Useimmille organisaatioille laajamittainen pakotettu etätyö on ollut aikamoinen shokki. Vaikka lähes kaikissa yrityksissä ja organisaatioissa etätyö on tietotyöläisille ollut arkea jo pitkään, nykyinen tilanne on ollut haastava. Kaikki ovat etätöissä, ja tilanne kestää tuntemattoman ajan eteenpäin. Siirtyminen vain sähköisen viestinnän varaan nostaakin esiin paljon asioita, jotka ovat olleet ongelmia jo aikaisemmin, mutta nyt nousevat vielä enemmän framille. Kaikki haluaisimme, että meillä olisi tehokas etätiimi. Miten pääsisimme sinne?

Kriisi paljastaa ongelmat – nyt voit korjata ne!

Nyt meillä on täydellinen tilaisuus laittaa kuntoon ongelmia!

Tilanteeseen, ja sen paljastamiin ongelmiin, ei kannata suhtautua negatiivisesti. On helppo masentua, kun työteho itsellä ja muilla tuntuu laskevan, ei näe kivoja kollegoja, eikä tule sosiaalista kanssakäymistä työpaikalla. On myös helppo kohdistaa huomio pelkästään tilanteen aikaansaamiin vaikeuksiin liiketoiminnassa. Myynti laskee, ja toimintaa kehittävät toimenpiteet ja projektit laitetaan tauolle. Kriisi on aina kuitenkin myös mahdollisuus.

Useimmiten, on kyse sitten henkilökohtaisesta elämästä tai organisaatioista, tarvitsemme jonkinlaisen kriisitilanteen, ennen kuin lähdemme aktiivisesti muuttamaan toimintaamme. Terveempi ruokavalio tai lisääntynyt kuntoilu saa usein muutospotkunsa lääkärin tuomion jälkeen, kun emme ole uskoneet kropan signaaleja ja tilanne on mennyt niin pahaksi, että pitää käydä tohtorin luona. Samalla tavalla olisi nyt hyvä ajatella koronakriisin esiin nostamia hankaluuksia. Nyt meillä on täydellinen tilaisuus laittaa kuntoon ongelmia, joita meillä on ollut jo aikaisemmin, mutta olemme voineet paikata niitä toimistolla keskustellen ja ihmisten venymisellä.

Etätiimin tyypilliset ongelmat

Tyypillisiä ongelmia, joita laajamittainen pakotettu etätyö tuo ovat:

• tehottomat ja liian pitkät kokoukset / liikaa kokouksia / kalenterit täynnä
• kysymyksiin ei saa vastauksia / päätöksiä
• työt ei ole speksattu tarpeeksi hyvin
• työkalut eivät mahdollista yhteistä luovuutta tai tehokasta tiimityötä
• työyhteisön jäsenet menettävät sosiaalisia kontakteja (suomeksi – tulee ikävä työkavereita)

Nämä toistuvat organisaatiosta toiseen. Ei kannata masentua, jos teilläkin törmätään näihin asioihin – ne ovat ongelmia kaikissa yrityksissä (paitsi niissä, jotka ovat jo eläneet näiden ongelmien kanssa laajamittaisen etätyön muodossa aikaisemmin).

Paranna toimintaa nyt – älä odota, kunnes kriisi on ohi!

Näitä ongelmia on mahdollista parantaa toimintatapoja, itseohjautuvuutta, kokouskäytäntöjä ja -taitoja, työn määrittelyä ja työkaluja kehittämällä. Jos odotat kriisin menemistä ohi, se on liian myöhäistä. Kilpailijat ovat jo tehneet toimintaa parantavia toimenpiteitä. Tilaisuus ottaa härkää sarvista ja luoda tehokas etätiimi on nyt!

Tehottomat kokoukset

Kokousten yleensäkin, mutta erityisesti etäkokousten, pitäisi olla hyvin järjestetty. Hyvä kokous noudattaa seuraavia ohjeita:

• fokusoitunut yhteen asiaan, ei kilometrin mittaista agendaa erilaisia aiheita
• lyhyt kokous (30 minuuttia) ennemmin kuin 2 tuntia
• vähän osallistujia (max 5) tai isommissa kokouksissa, käytä breakout-toimintoa
• keskusteleva, eikä luennoiva (lue myös tämä)
• osallistujat tulevat paikalle valmiina keskustelemaan (eli heille on annettu aihe ja he ovat voineet valmistautua)

Kysymyksiin ei saa vastauksia tai päätöksiä

Tämä on osittain seurausta kahdesta asiasta. Ensinnäkin, työtä ei ole määritelty keskustellen tarpeeksi hyvin ennen kuin se otetaan työn alle – ja tästä johtuu tarve kysyä paljon kysymyksiä. Ja toiseksi: huonosti järjestetyissä kokouksissa menee niin paljon aikaa, että ne henkilöt, joilta kysymyksiä pitäisi kysyä, ovat koko ajan kiireisiä joko kokouksissa tai sitten vastaamassa kysymyksiin. Älä anna kysymyksiin vastausten muodostua itsellesi asiaksi, josta saat tärkeyden tunnetta! On tietenkin kiva, kun juuri sinulta ravataan kysymässä koko ajan jotain. Koet itsesi tärkeäksi ja tarpeelliseksi. Mutta mieti miten tämä vaikuttaa tiimin työtehoon? On parempi, että keskustelette työitemit paremmin, ja ihmiset saavat paremmin vastaukset kysymyksiin jo ennalta.

Puutteet työn määrittelyssä

Jatkoa edelliseen: kannattaa siis ”one linereiden” sijaan panostaa siihen, että työitemistä keskustellaan, keskustelu dokumentoidaan kirjoitettuun kuvaukseen, bullet pointeihin tai hyväksyntäkriteereihin. Näin työ menee varmemmin oikeaan suuntaan, ja turhia kysymyksiä ja odottelua tulee vähemmän. Don’t get me wrong – kysymykset ovat tarpeellisia, mutta ne kannattaa kohdistaa sellaisiin tilanteisiin, missä on todella törmätty päätöksentekotilanteeseen tai ennalta arvaamattomaan ongelmaan.

Parempaan työn määrittelyyn on useita keinoja, joko viikoittainen määrittelyn parantamiskokous (refinement) tai sitten yksittäinen työitemien määrittelyn valmistelu ja keskustelu, tai ihan vain 1-on-1 keskustelu kun työtä pitäisi aloittaa. Avainasia on, että dokumentoikaa pointit kirjalliseksi. On todella hyvä, että kaikki myös näkevät, mitä työtiketeissä lukee, eli vaikka tekisitte tarkennukset 1-on-1 niin olisi hyvä käydä ne yhteisesti jotenkin läpi.

Ongelmat työkalujen kanssa

Tehokas etätiimi tarvitsee hyvät työkalut. Piste. Tässä suosituksiamme:

• jaettu dokumentointi – Confluence
• tiketöinti, työn määrittely ja backlog – Trello tai JIRA
• videokokoukset – Zoom
• valkotaulut – Miro

Ja muuten: Contribyte on suomen johtava ketterien tiimien ja organisaatioiden työkaluosaaja. Jos tarvitset opastusta, apua tai lisenssejä, kysy meiltä!

Ikävä työkavereita

Työkaverit ja työyhteisö on monille meistä henkireikä, ja yksi syistä miksi nautimme työnteosta. Nyt se on riipaistu meiltä pois, ja joudumme tekemään töitä kotiväen armoilla, makuuhuoneessa tai keittiön pöydältä. On normaalia tuntea masennusta tästä. Mutta tähänkin on lääkkeitä! Pitäkää joka päivä lyhyt daily-kokous, ja menkään kokouksiin 5-10 minuuttia etuajassa, jotta voitte jutella niitä näitä ennen agendan alkua. Ja, pitäkää virtuaalisia kahvitunteja tai lounashetkiä (tai perjantain happy hour!).

Lopuksi vielä yrittäjä ja kirjailijagurun Seth Godinin vinkit videopuheluihin. Tsekkaa ne, ohjeet ovat kultaa! Käyttäkää videota kaikessa! Zoomin ilmaisella plänillä saa 40 minuutin kokoukset, ja yksikin hosti maksaa vain 14 euroa kuussa.

Paranna kokouksia ja työn määrittelyä, ja laita työkalut kuntoon!

Tartu ongelmiin – mahdollisuus parantaa toimintaa on nyt!

Paranna kokouksia ja työn määrittelyä, ja laita työkalut kuntoon. Jos tuntuu että tarvitset apua työkalujen valinnassa, tai haluat saada nopeasti tiimien kommunikaation, määrittelykokoukset tai vaikkapa dailyn ja retron kuntoon, ole yhteydessä meihin. Voit myös lukea lisää tiimin kehittämisestä täältä ja ladata alta tiimin kehittämisen oppaan!