Yhteinen suunnittelutapahtuma on kiistatta SAFen® arvokkain ja mielenkiintoisin seremonia. Odotukset ja panokset ovat laajuudessaan omaa luokkaansa, ja tapahtuma onkin usein organisaation isoimpia kokoontumisia heti pikkujoulujen jälkeen.

”SAFe®:ssa ei ole mitään taikaa… paitsi ehkä PI-suunnittelussa”, toteavat SAFen® omistajat.

”Jos missaat PI-suunnittelun, jäät paljosta paitsi”, totesi Contribyten asiakas.

Lisään vielä näiden perään kuuluisan sananlaskun “harjoitus tekee mestarin”, mikä onkin totta lajissa kuin lajissa. Yhteissuunnittelun erityispiirre kuitenkin on, että menestyminen opitaan yhdessä tiimien tiiminä.

Mikä on PI-suunnittelu

PI-suunnittelutapahtumassa tuotekehitystiimit sidosryhmineen yhdessä suunnittelevat ja sitoutuvat liiketoimintatarpeiden mukaiseen seuraavaan toteutettavaan kokonaisuuteen. Tapahtuma kestää yleisimmin kaksi työpäivää ja mutkat suoristaen sisältää kahvin, visionnin, suunnittelun, sitoutumisen sekä retron.

Yhteisen suunnitelman perusteella tiimit kehittävät seuraavan Program-tason inkrementaalisen version, jossa laatu on koko ajan sisäänrakennettua. Toteutus tapahtuu ennustettavasti tahdistetussa PI-ajanjaksossa, jonka oletuspituus on 10 viikkoa.

Tuotekehitystiimit sidosryhmineen muodostavat itseohjautuvan ”tiimien tiimin”, johon viitataan Agile Release Train -junametaforalla (ART). Riippuen organisaation tarpeista ja kokoluokasta on erilaisia tapoja rakentaa tiimit junaan tai useampaan junaan. Tavoite on optimoida kokonaisarvovirta asiakkaalle.

Tapahtumatilat ja käytännön valmistelut

Tilojen ja tarvikkeiden osalta tarvitset:

• Ison ja yhtenäisen tilan tehokkaalla ilmanvaihdolla: se voi olla joko yrityksen oma tai ulkoisesti vuokrattu.
• Mahdollisuuden tarjota aamu- ja iltapäiväkahvit, raikasta vettä jatkuvalla syötöllä ja astetta paremman lounaan.
• Paljon tiimipöytiä: varmista, että pöytien välillä on sujuvaa liikkua, sillä tiimit ja sidosryhmät kiertävät toistensa luona aktiivisesti.
• PI-toimistotarvikkeita, joilla pärjäät ulkoisessa tapahtumapaikassa.
• Tiimien sprinttisuunnitelmiin esim. rullattavia fläppitauluja, ”Magic whitepaperia” tai muita tuotteita, jotka saa seiniin helposti kiinni. Varmista, etteivät tussit mene paperin läpi seiniin.
• Program Boardin, johon kootaan tiimien yhteinen suunnitelma, askartelet esimerkiksi vahvasta rullattavasta pahvista. Riippuvaisuudet tiimien välillä havainnollistetaan usein punaisella narulla.

Ulkopuolinen tila

Suosittelen ulkopuolista tilaa erityisesti SAFe®-transformaation alkuvaiheessa. Bussikuljetukset on helppo järjestää yhdellä puhelinsoitolla, eikä siirtyminen nouse kynnyskysymykseksi, kun sijainti on suhteellisen lähellä omaa organisaatiota. Kartoita paikkoja luovasti, jopa tanssipaviljonki voi soveltua!

Onko lähistöllä viihtyisää ja avaraa tilaa, jota vuokrataan esimerkiksi häätiloiksi? Yksityisessä tilassa on aivan oma tunnelmansa ja kaikki häiriöt saadaan eliminoitua, jolloin se on kongressikeskusta tai vastaavaa huimasti parempi vaihtoehto. Kukaan ei myöskään pääse kovin helpolla livahtamaan kesken tapahtuman tekemään rästihommia.

Yrityksen omissa tiloissa

Jos omasta talosta tai naapurustosta löytyy sopivat tilat, suurin etu saavutetaan valmisteluiden helppoudella ja vähemmällä koordinoinnilla. Tiimit voivat myös uudelleenkäyttää materiaalia aiemmista PI-tapahtumista (mm. sprinttikohtaista suunnittelutaulukkoa). Parhaimmillaan Program boardia voidaan jopa ylläpitää ja säilyttää pysyvästi tässä tilassa.

Suurin riski ja haaste oman tilan käytössä on, että houkutus livahtaa omalle työpisteellä kasvaa, vaikka olisitte jopa viereisessä rakennuksessa.

Kohti arvoa tuottavaa suunnitelmaa

SAFen® tavoite on maksimoida arvontuotto asiakkaalle pyrkien lyhimpään läpimenoaikaan ja kestävään arkkitehtuurisuunnitteluun.

Kuinka siis laatia ennustettava ja realistinen yhteinen suunnitelma, kun tiimejä on runsaasti ja samalla toimintaympäristö tuotteen osalta on laaja ja monimutkainen:

• Tuotekehitys tekee aina jotain uutta ja ainutkertaista, mitä kukaan ei ole aikaisemmin tehnyt. Monimutkaisten järjestelmien kehittäminen ei ole koskaan helppoa ja tekemiseen sisältyy aina tuntemattomia riskejä ja haasteita, joista opitaan matkan aikana.
• Samaan aikaan liiketoiminta usein tarvitsee päivämääriä: milloin uusia palveluita voidaan myydä tai toimittaa asiakkaalle?

Yleinen ja tunnettu korkean tason ratkaisu on pitää sisältö joustavana, laatu sisäänrakennettuna ja lukita julkaisupäivämäärät.

Ratkaisumalleja on useita ja SAFe® osaltaan tarjoaa kokonaisvaltaista apua ylläoleviin kysymyksiin. Tässä blogissa rajaan asian kuvaamisen PI-suunnittelun osalle.

Riittävä sisällöllinen valmistautuminen

Sisällöllisen valmistautumisen osalta tarvitaan oikea tasapaino. Tämä kattaa niin käyttäjätarinat, featuret kuin portfolio-tasonkin.

Otan esimerkkinä omat suosikkini, eli käyttäjätarinat. Useimmiten et saa PI-suunnittelusta täyttä arvoa, jos valmistaudut tapahtumaan etukäteen:

• 100% valmiilla suunnitelmalla
• 0% suunnitelmalla

Jos valmistelet kaikki käyttäjätarinat huolellisesti, teet suuren osan asioista varaston hyllylle odottamaan ja varsinkin loppua kohti väärillä olettamuksilla. On luontaisesti mahdotonta ennustaa kompleksista kehitystä tarkasti koko PI-keston ajalle 2-3 kuukaudeksi.

Täysin valmisteluitta on myös tuskaista aikaansaada realistista PI-suunnitelmaa tapahtuman aikana, varsinkin mitä kompleksisempi kokonaisratkaisu ja isompi toimitusjuna on kyseessä. Riippuvaisuuksien minimoimiseen on monta tapaa, mutta usein niitä kuitenkin syntyy.

Mikä on riittävä valmistautuminen? Tähän ei ole yhtä oikeaa vastausta, mutta noin 80% valmistautuminen on hyvä lähtökohta, jolloin osa käyttäjätarinoista kehittyy PI-suunnittelun aikana. Laadi ensimmäisten sprinttien käyttäjätarinat tarkemmin ja loppupäätä kohti avoimemmin. Jälkimmäisiä hallitaan PI-toteutuksen aikana junan Scrum-seremonioiden mukaisesti.

Onnistuneen tapahtumapäivän kulku

RTE (Release Train Engineer) on toimitusjunan Scrum Master ja vastaa tapahtuman onnistumisesta. Paikalla on helposti yli 100 henkilöä: Miksi olemme täällä? Mitä haluamme saavuttaa? Minne olemme menossa? Panosta aloitukseen ja sähköistä tunnelma!

Kaikki ymmärtävät, että haluamme ratkoa kokonaisuutta yhdessä. Kyseessä ei ole organisaation kulu, vaan investointi.

RTE myös kertoo alussa:

• Aikataulun (lounas mahdollisesti porrastetusti).
• Hätäpoistumistie ja kokoontumispaikka.
• Seuraavat PI-päivämäärät ja sprinttien tahdin.
• Toimitusjunatason parannuskohteet retrosta priorisoituna backlogilla.
• Haluttu lopputulema: realistinen suunnitelma, johon yhdessä sitoudumme.

Tuotepäällikön ja arkkitehdin osuudet

Tuotepäällikkö kertoo tuotteen nykytilanteen ja miltä sen tulevaisuus näyttää:

• Edellisen PI:n saavutukset (objektiivinen mittaristo, asiakaspalaute PI-demosta).
• Tuotteen vision ja tiekartan.
• Priorisoidut featuret inputtina PI-suunnitteluun.

Yllämainittu on perustavan tärkeää tietoa, mutta mitä muuta tuotepäällikkö voisi kertoa? Vaihtele teemoja sen mukaan mikä juuri nyt on ajankohtaista. Esimerkiksi asiakaskentässä tapahtuu aina jotain mielenkiintoista! Hyödynnä tilaisuus.

Tämän blogimme PI-planauksessa, eräässä liiketoimintakriittisessä asiakassegmentissä, on tapahtumassa jotain erityisen kiinnostavaa: messut Siperiassa 3 kuukauden kuluttua. Tavoitteenamme on päästä siellä demoamaan tuotteemme parannettua suorituskykyä, sillä se toisi merkittävää kilpailuetua.

Varsinainen suunnittelu alkaa

Ensimmäiseksi tiimit laskevat kapasiteettinsa kullekin sprintille ja tutustuvat vielä tarkemmin priorisoituun PI-sisältöehdotukseen. Heti alkuun valppaat tiimit huomioivatkin, että täysin uuden tekniikan integrointi ja samalla lähestyvä demo ovat riski. Tämä viedään heti junan yhteiseen riskitauluun.

Tunnelma on katossa ja ote tekemiseen reipas. Tiimit eivätkä sidosryhmät eristäydy omiin pöytiinsä, vaan osana suunnittelua neuvottelevat ja ideoivat keskenään sisältöosuuksista ja muista tehtävistä. Toimivaksi löydetty “sopimus” läppäreiden osalta on: 1-2 kpl/ tiimi, jolloin tarvittaessa koodista, dokumentaatiosta tai muusta vastaavasta voidaan tarkistaa asioita.

Tässä PI-suunnittelussa erityisen hyödyllisiä keskusteluja syntyy messuilla demottavasta palvelusta, minkä pohjalta tiimit ideoivat myös toissijaisen vaihtoehdon. Suunnitelmana on tutkia molempia vaihtoehtoja PI-toteutuksen aikana aggressiivisesti vaihtoehtoja poissulkien.

RTE fasilitoi jaksotetusti SoS (Scrum of Scrums) -seremonian, jossa tiimien Scrum Masterit tarkastelevat, miten PI-suunnittelun tavoitteisiin ollaan pääsemässä. Matkan aikana esiintulevia esteitä ei kuitenkaan säästellä tähän seremoniaan, vaan pyritään ratkomaan välittömästi.

RTE on myös vastuussa tapahtuman aikataulusta. Tähän ensivinkkinä suosittelen visualisoimaan ajankulkua ja vaiheita isolla screenillä kaikkien nähtäville.

Suunnitelman edistyessä tiimit päivittävät sekä omia sprinttitaulujaan että Program Boardia. Jälkimmäinen kokoaa yhteen sprinttisuunnitelmat ja havainnollistaa riippuvaisuudet. Tiimit myös kirjaavat omat PI-tavoitteensa.

Draft plan review

Tiimien osalta ensimmäinen päivä päättyy sen hetkisten suunnitelmien tilanteen läpikäyntiin Program Boardilta. Ennustettava ja adaptoituva suunnitelma syntyy esimerkiksi seuraavasti:

Kokeneet tiimit yleensä puskuroivat, eli arvioivat ääneen enemmän kuin miettivät käyttäjätarinan läpiviennin käytännössä olevan. Nyt sen saa sanoa ääneen ja suunnitelmaan jätetään tilaa joko yllätyksille tai stretch-tavoitteille. Suunnitelman pohjana on luottamus ja yhteinen ymmärrys arvosta:

• Tyhjä tila ei siis ole luppoaikaa eikä myöskään aikaa, jota voi käyttää ratkaisun arvoa tuottamattomaan ylihiomiseen: kaikki ymmärtävät mitä sisältöä ja laatua käyttäjätarinalla haetaan ja mitä ei haeta.
• Loppupään Sprinttien tarkempi sisältö tarkentuu varsinaisen PI-toteutuksen Sprinttien aikana. Näin jokaisen Sprintin suunnitelluksi työmääräksi tulee lopulta 80% + yllärivara tai stretch-goalit.

Näin mahdollistamme korkealla tasolla ART-junan etenemisen samassa ennustettavassa rytmissä, optimoidun arvontuoton asiakkaalle ja hyvinvoivat tiimit sidosryhmineen.

Riippuen näkökulmasta, suunniteltavasta käyttöasteesta syntyy usein hyvinkin intohimoisia keskusteluja, mutta joka tapauksessa:

• Harvoin onnistut PI-toteutuksissa, jos suunnittelun lopputulemana kaikilla tiimeillä kaikki 4-5 sprinttiä ovat 100% täynnä. Pahimmillaan tiimit uupuvat jatkuvassa ylikuormituksessa.
• Jos jo ensimmäisessä Sprintissä yhdelle tiimille tulee odottamattomia yllätyksiä, lumipalloefekti käynnistyy, mikä ei ainoastaan koske kyseistä tiimiä A, vaan myös tiimiä B, jolla oli se yksi ainoa riippuvuus tiimin A kanssa. Ja kokonaisuutena haluamme onnistua nimenomaan yhdessä.

Management Review

Johto, tuotehallinto ja muut sidosryhmät katselmoivat ensimmäisen suunnittelupäivän päätteeksi osaltaan tilanteen, kuten yhteenvedon riskeistä (Resolved, Owned, Accepted, Migitated), tarvitaanko PI-tavoitteisiin sisältömuutoksia ja muita vastaavia asioita.

Kannustan kuitenkin pitämään tämän katselmoinnin avoimena kaikille, jotka vain haluavat jäädä riskejä ja mahdollisia haasteita yhdessä ratkomaan.

Tässä blogimme tapauksessa näyttää siltä, että Siperian messuilla ei päästä demoamaan parannettua suorituskykyä riittävästi. Keskustelujen lopputulemana tuotepäällikkö päättää poistaa yhden alemman prioriteetin featuren koko junan PI-tavoitteista, jotta demoon saadaan lisää apuja. Lisätiimi myös parantaa tiimien ideoiman toissijaisen vaihtoehdon tutkimista rinnakkain.

PI-suunnittelun toinen päivä

Kakkospäivän alussa sisältömuutos viestitään kaikille. Toistona edelliseen päivään SoS pidetään tunnin välein. Reipas ja intensiivinen suunnittelu jatkuu.

Suunnittelun lopputulemana kukin tiimi esittää suunnitelmansa ja PI-tavoitteensa korkealla tasolla. Kokonaistavoitteiden laatiminen on mielenkiintoinen harjoitus: haluamme kuvata suunnitelmamme lyhyesti ja selkeästi “yhteisellä kielellä”, jota kaikki ymmärtävät.

Lopuksi RTE kokoaa nämä koko junan PI-tavoitteiksi ja suunnitelmaan sitoutuvat niin tiimit kuin liiketoiminta. Kaikki äänestävät sitoumuksensa esim.:

• Sormiäänestys (0-5 sormea ylös riippuen uskostasi suunnitelmaan).
• Peukkuäänestys (peukku ylös, sivulle tai alas)

Mahdolliset äärilaidat perustelevat kantansa, ja jos suunnitelmaan ei uskota, tapahtumaa jatketaan päivän päätteeksi. Näin ei kuitenkaan tälläkään kertaa käynyt, vaan demon sisältö ja muut tavoitteet hioutuivat jälleen yhteistyöllä ja PI-planauksen taika tapahtui.

Tapahtuman päätteeksi pidetään vielä “tiimien tiimin” yhteinen retro: mikä meni hyvin ja mitä kehitetään seuraavaa PI-suunnittelutapahtumaa varten. Kaiken voi aina tehdä paremmin.

PI-suunnittelu ja tulevaisuuden tuotekehitys

Monimutkaisten ja laajojen tuote- tai palvelukokonaisuuksien suunnittelu ja kehittäminen ei ole helppoa, ja siksi se onkin usein intohimoisesti työhönsä suhtautuville ammattilaisille palkitsevaa unelmatyötä.

Yhteinen suunnittelutapahtuma visualisoi tavoiteltavan kokonaisuuden yhteisesti ymmärrettäväksi: kaikki näkevät koko kentän kohti asiakkaan tarvetta, eivätkä vain omaa tonttiaan.

Yhteistä tavoitetta ratkotaan koko Lean-organisaation voimin itseohjautuvana tiimien tiiminä. Parhaimmillaan kasvatat koko organisaation löytämään itsestään uusia vahvuuksia, kun yhteinen päämäärä, kaikki tieto ja osaaminen on samassa tilassa. Luova ongelmanratkaisukyky on taito, jota tarvitaan aina.

Suunnittelutapahtuman oletuskesto on tosiaan kaksi päivää, jolloin suunnitellaan seuraavien 2-3 kuukauden tulevat kehitystyöt. Miten tämä malli sopii organisaation toimintaympäristöön? Voivatko kaikki sitoutua kahden päivän intensiiviseen suunnitteluun? Kuinka pitkällä horisontilla on järkevää suunnitella ja millä tarkkuudella?

Vaihtoehtoja on monia. Olemme auttaneet organisaatioita kovin tuloksin niin täysimittaisissa PI-suunnitteluissa kuin myös yhden päivän ”kevyemmissä” toteutuksissa, joissa organisaatio kokoontuu suunnittelemaan esimerkiksi kuukausittain.

On tärkeää ymmärtää, että yksikään tulevaisuuden tuotekehitys -organisaatio ei ole alussa synnynnäinen voittaja, vaan menestyminen opitaan.

Haluatko keskustella lisää? Ota meihin yhteyttä.