Kokoukset ovat osa nykyistä työelämää. Niissä keskustellaan ja päätetään asioita ja niitä ilman ei vaan voi tulla toimeen. Aika usein kokouksissa on paljonkin toivomisen varaa. Huonosti järjestetyt kokoukset ovat työelämän syöpä. Huonot kokoukset tuntuvat paisuvan ja täyttävän kaiken ajan kalenterista. Usein on niin että yksi huono kokous luo vielä etäpesäkkeitä, eli kun siinä kokouksessa ei saada mitään aikaan, syntyy lisää kokouksia, joissa yritetään saada jotain aikaan.

Pahanlaatuinen kokous voi luoda etäpesäkkeitä, lisää huonoja kokouksia

Kokoukset tuntuvat usein pitkäpiimäisiltä, tehottomilta ja turhilta. Keskimäärin voi sanoa, että eri syistä johtuen noin puolet kokouksiin käytetystä ajasta menee hukkaan. Toisaalta, puolet kokouksista ei onnistu ollenkaan, eli ei saavuta tavoitettaan, tai aika usein osallistujille on jopa epäselvää, mikä kokouksen tavoitteena edes oli.

Kukaan ei tiedä mitä pitäisi saada aikaan

Miten voidaan edes teoriassa onnistua, jos ei tiedetä mitä tavoitellaan?

Syitä huonoille kokouksille on monia. Usein kokouksen tavoitteita ei tiedä kukaan. Miten voidaan edes teoriassa onnistua, jos ei tiedetä mitä tavoitellaan? Toisaalta vaikka tavoite olisikin tiedossa, kokous on tehoton ja voimaton, jos oikeat ihmiset eivät ole kutsuttujen listalla. Tai vaikka olisivatkin, jos he eivät tule paikalle. Usein taas paikalla on ihmisiä, joiden ei tarvitsisi olla siellä. Kokouksia on helpompi tehostaa, jos paikalla on vähemmän ihmisiä.

Can you hear me now?

Muita yleisiä ongelmia kokouksissa on kokouksen alun hidas vauhti. Tekniset ongelmat, osallistujien tulo paikalle hiukan myöhässä, epäselvä agenda ja huono valmistautuminen ovat yleisiä syitä sille, miksi kokouksen alku ei ole kovin tehokasta aikaa. Video- ja puhelinkokouksissa tekniset ongelmat ovat vieläkin arkipäivää. Paras tapa parantaa etäkokouksia onkin varata alusta 5 minuuttia check in -ajaksi, ja painottaa normaalia enemmän kysymyksiä ja vuorotellen tapahtuvaa kommentointia.

Keskustelukerho vai tehokas kokous?

Miksi jotkut kokoukset onnistuvat paremmin kuin toiset? Väitän että yksi ja ainoa syy sille, että kokous onnistuu, on että joku tai jotkut osallistujista tietävät ja ymmärtävät edellytykset onnistuneelle kokoukselle. Lisäksi tiimin tai organisaation suhtautuminen kokouskäytäntöihin on avainasia. Jos organisaatio arvostaa kokousten toimivuutta ja tehokkuutta, huonojen kokousten todennäköisyys madaltuu.

Fasilitoinnin perustaidot on syytä opetella

Kokousten onnistumista parantaa, jos kokouksen järjestäjä osaa fasilitoinnin perustaidot.

Kokouksien onnistumista parantaa myös, jos kokousta järjestävä ihminen osaa kokousten fasilitoinnin perustaidot. Perustaitoja on esimerkiksi se, että kokouksen tavoitteet ovat tiedossa, kokouksella on agenda ja kokouksen lopussa pyritään tekemään jonkinlaisia päätöksiä.

Onni onnettomuudessa on se, että kokouksen järjestämisen taitoja on helppo opetella. Perusasiat, se että kokoukselle määritellään tavoite ja agenda, on tosi helppo ottaa tavaksi. Fasilitoinnin haasteita on ihmisten yhteistyön tehostaminen ja ihmisten erilaisten kommunikaatiotapojen yhteensovittaminen. Tehokas fasilitaattori osaa selvitä haastavistakin tilanteista.

Contribyte on suomen johtava tuotekehityksen auttaja. Tarjoamme myös kokousten parantamiseen apua, fasilitoinnin ja retrospektiivikoulutuksen muodossa. Meiltä saat monipuoliset palvelut organisaatiosi kehittämiseen!

P.S. Haluatko pysyä perillä Contribyten uutisista sekä koulutuksista ja tapahtumista? Tilaa uutiskirjeemme!