Suosituimmat ketterät toiminnanohjauskeinot ovat Scrum ja Kanban. Näistä Scrum on tuotekehityksessä yleisemmin käytössä. Scrumin pääetu Kanbaniin verrattuna on se, että fiksatun mittaisissa iteraatioissa on helpompi mitata tiimin nopeutta, velocityä, ja sitä kautta ulottaa ennustettavuutta pidemmälle tulevaisuuteen. Scrumin iteraatiot myös pakottavat tiimin tekemään suunnitelmia ja retrospektiivejä. Jo käynnissä olevaan Scrum-sprinttiin ei kuitenkaan yleensä ole hyvä lisätä mitään, joten tyypillisesti Scrum-tiimi voikin reagoida kiireellisiin asioihin vasta seuraavassa sprintissä.

Jos Scrum-tiimi yrittää taklata kiireellisiä asioita ja ottaa jatkuvasti niitä sprinttiin sisällön jäädyttämisen jälkeen, seurauksena on väistämättä se, että sprinttiin suunniteltuja asioita ei saada tehtyä. Tällä menetetään yksi Scrumin perushyöty: se, että asioita saadaan näkyvästi tehdyksi ja sprinttiin suunniteltua to do -listaa lyhennetyksi. Tämä vaikuttaa tiimin motivaatioon. Myös sprintin suunnittelusessiot menettävät merkitystään – miksi suunnitella mitään, kun sitä ei kuitenkaan saada tehdyksi?

Paljon kiireellistä support kuormaa? Kanban toimii paremmin.

Kanban toimii parhaiten tiimeille, joilla epäennustettavia kiireellisiä tehtäviä tulee huomattavan paljon.

Kanbanissa ei ole fiksattuja iteraatioita, vaan tiimi tekee työtä jatkuvalla flowlla. Kun joku saa yhden homman valmiiksi ja luovuttaa sen Kanban-prosessin seuraavaan vaiheeseen, hän ottaa edeltävästä vaiheesta seuraavaksi tärkeimmän asian työn alle, jos vain tiimin itselleen määrittelemä work-in-progress raja sen sallii.

Poikkeustapauksissa jo työn alla oleva asia voidaan jopa laittaa ”hyllylle”, jos tiimi törmää todella kiireellistä toimintaa vaativaan ongelmaan. Tiimille asioita priorisoiva henkilö, yleensä Product Owner, pitää siis aina valmiina muutamaa sopivaa tehtävää, jolla Kanban-prosessia ”syötetään”. Kiireelliset asiakasongelmat voidaan tällä tavoin lisätä työlistalle.

Kanban vaatii Scrumia enemmän kurinalaisuutta tiimiltä, koska retrospektiivit ja tarpeellinen määrä backlog groomingia ja suunnitelmien tekoa pitää muistaa ujuttaa muun työflown sekaan. Yleensä Kanbaniin siirrytäänkin Scrumin kautta, ja vain, jos tilanne sitä vaatii. Kanban toimii parhaiten tiimeille, joilla epäennustettavia kiireellisiä tehtäviä tulee huomattavan paljon, ehkä noin 20 – 30 % tehtävistä.

Älä sählää turhaan – selvitä miksi on kiire!

Tähän on vielä mainittava, että organisaation pitäisi myös tutkia, mistä suuri kiireellisten tikettien määrä johtuu? Onko syynä softan laatu, vai kenties tuotekehityksen, supportin ja asiakastiedottamisen ongelmat? On myös mahdollista, että asiat eivät ole niin kiireellisiä kuin miltä he näyttävät. Joskus organisaatioissa on ”äänekkäitä ja voimakkaita” persoonia, jotka puskevat asioita tuotekehityksen agendalle, vaikka ne voisivat odottaakin viikon tai kaksi.

On Scrum Masterin ja tiimin vastuulla analysoida, mitä voidaan tehdä, jotta voitaisiin erottaa oikeasti kriittisen kiireelliset asiat niistä, jotka voivat odottaa vähän aikaa. Tiimin Lead Developereiden, arkkitehtien ja Package Ownereiden vastuulla on myös ylläpitää softan terveyttä niin, että laatu säilyy hyvänä. DevOps-käytäntöjä on hyvä käyttää, jotta ratkaisun delivery-putki toimisi tehokkaasti. Mutta ei niistä tässä blogissa sen enempää.

Duunarin työ ei lopu koskaan!

Kanbanin ehkä suurin haaste on, että jatkuva tehtävien flow tarkoittaa sitä, että tiimi ei saa samanlaista ”saavutuksen” makua kuin Scrumissa. To do -lista ei ole koskaan tyhjä! Onnistumisen kicksit pitää saada yksittäisen tehtävän siirtämisestä done-sarakkeeseen. Tehtävän valmiiksi saamisen hyvää fiilistä laimentaa kuitenkin loppumaton ja aina vaan uudelleen täyttyvä to do -lista.

Visualisoi vauhti väreillä!

Meillä Contribytellä on käytössä Scrumban. Kanban-taululle tehdään viikoittain aina samana päivänä isompi to do -listan viikkotäydennys, jossa on siis tavoitteena laittaa sen viikon taskit ja keskustella niistä samalla. Viikon mittaan taululle tulee kuitenkin myös jonkin verran lisää taskejä, jotka ovat joko kiireellisiä tai sitten ”low hanging fruit” -tyylisiä, jotka jostain syystä kannattaa tehdä alta pois.

Kanbanin perusidea on visualisoida tehtävien flowta.

Kanbanin perusidea on visualisoida tehtävien flowta. Halusimmekin Contribytellä visualisoida tätä Scrumban-prosessiamme, ja päädyimme ratkaisuun, jossa viikoittain suunnittelupalaverissa to do -listalle otettavat tehtävät väritettiin sen viikon teemavärillä. Tavoitteena siis on, että viikon mittaan nämä värilliset tehtävät virtaavat kanban-prosessin läpi.

Tällä saadaan tiimille paljon selkeämmäksi se, että kun viikko lähestyy loppuaan ja seuraava viikko-scrumban palaveri puskee päälle, ne värilliset tiketit pitäisi saada alta pois. Viikon mittaan boardille otettavat muut taskit pidetään värittöminä – tai siis JIRAN perus valkopohjaisina.

Kuin seinää maalaisi

Värillisten tikettien siirtyminen done-sarakkeeseen ylläpitää tiimillä myös visuaalisesti fiilistä, että aiotut työt oikeasti edistyvät. Kaikkihan tietävät, että seinän maalaaminen tai nurmikon leikkaaminen on todella tyydyttävää työtä, kun työn tulokset ovat selkeästi näkyvissä. Värittämällä Scrumban- tai Kanban-taskit tällä tavalla saavutetaan sama hyöty.

JIRAssa on kohtuullisen helppo tehdä scriptejä, jotka joko värittävät kaikki tiettyyn aikaan to do -sarakkeeseen siirretyt tiketit automaattisesti tietyn värisiksi, niin jokaista tikettiä ei tarvitse värittää erikseen JIRAssa. Parittomille ja parillisille viikoille voidaan myös tehdä oma väri. Tai sitten joka viikolle oma väri vaikka 4 tai 5 viikon rullaavalla väriskaalalla.

Kriittisille asioille oma väri

Värien käytöllä voidaan myös korostaa kiireelliset tehtävät. Looginen värivalinta niille on aina maranellon punainen. JIRAssa on hyvä käytäntö pitää kiireelliset aina listan ylimpänä, jos ei halua käyttää niille omaa Swim Lanea. Nämä kiireelliset asiat ovat ikään kuin kelluvat listan ylimpänä.

Värejä Kanban- tai Scrumban-taululla käyttämällä saa taulun hyödyntämisestä tehtyä mukavampaa, ja tiimin viikon edistyminenkin näkyy selkeästi taulun ”puhdistumisella”. Tällä pienellä asialla voidaan vaikuttaa siihen, että tiimiläiset saavat tehtävien valmistumisesta enemmän tyydytystä.

Contribyte on Suomen johtava JIRA-palvelujen tarjoaja. Scrum, Kanban ja Scrumban kokemuksemme voi auttaa sinua ja organisaatiotasi kehittämään toimintatapojanne tehokkaammiksi.

Osallitu menetelmä-koulutuksiimme ja opi Kanban- tai Scrumban-mestariksi!