Etätyön valmennusohjelma tuotekehitystiimeille

Etätyö on tutkitusti tehokasta. Useimmat meistä tekevät toimistolla töitä avotoimistossa, joten oman rauhan saaminen ”syvään työhön” on toimistolla vaikeaa. Etätyössä on kuitenkin myös riskinsä. Erityisesti tiimeillä, joilla ei ole historiaa etätyöstä, voi olla vaikeuksia, jos joudutaan siirtymään laajaan ja pitkäaikaiseen etätyöskentelyyn. Tällaisille tiimeille saattaa olla hyödyksi etätyötapojen suunnitelmallinen kartoitus ja parantaminen etätyön 360-assessmoinnilla, sekä sitä seuraavalla valmennusohjelmalla.

Valmennusohjelman sisältö

Etätyötiimin toiminnan 360-analyysi

Etätyötiimin nykytilanne analysoidaan kyselyiden, haastatteluiden ja havainnonnin avulla. Lopputulemana tästä on etätyötoiminnan kehityssuunnitelma

Valmennusohjelma (3 etäworkshoppia)

Valmennusohjelmassa hyödynnetään kehityssuunnitelman löydöksiä. Valmennuksella varmistetaan, että uudet käytännön on yhdessä sovittu, ymmärretty ja saatu onnistuneesti käyttöön.

Etätyötiimin toiminnan 360-analyysi 

360-analyysi suoritetaan seuraavilla tavoilla

• Online-kysely
• Henkilöiden haastattelut
• Työjonolla olevien asioiden ja virheiden laadun tarkastaminen
• Seremonioiden havainnointi (viikkokokous/sprint planning, refinement-käytäntö, retrospektiivi, demo/review ja daily)

Kehityssuunnitelma

• Konkreettisia ehdotuksia sisältävä kehittämissuunnitelma
• Sisältää kehittämisteemat, -tavoitteet, -tehtävät ja prioriteetit
• Ehdotus kehittämisen prioriteeteistä, aikatalusta ja seuranta
• Suosituksia etätyökalujen valintaan ja käyttöön

Valmennusohjelman hyödyt

• enemmän aikaa työntekoon
• tehokkaammat ja lyhemmät kokoukset
• selkeämpi työn määrittely
• vähemmän hukkatyötä ja odottelua
• nopeampi työn virtaus tiimin läpi, vähemmän asiakkaiden odottelua
• parempi fiilis tiimissä

 Kokouskäytäntöjen rapautuminen

Etäkokoukset ovat normaaleja kokouksia hankalampia. Etäkokousten ongelmia voi olla liian pitkät puheenvuorot, epäselvä agenda, kokousten venyminen, tai kokoukset eivät saavuta tavoitteitaan, esimerkiksi aiottuja päätöksiä ei saada aikaan. Tämä johtaa helposti uusiin kokouksiin, kun edellisessä kokouksessa ei saatu asioita valmiiksi. Tämä taas johtaa helposti siihen, että kaikkien kalenterit täyttyvät vain kokouksista, eikä työlle jää yhtään aikaa. Tiimin tuottavuus saattaa pudota dramaattisesti.

Kommunikaatiotukehtuminen

Kokouksilla täyttynyt kalenteri johtaa myös siihen, että ei ole aikaa vastata puhelimeen, sähköposteihin, tai kysyä kysymyksiä tai viedä päätöksiä eteenpäin. Tämä saattaa kohdistua vain yhteen tai kahteen avainhenkilöön, mutta saattaa vaikuttaa koko tiimin työhön.

Epäselvä päätöksenteko ja matala itseohjautuvuus

Etätiimillä ei ole aina helppoa mahdollisuutta vaatia päätöksiä, eikä myöskään tehdä itseohjautuvuuteen olennaisesti kuuluvaa ryhmän valvontaa. Tällöin tiimin jäsenille saattaa tulla arkuutta tehdä itse omaan työhön liittyviä päätöksiä, kun ei saada tiimiltä vakuutusta ja valtuutusta tehdä jotain välittömästi. Ongelmat itseohjautuvuudessa saattavat ainakin hidastaa päätöksentekoa.

Tiimin ilmapiiri ja stressitason nousu

Kaikki edellä mainitut uhat saattavat nostaa tiimin stressitasoa joka taas vaikuttaa tiimin ilmapiiriin ja hyvinvointiin huonontavasti.