Ajattelimme Contribyten valmentajien kanssa valaista muutamissa blogeissa sellaisia pikku vinkkejä, miten Atlassianin työkaluja, kuten JIRA, Trello ja Confluence, voi käyttää tiimin työn tehostamiseen.  Nämä blogit ovat lyhyitä katsauksia ja antavat ehkä teille ideoita, miten voitte tehostaa työtä tai kokouksia.

Aloitetaan tämä sarja puhumalla siitä, miten Confluencen avulla voi tehostaa puhelinkokousta. Etäkokous on haastava, sillä kun ei istuta samassa tilassa, saman pöydän ääressä, niin kokouksen pitäminen kontrollissa on vähän hankalaa. Agenda, kokouksen tarkoitus ja myös yhteistyö voi olla tarpeettoman vaikeaa.

Etäkokouksen vaikeus on tuottaa jotain yhteisesti mutta tehokkaasti

Jos kokouksessa on tarkoitus lisäksi yhteisesti ideoida jotain, tai tuottaa jotain yhteistä sisältöä, vaikeusaste nousee vielä astetta korkeammalle. Yhteinen ideointi vaatii yleensä että nähdään jotain yhteistä – esimerkiksi fläppitaulu tai valkotaulu. Silloin on mahdollista nähdä, mitä toiset kirjoittavat, ja reagoida siihen jollain omalla idealla, tai muuttaa jonkun toisen kirjoittamaa.

Videokokoustakin yksinkertaisempi ratkaisu: Confluence-etäkokous!

Asiaa auttaa tietenkin erilaiset videokokoukset, joissa voi jakaa ruutua. Slackissä, Skypessä tai Google Meetissä voi nykyään kohtuullisen helposti jakaa ruutua, joten muut näkevät, mitä joku tekee. Mutta on olemassa vieläkin helpompi ja yksinkertaisempi tapa toteuttaa etäkokous – Confluence!

Everyone is on the SAME PAGE – LITERALLY!

Confluence-etäkokous onnistuu aika helposti. Osallistujat menevät samalle Conflu-sivulle ja alkavat editoida sitä yhdessä. Sivun voi laittaa kokouskutsuun mukaan, tai jos tarve ideoida jotain yhdessä huomataan kokouksen kuluessa, luodaan uusi sivu ja laitetaan sille joku kätevä hakusana, jonka kaikki voivat löytää helposti käyttämällä Confluencen hakuominaisuutta.

Kun olette kaikki samalla sivulla, ja editointimoodissa, Confluence näyttää yläkulmassa ketkä kaikki ovat paikalla (tässä on nyt simuloitu tilanne ja kaksi Artoa – meillä ei ole näin montaa näin komeaa konsulttia töissä – avasin vain kaksi editointi-ikkunaa samaan aikaan niin näyttää kuin olisi kaksi editoijaa)

Sitten kun alatte yhdessä kirjoittaa sivulle, Confluence näyttää kätevästi mitä kukin on kirjoittamassa:

Etäkokous, johon kaikki voivat kontribuoida!

Koitko jo ahaa-elämyksen? Jos olette vain puhelinyhteyden varassa, voitte mennä kokouksen sivulle ja nähdä suoraan reaaliajassa, kun joku kirjoittaa jotain. Tällä avautuu aika hieno maailma mahdollisuuksia. Voitte esimerkiksi

• säätää kokouksen agendaa yhdessä
• kirjoittaa päätökset niin, että kaikki näkee mitä kirjoitetaan (ja jopa se on mahdollista, että moni eri henkilö kirjoittaa kokousmemoa)
• yhteinen ideointi on mahdollista

Eli sen sijaan, että joku yksi ihminen toimii puheenjohtajana ja kokouksen päätösten kirjaajana, ja muistion sisältö lähetetään videoyhteyden yli muille, passiivisille osallistujille, nyt voidaankin välttää se videoyhteyden tarve. Kaikki menevät kokouksen Conflu-sivulle ja näkevät siellä suoraan, mitä joku kirjaa ylös. Tämä toimii, jos ei ole mitään, mitä täytyy jakaa tai näyttää videoyhteyden yli.

Yhteinen ideointi

Yhteinen ideointi on myös tosi kivaa Conflun avulla. Olemme tätä käyttäneet Contribytellä usein sisäisissä ideointikokouksissa. Esimerkiksi tämän blogin aihealuetta ideoimme koutsiporukalla niin, että teimme Conflu-sivulle ison taulukon, johon listasimme yhdessä ongelma – Atlassian työkalu – ratkaisu -taulukon tähän malliin:

Kun kaikki yhteisesti editoimme taulukkoa, saimme pikaisesti (ehkä viidessä minuutissa) rakennettua aika mukavan listan asioita ja ratkaisuja. Voitteko kuvitella, miten vaikeaa tämä olisi ollut millään muulla tavalla? Jos jonkun olisi pitänyt kirjoitella yksitellen muiden heittämiä ideoita ylös? Arrgh. Yhteisellä editoinnilla kaikista tulee sihteereitä!

Älä unohda myöskään Confluencen kätevää sivutemplate-toimintoa!

Confluencen sivutemplate-toiminto on todella kätevä! Ehkä helpointa kokeilla templatesta tehtyä sivua on luoda uusi kokousmuistio. Se tapahtuu kätevästi kun Create/Luo-napin painalluksen jälkeen vaan valitsee listasta kokousmuistion:

Ja voilà! Kokousmuistio on valmis päätöksiä, agendaa ja touhupisteiden kirjaamista varten!

Oma suosikkini kokousmuistiossa on Touhupisteen formatointi @merkin avulla. Eli kun menet kohtaan ”Action items”, jossa on tällainen checkbox

ja alat kirjoittaa touhupistettä sen perään, voit operaatorilla @  assignata sen jollekin ihmiselle, ja operaattorilla // antaa sille deadlinen. Eli näin:

ja

Ja nämä touhupisteet on sitten eri tavoin koottavissa joko yhteiseen Action Point -listaan, tai ihmiset voivat käydä katsomassa omat touhupisteensä Confluencen profiilisivultaan.

On myös mahdollista luoda omia templateja, joita toiset voivat käyttää hyväksi. Tällaiset globaalit templatet luodaan Confluencen asetussivulta.

Kohdasta Global Templates and blueprints:

Haastan teidät kokeilemaan näitä paria etäkokous-vinkkiä! Toivottavasti niistä on teille hyötyä, ja lisää tulee tulevissa blogeissa! Seuraa meitä Facessa, LinkedInissä ja YouTubessa, niin et missaa mitään vinkkejämme!