Roadmapin- ja vaatimushallintatyökalujen käyttö lisääntyy vauhdilla. Perinteisesti tuotepäälliköiden työkaluina ovat olleet pääasiassa taulukkolaskenta- tai esitystohjelmistot ja projektinhallintatyökalut, mutta viimeisten tutkimusten (Sirius Design ja ProductPlan) mukaan specifisten roadmap-ohjelmien käyttäjämäärät ovat jopa tuplaantunut viimeisen vuoden sisällä. Muutosta on vauhdittanut niin yritysten suopeampi suhtautuminen pilvipohjaisiin ohjelmistoihin, kuin myös tuotejohtamisen työkalujen kehittyminen. Nämä trendit jatkunevat voimakkaina myös tulevaisuudessa, joten uudet työkalut jatkanevat laajentumistaan.

Tässä artikkelissa listaamme viisi varteen otettavaa ehdokasta roadmap-työkaluksi sekä asiat, joita työkalua evaluoitaessa kannattaa huomioida.

Työkaluvalinnan tärkeimmät kriteerit

Samalla kun tuotejohtamisen työkalujen tarjonta laajenee, niin oikean työkalun valinta vaikeutuu. Ennen kuin alkaa tutustua eri vaihtoehtoihin kannattaa määrittää omat päätöksentekokriteerit. Ainakin seuraavat viisi kohtaa on hyvä muistaa.

1.      IT strategia

Suurin osa uusista työkaluista on saatavina vain SaaS-tyyppisinä. Joillekin isoille yrityksille tämä on edelleen tietoturvastrategian vastaista tai ainakin käytännössä vaikea järjestää. Muita rajoitteita voi olla esimerkiksi uuden toimittajan hyväksyntä tai käyttäjien hallinta.

2.      Tärkeimmät käyttötarpeet

Kun alustava rajaus on tehty, niin on aika kääntää fokus omiin tarpeisiin. Miksi työkalu tarvitaan ja ketä se hyödyttää? Eri rooleissa työskentelevien tarpeet ovat erilaisia. Yhden mielestä uusi työkalu voi olla turha, koska hän itse käsittelee vaatimuksia alemmalla tasolla. Toisaalta äänekkään johtajan vahva mielipide voi mennä primaarin käyttäjän tarpeiden edelle ja johtaa kokonaisuuden kannalta huonoon vaihtoehtoon. Työkalu valintaa kannattaa siis lähestyä käyttötapausten ja niiden hyötyjen kautta ja määrittää esimerkiksi kolme tai viisi tärkeintä käyttötapausta työkadulle.

3.      Tuotekehityksen menetelmät ja työkalut

Roadmap- ja vaatimushallintatyökalujen hyödyt eivät konkretisoidu, jos työkaluja ei saada integroitua koko organisaation toimintaan. Parhaimmillaan jokainen kehittäjän työtehtävä voidaan linkata tiettyyn asiakastarpeen ja/tai strategiseen teemaan. Tuotehallinnan työkalun pitää siis integroitua tuotekehityksen työkaluihin ja tarjota kehittäjälle ymmärrys miksi jotain tehdään. Samalla tavalla liiketoimintajohdon pitää pystyä seuraamaan roadmapistä tai tietystä asiakastarpeesta miten sen kehitys etenee.

Kaikki tämän päivän tuotehallinnan työkalut integroituvat jollain tasolla projektityökaluihin. Jotkut työkaluista ovat kuitenkin suunnattu selkeästi esim. ketteriä ja skaalautuvia menetelmiä (kuten SAFe) käyttäville, toiset taas palveluyrityksille ja jotkut taas tukevat paremmin tuotteita, joissa täytyy huomioida myös raudan kehitys.

4.      Käytettävyys

Monissa yrityksissä on kokeiltu jotain työkalua, mutta vähän ajan kuluttua luisuttu vanhaan malliin. Yleisin syy on käyttöönoton vaatiman työn aliarviointi. Uuden työkalun käyttö on aina helpointa aloittaa uudesta projektista. Jos kehityshistoriaa on kuitenkin jo ehtinyt kertyä, niin esimerkiksi tuoterakenteiden luominen uuteen työkaluun voi vaatia ajateltua enemmän töitä. Myös integrointi muiden työkalujen kanssa saattaa tuntua hankalalta ja ylimääräiseltä työltä, joka kannattaa suunnitella tarkasti etukäteen ja mahdollisesti hankkia ulkopuolelta.

Yleisesti uudet työkalut ovat käytettävyydeltään hyvää tasoa ja esimerkiksi roadmapin päivittäminen käy monesti automaattisesti. Jos aikaa varaa tarpeeksi polkupyörän satulaan hyppäämiseen, niin yleensä se maksaa itsensä nopeasti takaisin.

5.      Tuki

Vaikka työkalut ovatkin käytettävyydeltään pääasiallisesti hyviä, niin tuen tarve harvoin loppuu käyttöönottoon. Kannattaa tarkoin miettiä mitä tukea mahdollisesti jatkossa tarvitsee ja mistä tukea löytyy. Joillekin työkaluille tukea saa vain työkalun toimittajalta, toisilla taas on paikallisia partnereita, jotka pystyvät auttamaan niin käyttöönotossa, integroinneissa kuin muissakin ongelmissa.

Viisi hyvää työkaluavaihtoehtoa

Vaihtoehdoista alkaa olla jo runsaudenpulaa ja kaikkien mahdollisten työkalujen evaluointiin tuskin keneltäkään riittää aikaa. Jos omaa listaa vaihtoehdoista pitää alkaa rakentamaan tyhjästä, niin ainakin kannattaa vilkaista alla olevat viisi.

Aha!

Suosituin tuotepäälliköille suunnatuista työkaluista lienee viime vuosina ollut Aha!, joka arvioitiin syksyllä 2016 Tuotepäällikkö-blogissa.  Vajaassa vuodessa toiminnallisuutta on ehtinyt jo kertyä lisää, mutta analyysi työkalusta pysyy voimassa: Aha! on erittäin monipuolinen tuotejohtamisen työkalu, jossa toiminnallisuus kattaa kaiken ideoiden keruusta ja vaatimusten hallintaan. Integraatiomahdollisuudet ovat kaikista työkaluista laajimmat ja Aha! taipuu niin ketteriin ohjelmistoyrityksiin kuin rautaa ja softaa vesiputousmallilla kehittäviin firmoihin.

Toisaalta kolikolla on aina kaksi puolta. Jos Aha!:sta haluaa saada kaiken irti, niin käyttöönottoon kannattaa varata reilusti aikaa. Aha! ei käytä partnereita, joten virallista tukea saa lähinnä verkon kautta.

Kenelle sopii: Keskisuurista yrityksistä ylöspäin niille, joilla on resursseja käyttöönottoon ja politiikka mahdollistaa pilvipalvelun käyttöönoton.

Prodpad

Ainoa eurooppalainen vaihtoehto listallamme on Prodpad, jonka olemme myös aiemmin arvostelleet. Vaikka myös Prodpad on parissa vuodessa saanut paljon uutta toiminnallisuutta, niin pääpiirteenä erottuu edelleen tekijöiden tarve tehdä omaan tarpeeseen sopivaa työkalua. Prodpad onkin SaaS-ohjelma, joka sopii mainiosti samalla liiketoimintamallilla toimiville yrityksille. Sisään rakennettuna on muun muassa käyttäjäpalautteen kerääminen ja käyttökokemuksen kehittäminen on sisäänrakennettuna.

ProdPadin erikoisuus on, että se ei tue perinteistä kalenteriin sidottua roadmap-ajattelua vaan uudet ideat jaetaan kolmeen aikahorisontin koriin. Jos johto haluaa nähdä tarkkoja päivämääriä uusille tuotteille tai ominaisuuksille, niin ProdPad ei ole paras valinta.

Kenelle sopii: Pienille ja keskisuurille SaaS-palveluja kehittäville yrityksille.

ProductPlan

Jos ProdPad lähestyy tekemistä alhaalta ylös, niin ProductPlan tekee täysin toisin päin.  ProductPlan on kehitetty ennen kaikkea tuotejohtajien roadmap-työkaluksi, jolla voidaan tehdä pitkän aikavälin suunnitelmia määriteltyihin hyötyihin ja kustannuskriteereihin perustuen.

ProductPlan on jaettu kolmeen osaan ,joita ovat  roadmap, suunnitteluun ja parkkipaikka. Uudet ideat tuodaan parkkipaikalle, josta niitä tuodaan suunnittelutilaan evaluoitaviksi. Priorisointi tapahtuu hyötyjen (esim. iikevaihdon kasvu, merkitys asiakassuhteelle, strateginen arvo jne.) ja kustannusten suhteita arvioimalla.

ProductPlan käyttöliittymä tukee ”drag and drop” toiminallisuutta, jonka avulla roadmapin päivittäminen on helppoa. Päivitetyn roadmapin voi helposti jakaa eri tiedostomuotoina.

Kenelle sopii: Yrityksille jotka haluavat simppelin ja toimivan roadmapin-työkalun kohtuulliseen hintaan.

Jama

Jama eroaa muista tämän listan työkaluista siinä, että se on tarkoitettu vain vaatimushallintaan. Minkäänlaista visuaalista roadmap toiminnallisuutta ei ole, vaan Jamaa käytetään vaatimusten keräämiseen ja hallinnan. Jaman ydintoiminnallisuutta on dokumentti- ja sisällönluontityökalu, joka sisältää tekstinkäsittelyn, kehittyneen kaavioiden luonnin ja tuen käyttöliittymä mock-uppien tekemiseen

Jama on hyvä lisä vaatimushallintaan esimerkiksi VersionOne tai Jira Software käyttäjille. Se mahdollistaa yhteistyön vaatimushallinnassa, nopeutettu päätöksenteko, helpottaa vaatimusten seurantaa, muutoksen hallintaa ja tarjoaa hyvän tuen raportointiin ja dokumentointiin. Jaman asiakkaat ovatkin pääasiassa toimialoilta, joilla on hyvin erityisiä ja tiukka tarpeita vaatimushallintaan kuten esimerkiksi autoteollisuus, ilmailu- ja avaruusala, puolustus- ja lääketiede.

Kenelle sopii: Isoille yrityksille, jotka tarvitsevat järeää vaatimushallintatyökalua mutta eivät roadmap-työkalua.

Craft

Craft on yksi nopeasti kasvaneista ja yleistyneistä roadmap-työkaluista. Yhtenä syynä lienee se, että itsenäisesti ja vain yhden tuotteen kanssa toimiva tuotepäällikkö saa sen ilmaiseksi käyttöön. Vaikka käyttöoikeudenpäivitykset suuremmalle ryhmälle ovatkin jo samassa hintaluokassa kuin muillakin työkaluilla, niin käyttäjä on helposti koukutettu: hyvää työkalua ei enää haluta vaihtaa.

Craft on tarkoitettu ohjelmistokehitykseen. Vaatimuksia voi luoda featureiden, epicien tai storien muodossa ja visuaalisuulisessa muodossa. Tarjottuun toiminnallisuuteen kuuluu myös roadmap-näkymä ja vaatimusten priorisointi. Ideaportaalia Craftissa ei ainakaan vielä ole.

Kenelle sopii: Ohjelmistotuotteiden tuotepäälliköille, jotka haluavat päästä kokeilemaan roadmap-työkalua ilmaiseksi ja kiireettä.

Yhteenveto

Listamme työkaluista ei ole missään paremmuusjärjestyksessä eikä välttämättä edusta viittä parasta työkalua vaan niitä, joiden kanssa Contribyte on eniten ollut tekemisissä. Listalta puuttuvat mm.  Roadmunk, Accompa, Wizeline ja OneDesk tuotejohtamisen työkaluista sekä Jira, Trello ja Confluence, joita myös monet käyttävät samoihin käyttötarkoituksiin. Työkalun hankinnassa ei kannata yrittää löytää sveitsiläistä linkkaria vaan työkalua, joka parhaiten sopii oman yrityksen tarpeisiin ja prosesseihin. Eli ihan kuten kaikessa tuotekehityksessäkin, ensin kannattaa määrittää ongelma ja vasta sen jälkeen ratkaisu.

Jos tarvitset apua työkalun valinnassa, konfiguroinnissa tai ylläpidossa niin Contribyten työkalutiimi auttaa mielellään. Ole yhteydessä.