Viime aikoina olen ollut mukana monissa Atlassian-käyttöönotoissa, joissa olemme määritelleet työkalun sekä toimintatavat alusta asti. Itse pyrin lähtemään uusien JIRA-käyttäjien kanssa siitä, että perus tehtävienhallinta luonnistuu sujavasti. Mietitään JIRAn projektirakenne (milloin projekti, komponentti tai attribuutti) ja näkymät (boardit ja dashboardit) kuntoon. Tästä syntyy usein paljon keskustelua, varsinkin silloin, kun mukana on käyttäjiä, jotka ovat tottuneet toimimaan omalla tavallaan JIRAssa:

”Tuo ei ole vaihtoehto, koska näin olemme aina toimineet. Tehtävien linkittäminen on liian työlästä”

”Emme käytä komponentteja, koska niistä ei ole mitään hyötyä”

Hyvien debattien jälkeen yleensä päästään johonkin yhteisymmärrykseen, jotta päästään kokeilemaan, mitä tehtävien hallinta todellisuudessa on JIRAssa. Tässä on hyvä käyttää pilottia tai työpajaa, esim asiakkaan vanhaa dataa, jolla voidaan varmistaa, että JIRA-projektimalli on ollut oikean suuntainen. Kun perusasiat ovat kunnossa, tuon mukaan uusia elementtejä, kuten Portfolio for JIRAn. Yleensä tämän demon jälkeen kuulijoiden silmät loistavat ja he ovat todella innoissaan.

”Miksi et näyttänyt tätä ensin?”

”Tämähän ratkaisee kaikki meidän ongelmat!”

Toimintamallit tukemaan työkaluja

Työkalut toimivat juuri niin hyvin kuin käytetyt toimintamallit niitä tukevat. Jotta lisäosista saisi kaiken hyödyn irti, pitää perustekemisen olla siis paikoillaan. Ikävä kyllä monesti törmään siihen, että näin ei ole. Usein työmääräarvioita ei käytetä kuten ei myöskään versioita tai riliisejä. Tähän törmään pitkäänkin JIRAa käyttävien organisaatioiden kanssa.

Jotta lisäosista saisi kaiken hyödyn irti, pitää perus-tekemisen olla paikoillaan.

Portfolio for JIRA vaatii ainakin nämä kolme asiaa:

1) Suunniteltavat työt/tehtävät (scope). Tehtävillä pitää olla myös työmääräarvio.

2) Tiimit (teams). Portfoliolle määritellään tiimit (resurssit), jotka työn tekevät. Tiimeille pitää myös määritellä kapasiteetti.

3) Aikaikkuna (releases/versions). Suunnitelmalla pitää olla versioita, milloin mitäkin työtä/tehtävää tehdään.

Tässä kohtaa huomaan asiakkaiden ilmeissä hieman turhastumista. Liian usein kuvitellaan, että työkalu hoitaa kaiken meidän puolesta ja ”korjaa” toimintatapojen puutteet. Alkaa melkoinen selitys, miksei esimerkiksi käytetä työmääräarvioita tai versioita. Tästä on vain yksi suunta: kehitetään toimintatapoja!

Portfoliosuunnitelma – yksinkertaista ja helppoa 

Suunniteltavat työt ja tiimit tulevat helposti tiimien omilta JIRA-boardeilta suoraan Portfolioon, kun uusi suunnitelma (Plan) luodaan. Mikäli versiot tai releaset ovat jo käytössä, niin silloin myös ne tulevat automaattisesti mukaan. Näin olen Portfolio visualisoi heti olemassa olevan työn aikajanalle. Tämän jälkeen suunnitelmaa voidaan käyttää sellaisenaan ja seurata sen toteumaa sekä aikataulussa pysymistä tai mahdollisten skenaarioiden suunnitteluun (ihmisten lomat, työmäärä muutokset, aikataulumuutokset). Omasta mielestäni Portfolio on siihen loistava työkalu.

Suunnitelmaa voidaan käyttää vaikka resurssien optimointiin. Portfolioon voidaan määritellä ihmisille erilaisia osaamisalueita (stages) ja taitoja (skills), millään voidaan tarkentaa suunnitelman todellisuutta. Mikäli tiimissä on määrättyjä henkilöitä, jotka voivat tehdä arkkitehtuuria, automaatiotestausta, koodausta, niin nämä voidaan määritellä suunnitelmaan, jolloin tämän tyyppisille tehtäville allokoidaan automaattisesti oikeat resurssit. Tätä kautta myös mahdolliset pullonkaulat osaamisalueissa saadaan kiinni.

Yhdistetyt suunnitelmat – Program plans

Viimeisimmissä Portfolio for JIRA -versioissa on tullut tuki myös Program-tason suunnitelmaan. Program-suunnitelmassa voidaan yhdistää useampia suunnitelmia yhteen näkymään, jolloin voidaan esimerkiksi seurata useamman erillisen hankkeen edistymistä yhdessä. Tämä on kätevä toiminto silloin kuin yrityksessä on useampia erillisiä suunnitelmia tai hankkeita, joita halutaan mahdollisesti priorisoida keskenään, kun samat tiimit ovat niitä tekemässä.

Yksittäinen suunnitelma voi olla vain linkitettynä yhteen Program-tason suunnitelmaan kerrallaan. On siis tärkeä miettiä minkälaisia näkymiä tai seurantaa kaivataan näillä suunnitelmilla milläkin tasolla, ja pyrkiä sitten luomaan rakenne sen mukaiseksi.

Portfolion tehtävänäkymä ja suora yhteys JIRAan helpottavat projektin suunnittelu- ja priorisointi-vaiheessa.

Yhteenveto

Tämäkään ei ole se kuuluisa hopealuoti ratkomaan projektien onnistumista, mutta voin kyllä suositella Portfolio for JIRA -lisäosan hankkimista yrityksille tuomaan sitä paljon puhuttua visuaalista näkymään JIRAan. Vaikka kaikki elementit eivät olisikaan heti alussa kohdallaan, niin jo Portfolion tuoma hierarkinen tehtävänäkymä ja suora yhteys JIRAan helpottavat projektin suunnittelu- ja priorisointivaiheessa.

Lue lisää koulutuksistamme sekä Atlassian-palveluistamme!