Jokainen Scrumia käyttävä tiimi tarvitsee kaksi asiaa, Scrum Masterin ja tuoteomistajan. Tuoteomistajasta puhutaan eri blogissa, mutta keskitytään nyt siihen, mitä uuden Scrum Masterin kannattaa ensi päivinään roolissa muistaa.

Joudutko lopettamaan päivätyösi, kun sinusta tulee uusi Scrum Master?

Et joudu. Suuri osa Scrum Mastereista tekee edelleen myös normaaleja töitä. Scrum Masterin tehtävät eivät ota käytännössä niin paljon aikaa kun monissa blogipostauksissa väitetään. Uusi Scrum Master saattaa alussa käyttää enemmän aikaa kun opiskelee rooliin liittyvää tietoa ja järjestää tiimin kokouksia, mutta kun toimintamalli on tutumpi ja tiimi on tottunut säännöllisiin seremonioihin, aikaa voi käyttää enemmän myös pääroolin tehtävien hoitamiseen.

Jos keskittyy Scrum Masterina siihen, että järjestää kokoukset, ja ajattelee niin, että tiimi itseohjautuu ja itse ratkaisee ongelmiaan, niin silloin voi päästä siihen, että Scrum Masterilta kuluu aikaa noin 10% Scrum Masterin tehtäviin. Huomaa, että tämä ei tietenkään sisällä kokouksiin kuluvaa aikaa, koska scrumin kokouksissa on mukana kaikki tiimin jäsenet.

On tietenkin mahdollista, että uusi Scrum Master ottaa hoitaakseen paljon töitä tiimiltä. Esimerkiksi kaikkien hankalien asioiden tai esteiden ratkaisemiseen menee varmasti paljon aikaa. Tällöin voi ajatella että aikaa kuluu jopa 40-50%. On myös koulukunta, jossa Scrum Master on ihan täysipäiväinen rooli. Tällöin kyllä varmaankin Scrum Master on enemmän tiimin todellinen palvelija. Mutta ei ole todellakaan tarkoitus, että tiimin jäsenten keskuudesta löytyvä Scrum Master olisi täysipäiväinen rooli.

Scrum Masterin päävastuut

Miksi Scrum Masteria tarvitaan? Scrum Masterin päävastuut ovat:

• pitää huolta siitä, että tiimi järjestää scrumin seremoniat tehokkaasti
• suojella tiimiä ulkoisilta vaikutteilta sovitun sprinttisisällön ohi
• auttaa tiimin jäseniä selviämään ongelmatilanteista
• ohjata tiimiä parempaan itseohjautuvuuteen ja toteuttamaan scrumin arvoja

Huomaa, että käytin sanamuotoja, joissa Scrum Master ei välttämättä järjestä kokouksia ja ratkaise ongelmia. Kun tiimi osaa scrumin toimintatavat ja prinsiipit paremmin, Scrum Master joutuu itse tekemään vähemmän. Scrum Master onkin pitkässä juoksussa enemmän valmentaja ja mahdollistaja kuin järjestäjä.

On huomattava, että rooli on ”servant leader” rooli, eli Scrum Masterina olet palvelemassa tiimiä. Mutta tämä ei ole sama asia kuin ”palvelija”.

Esteiden poistaminen

Usein kuulee, että esteiden poistaminen on Scrum Masterin vastuulla. Tämä ei pidä paikkaansa, vaan Scrum Masterin pitäisi auttaa esteiden poistamisessa. Esteistä selviäminen pitää olla tiimin itsensä vastuulla. On anti-pattern, jos pelkästään Scrum Master on näitä esteitä aina poistamassa.

Joskus kuitenkin tilanne on niin kiireinen tai tiimiltä oikeasti loppuvat eväät. Silloin Scrum Master onkin kuin reservi voimavara. Tällöin on välttämätöntä että Scrum Master ottaa vastuun hankalasta esteestä. Joskus on myös niin, että jos pitää vaikka mennä taistelemaan johonkin toiseen osaan organisaatiota ”tuulimyllyjä vastaan” niin silloin voi olla parempi lähettää asialle Scrum Master.

Mitä Scrum Masterin ei pitäisi tehdä

Scrum Masterin ei (pitäisi) joutua tekemään seuraavia asioita

• jakamaan työtehtäviä tiimin jäsenille
• hyväksymään työn tuloksia

Eli Scrum Masterin ei pitäisi olla minkään sortin manageri tai päällikkö.

Tiimin ketteryyskypsyys vaikuttaa

Kuitenkin on myönnettävä, että jos tiimi on vasta aloittanut (kunnollisen) scrumin seuraamisen, saattaa aluksi olla vähän tahmeaa. Jos Scrum Master ottaa roolin, jossa hän hoitaa kaikki esteet tai impedimentit, ottaa itselleen kaikki epämiellyttävät asiat ja järjestää ja fasilitoi aina kaikki kokoukset, sitä varmasti saakin sitten jatkaa ja muu tiimi on tyytyväinen. Mutta sitten ei kukaan muu opi impedimenttien ratkontaa. Mitä sitten tapahtuu, jos Scrum Master joutuu matkalle, sairastuu tai vaihtaa työpaikkaa? Olisi parempi tiimin keskenään jakaa myös impedimenttien ratkonta ja myös osittain kokousten järjestäminen ja kokousmuistiot.

Uuden tiimin ja uuden Scrum Masterin kannattaa ehkä kuitenkin ensin itse huolehtia ainakin kokouksista.

Antipatterns

Jotain usein toistuvia anti patterneja ovat vaikka nämä:

1. ”Hei Scrum Master, minulla on este – ratkaise se!”
2. ”Hei Scrum Master, päivitä meidän scrum boardi, sehän on sinun homma”
3. ”Hei Scrum Master, kirjoita tästä kokouksesta muistiinpanot, sehän on sinun homma”

Scrum Masterin vastuulla olevat kokoukset

Scrum master vastaa seuraavien kokousten järjestämisestä

• Sprint planning
  • (jokaisen sprintin aloituskokous, usein uuden sprintin ensimmäisen päivän aamuna, noin 1.5 – 2 tunnin kokous)
• Daily
  • (päivittäin tai 2-3 kertaa viikossa tapahtuva lyhyt, max 15 minuutin kokous jossa tiimi käy läpi tehtävien edistymistä)
• Sprint Review
  • (sprintin lopetuskokous, yleensä 1-2 tuntia, yleensä sprintin viimeisen päivän iltapäivänä)
• Retrospektiivi
  • (joko kerran sprintissä, tai kerran kuussa tapahtuva kokous, jossa käydään läpi miten tiimin kannattaisi parantaa toimintaa)

Tämän lisäksi Scrum Masterin pitää sopia tuoteomistajan kanssa,

• kumpi kutsuu tiimin backlog refinement kokouksen
• mitä apua tuoteomistaja voisi tarvita backlogin hallinnassa
• että tuoteomistaja hoitaa review kokouksen demo-osuuteen tarvittaessa sopivat stakeholderit paikalle

Uuden Scrum Masterin muistilista

1. Buukkaa sprint planning -kokoukset tiimin kalenteriin tuleville sprinteille (esimerkiksi sprintin aloituspäivän aamulla klo 10-12)
2. Buukkaa daily-kokous toistuvana joka päivä (esimerkiksi joka päivä kello 9:30 – 9:45)
3. Buukkaa sprint review + demo (esimerkiksi sprintin lopetuspäivän iltapäivällä klo 13-15)
4. Buukkaa tiimin retrospektiivi (esimerkiksi joka 4 viikko torstaina klo 14-15)
5. Jos on sovittu, että Scrum Master kutsuu backlog refinement -kokouksen, kutsu se myös (esimerkiksi joka tiistai klo 10-11)
6. Hoida kokousten tarvitsemat käytännön asiat, kokoushuoneet, videoneuvottelukutsut yms.
7. Varmista, että kokouksiin valmistaudutaan kunnolla
8. Lue Scrum Guide läpi muutaman kerran ajatuksella
9. Tilaa itsellesi Scrum Field Guide kirja, ja tutustu siihen kun se tulee postissa

Scrumin usein toistuvia ongelmia

Tutustu myös tähän hyvään kirjoitukseen, missä on usein toistuvia scrum-tiimin anti patterneja. Näitä vastaan Scrum Master käytännössä joutuu sitten taistelemaan. Työkaluja tähän saa juurikin kokemuksella, Scrum Guiden sisäistämisellä ja Scrum Field Guidesta lukemalla.

​

Haluatko oppia lisää Scrum Masterin roolista? Lataa tästä kattava oppaamme aiheesta!