteiden hektisyydessä. Esimerkkinä yhteisen suunnitelmataulun päivittämättömyys, jolloin osallistujien kokonaiskuva heikkenee, tai aktiivisen riskienhallinnan puute, jolloin sitoutuminen suunnitelmaan madaltuu. Fasilitaattorien tärkeä rooli onkin ohjata tapahtumaa eteenpäin puuttumatta sisältöön niin, että suunnitelma syntyy ja siihen on mahdolista sitoutua.

Review ja yhteinen sitoutuminen

Kun suunnitelma kunkin tiimin näkökulmasta näyttää valmiilta, on aika katselmoida yhdessä kaikki suunnitelmat, jotta kaikille osallistujille saadaan muodostettua yhteinen jaettu kuva. Katselmointi on välillä haasteellista, kun 6-10 tiimiä esittelee suunnitelmansa ja yleisö toivottavasti innostuu kyselemään. Olemme huomanneet, että kokonaisuus asettaa merkittäviä vaatimuksia fasilitoinnille, jonka tulee valmentaa tiimit esittämään kokonaisuuden kannalta oleellinen ja samalla pitämään tiukasti kiinni ajankäytöstä. Näin osallistujille saadaan kokemus hyödyllisestä tietosisällöstä ja tehokkaasta lähestymistavasta tietosisällön luomiseen.

Fasilitaattorin käytännön opit

  • Kysy tiimeiltä aktiivisesti onko heidän suunnitelmansa aidosti realistinen.
  • Pidä huolta, että Program Board päivittyy.
  • Älä jätä riskejä odottamaan, vaan hoida ne heti.
  • Auta tiimejä löytämään oikeat henkilöt oman tiiminsä ulkopuolelta.
  • Pidä seinällä tai screenillä jatkuvasti tieto siitä, mitä tapahtuu seuraavaksi ja milloin.
  • Älä jämähdä prosessipöytään.

Nopea ulkoinen palaute käytännöistä, tiloista, toimintatavoista ja suunnitelmista.

 

Jatkuva parantaminen ja suunnitelman käytäntöönpano

  • Saat nopean palautteen coacheiltamme tilaisuuden läpiviennistä, tuloksista ja ennakkovalmistautumisesta.
  • Teemme myös raportin havainnoistamme, jotta voitte hyödyntää sitä suunnitelman toteutuksessa ja seuraavan PI-Planningin valmisteluissa.
  • Haluttaessanne suoritamme myös Inspect & Adapt                     -workshopin läpiviennin.
SAFe PI Planning ei lopu toisen päivän luottamusäänestykseen, vaikka olemme huomanneet, että monesti käytännössä näin käy. Kaksi tärkeintä osuutta on vielä edessä: suunnitelman oikeanlainen toteuttaminen ja PI Planning -päivien oppien vieminen käytäntöön.

Ketterästi, mutta kurinalaisesti

Sekä tiimitoiminnan että liiketoiminnan kannalta ketterä kurinalaisuus maksimoi arvontuoton. Usein yhteistä suunnitelmaa lähdetään puristamaan liiketoimintapaineessa suuntaan, joka tuohoaa yhdessä sovitut riippuvuudet ja samalla kyseenalaistaa koko suunnittelun merkityksen. Toisaalta välillä tiimit itse sooloilevat suuntaan, joka asettaa kokonaisuuden vaaraan. Tässä kaikessa tärkeää on yhdessä sovitun SAFe             -pelikirjan sääntöjen noudattaminen ja niistä muistuttaminen, jotta yhteiset oletukset muiden tekemisestä pysyisivät linjassa.

Raiteilla pysyminen

Vaikka suunnitelmat itsessään eivät ole läheskään yhtä arvokkaita kuin suunnittelutyö, ovat PI-suunnittelussa annetut tiimien ja toimijoiden väliset lupaukset hyvinkin arvokkaita. Nämä lupaukset ja niiden kautta virtaava arvo toimivat avaimena tiimien tiimin luomiseen yksittäisten ryhmien sijaan.

Program Inkrementin aikana suunniteltujen riippuvuuksien ja riskien pitäminen näkyvillä ja heijastaminen päivittäisiin toimiin on fasilitoinnissa omiaan pitämään SAFe-junan raiteillaan.

1% paremmin seuraavassa SAFe PI Planningissä

Toinen PI Planningin jälkihuuman ja helpotuksen varjoon jäävä tekijä on jatkuva armoton parantaminen. Ei pelkästään tilan tai järjestelyiden suhteen, joista usein käydään retrospektiiviä, vaan myös ennakkovalmistautumisen ja itse toiminnan suhteen.  Fasilitaattorit ja muutoshankkeen sponsorit saavat jokaisesta PI Planning tapahtumasta lisää välineitä viedä SAFe-muutosta seuraavalle tasolle, ja nämä välineet tulisi hyödyntää tehokkaasti.

Contribytelta saat monipuoliset koulutukset ja kokeneet coachit.

 

PI Planning Fasilitointi workshop

3 kertaa vuodessa järjestettävä puolen päivän workshop PI Planning        -tapahtuman käytännön järjestelyistä ja valmisteluista.

Leading SAFe 4.5

Lean- ja Agile-pääperiaatteet sekä Scaled Agile Frameworkin keskeiset toimintatavat. Sisältää mallin ketterään porfolionhallintaan sekä asiakasarvon toimittamiseen Agile Release Train -ajattelun avulla. Sisältää SAFe Agilist (SA) -sertifikaation.

SAFe 4.5 tiimeille

Valmentaa ketterän toimitusjunan (ART) osana toimivia tiimejä käyttämään Scrumia, Kanbania ja Extreme Programming -menetelmää (XP). Tiimit oppivat kuinka tullaan ketteräksi tiimiksi, kuinka rakennetaan backlog sekä kuinka suunnitellaan ja toteutetaan iteraatioita SAFen viitekehys huomioiden.
Timo Leppä

Timo Leppä

Konsultti, koulutusvastaava

Tuotekehityksen konsultointi ja työkalut. Sertifioitu SAFe konsultti, Atlassian kouluttaja.

Puhelin: 0400 924 830
timo.leppa@contribyte.fi

Pasi Pekkanen

Pasi Pekkanen

Konsultti

Tuotekehityksen konsultointi, SAFe asiantuntija.

Ota yhteyttä ja lähetä vaikka whatsapp!

Voit lähestyä meitä alla olevalla kaavakkeella tai ottaa suoraan yhteyttä:

Henri Hämäläinen, toimitusjohtaja, 050 487 3291

Lasse Mikkonen, CTO, työkalut, 040 543 9845

Tanja Suomalainen, Oulun toimipiste, 040 512 2610

Timo Leppä, koulutukset, 0400 924 830

Harri Pendolin, tuotejohtaminen ja palvelumuotoilu, 040 582 0865

 

1 + 4 =

Share This