Itseorganisoituvuus on yksi keskeisimpiä Lean- ja ketterän kehittämisen elementtejä, mutta mitä itseorganisoituvuus itse asiassa on? Se miten me olemme lähestyneet tätä osa-aluetta on näkemys siitä, että itseorganisoituvuus on kyvykkyyttä määritellä itse tarkoituksenmukaisen itsenäisesti, miten luomme arvoa parhaaksi ja luontevimmaksi katsomallamme tavalla.

Tarkoituksenmukainen itsenäisyys tarkoittaa sitä, että itseorganisoituvuus ei ole anarkiaa. Me emme yksinkertaisesti voi toimia organisaatioissa miten haluamme, vaan autonomialle tulee määrittää selkeät rajat. Ilman näitä rajoja tekemisiemme seuraukset voivat olla jopa katastrofaalisia. Lisäksi autonomia ilman selkeästi määriteltyjä rajoja on hyvin stressaavaa. Tätä se on siksi, että mikäli emme määrittele selkeitä rajoja joiden puitteissa voimme toimia, törmäämme ennenpitkää näkymättömiin sähköaitoihin jotka osoittavat nämä näkymättömät rajat joskus hyvinkin kivuliaalla tavalla.

Aita-vertauskuva on muutenkin hyvin osuva. Englanninkielen sana management on johdettu italiankielisestä sanasta maneggiare, joka tarkoittaa hevosen käsittelyä. Johdon tehtävä on siis asettaa ne rajat, joiden sisällä voimme toimia parhaaksi katsomallamme tavalla, kuin hevoset laitumellaan.

Perinteisempi lähestymistapa rajojen määrittelyyn on ollut laatia selkeitä roolikuvauksia, hierarkisia hallintorakenteita ja erilaisia tarkasti määriteltyjä toimintatapoja. Rajojen määrittelyyn on kuitenkin olemassa myös ketterämpi ja kevyempi tapa – delegointitaulu (delegation board). Tarkastellaanpa tätä Management 3.0 johtamisfilosofiasta tuttua tekniikkaa hieman tarkemmin!

Delegointitaulu on lista keskeisistä päätöksentekoalueista

Delegointitaulussa listaamme tärkeäksi katsomamme keskeiset päätöksentekoalueet. Näiden alueiden tulee olla hyvin selkeästi määriteltyjä, esimerkiksi ”tee työ kunnolla” on esimerkki liian abstraktista kategoriasta. Toisaalta delegointitaulussa ei ole tarkoituksenmukaista määritellä myöskään liian yksityiskohtaisia asioita, kuten esimerkiksi ”toimistotarvikkeiden hankinta”. Hyviä esimerkkejä delegointitauluun kirjattavista osa-alueista ovat esimerkiksi ”työajat”, ”toimiston sisustus”, ”projektien valinta”, ”istumajärjestys”, ”palkkaus”, ”ostokset max. 500€/kk”, ”ostokset yli 500€/kk”. Alla on yksi esimerkki delegointitaulusta

Delegointipokerilla autonomian tasot selville

Nyt kun olemme määrittäneet ne osa-alueet joiden sisäistä autonomiaa alamme määritellä hyvä kysymys onkin, miten teemme sen? Pelaamalla delegointipokeria! Delegointipokeri (delegation poker) on periaatteeltaan samanlainen pelillinen lähestymistapa, kuin ketterässä kehittämisessä käytetty suunnittelupokeri. Pyrimme siis saavuttamaan konsensuksen siitä, mikä on kullekin osa-alueelle sopiva autonomian taso. Näitä tasoja on seitsemän kappaletta:

1. Ilmoita: ilmoitan päätökseni heille
2. Myy: pyrin myymään päätökseni heille
3. Konsultoi: teen päätöksen konsultoituani
4. Sovi: sovimme asiasta yhdessä
5. Opasta: opastan päätöksenteossa
6. Tiedustele: tiedustelen heidän tehtyään päätöksen
7. Delegoi: annan heidän päättää

Näissä kategorioissa on siis kyse siitä, millaisen toimintavallan johto antaa esimerkiksi tiimille ja miten johto lähestyy tarkasteltavaa osa-aluetta. Delegointipokeria voidaan pelata eri säännöillä, mutta yksinkertaisimmillaan sitä pelataan siten että jokainen osa-alue esitellään, ja osallistujat päättävät itse mikä on päätöksentekoalueelle sopivin autonomian taso. Delegointipokeria voidaan pelata tähän tarkoitetuilla korteilla ja jokainen osallistuja paljastaa korttinsa samaan aikaan. Omaa korttia ei siis paljasteta muille ennenkuin kaikki ovat valinneet omansa. Suurimman ja pienimmän delegoinnin tason valinneet kertovat muille omat näkemyksensä miksi he päätyivät kyseiseen tasoon. Tämä keskustelu voi paljastaa asioita joita muut eivät ole osanneet ottaa huomioon, samoin kuin suunnittelupokerissakin. Kierros toistetaan kunnes ryhmä pääsee konsensukseen asiasta.

Delegointipokerin tulosten selvittyä taulu voi näyttää esimerkiksi tältä:

Näin meillä on selkeästi määritellyt rajat sen suhteen miten voimme toimia tärkeillä osa-alueilla!

Lisää mm. delegointitauluista ja delegointipokerista löydät Management 3.0 sivustolta tai suoraan meiltä! Jos koulutus asiasta kiinnosta, niin kannattaa tutustua oheiseen kurssiin:

Management 3.0 – kahden päivän kurssi