Olet aika todennäköisesti etätöissä juuri tällä hetkellä, kuten minäkin. Vaikka koronavirus kurittaakin maailmaa säälimättömästi, pyörät on pidettävä liikkeessä ja yksi rattaita voitelevista aineksista on se, että työskentelemme mahdollisuuksiemme mukaan etänä. Etätyö on usein hyvin tehokas tapa tehdä töitä, ja yksi tämän mahdollistajista on luonnollisesti kommunikaatio, jota Arto avaa omassa kirjoituksessaan.

Kasvokkain tapahtuva kommunikaatio vähenee jyrkästi fyysisen etäisyyden lisääntyessä.

Yksi Arton kirjoituksen osa-alueista on toisten tuntemisen merkitys, jonka merkitystä tarkastelen tässä kirjoituksessa hieman syvemmin. Onko kommunikaatio kuitenkaan vaivatonta ja tehokasta, kun emme ole enemmän tai vähemmän jatkuvassa henkilökohtaisessa kontaktissa työyhteisömme kanssa. Nopeasti ajateltuna voisi ajatella, että asia on juuri näin. Erilaiset työkalut mahdollistavat nopean kommunikaation joko yksilöiden välillä tai koko tiimin kesken, joten miksi käyttää aikaa tämän pohtimiseen?

Törmäsin aikoinani väitöskirjaani laatiessani kiintoisaan artikkeliin, jossa osoitettiin miten kasvokkain tapahtuva kommunikaatio vähenee todella jyrkästi fyysisen etäisyyden lisääntyessä. Yhteenvetona: jos kollegoiden välinen fyysinen etäisyys ylittää 30 metriä, vähenee henkilökohtainen kasvokkain tapahtuva kommunikaatio samalle tasolle kuin jos kollega sijaitsisi fyysisesti toisella mantereella!

Miksi tämä on tärkeä havainto?

Fyysisellä läsnäololla on väliä

Ihminen on sosiaalinen olento, joka haluaa luonnostaan olla osa ryhmää.

Kasvokkain tapahtuva kommunikaatio, paitsi että se on tehokasta, lisää ryhmän yhteenkuuluvuutta ja auttaa siten toimimaan tehokkaasti ja tarkoituksen mukaisesti yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi.

Virtuaalisesti tapahtuva kommunikaatio ei kykene tähän yhtä tehokkaasti, koska se ei kykene välittämään niin tehokkaasti kommunikaation kannalta kaikkea oleellista tietoa. Tämä johtaa siihen, että kommunikaatio köyhtyy mikä puolestaan lisää väärinymmärrysten määrää ja luo painetta lisäkoordinoinnille ja, ironista kenties, kommunikaatiolle. Käytämme siis huomattavasti aikaa ja vaivaa siihen, että setvimme väärinkäsityksiä.

Entä nyt kun etätyö on toistaiseksi uusi normi?

Etäkommunikaatio tarvitsee sosiaalisen liiman ollakseen tehokasta.

Etäkommunikaatio tarvitsee kommunikaation suunnitelmallisuuden lisäksi myös sosiaalisen liiman ollakseen hyvää ja tehokasta. Tämä liima on luottamus toisiin, ja se puolestaan edellyttää tiimikaverien tuntemista myös työn ulkopuolisten asioiden suhteen. Oma kokemukseni on, että tämä puoli työsuhteista on usein yllättävän vähäistä, eikä töissä keskustella kuin pääsääntöisesti työasioista. Halpa ja helppo tapa oppia tuntemaan työkavereitaan on Personal Map -harjoitus!

Personal Map – sinä, psykologisesti turvallisella tavalla

Personal Map -harjoitus on kuin Mind Map, mutta sen keskiössä olet sinä itse niine asioineen, jotka haluat jakaa muiden kanssa. Tässä alla on esimerkkinä oma henkilökohtainen Personal Mapini.

Tässä kartassa ovat siis ne asiat, jotka olen halukas jakamaan muiden kanssa. Personal Mapeihin pätevät seuraavat säännöt:

1. Jokainen esittää kartassaan vain niitä asioita, joita on halukas jakamaan muiden kanssa
2. Älä selitä itse omaa karttaasi, muut esittävät kysymyksiä
3. Vastaat kysymyksiin, eli avaat aihetta, juuri niin paljon kuin itse haluat
4. Vain kartassa kuvatuista asioista saa kysyä

Personal Map harjoitus toimii todella hyvänä yhteishengen luojana!

Olen itse käyttänyt harjoitusta esimerkiksi koulutusten aloituksen yhteydessä. Tämä harjoitus toimii todella hyvänä yhteishengen luojana silloin kun ihmiset eivät tunne toisiaan entuudestaan, ja ennen kaikkea myös silloin kun osallistujat tuntevat toisiaan entuudestaan. Näissä jälkimmäisissä tapauksissakin ihmiset yllättyvät oppiessaan työkavereistaan jotain sellaista, mitä eivät ole aiemmin tienneet. Tämä on selkeästi vapauttanut tunnelmaa ja uskon vakaasti, että se on toiminut omalta osaltaan katalyyttinä todella arvokkaille ja jopa suorasukaisen rehellisille keskusteluille. Personal Map -harjoitus on ollut käytössä sisäisesti myös Contribytella.

Iso osa Personal Mapin voimasta on se, että se on psykologisesti turvallinen tapa jakaa itsestään asioita. Ketään ei pakoteta jakamaan muuta kuin haluaa, ja näitä asioita voi avata niin paljon kuin itse haluaa.

Kannattaa aivan ehdottomasti ottaa Personal Map -harjoitus kokeiluun omassa organisaatiossasi ja tiimissäsi. Personal Mapin laatimiseen ei kulu paljoa aikaa, ja voit varata jokaisen kartan läpikäyntiin vaikka viisi minuuttia. Isoimmissa tiimeissä tämä tietysti kuluttaa aikaa, mutta investointi on varmasti hintansa väärti.

Miten Personal Map -harjoitus järjestetään etätiimin kanssa?

Personal Map -harjoitus vaatii aina valmisteluja, ja etätiimin kanssa toimiessamme valmistelua tarvitaan hieman enemmän. Tässä toimintaohjeet etätyöläisille:

1. Esittele konsepti etukäteen
2. Jokainen valmistelee oman Personal Mapinsa etukäteen
3. Personal Mapit lähetetään session fasilitaattorille, joka kasaa ne yhteen esitykseen
4. Jaa käytettävä aika osallistujien kesken (esim. 8 osallistujaa 60 minuuttia = 7,5 minuuttia osallistuja)
5. Fasilitaattori näyttää Mapit yksi kerrallaan, ja muut esittävät kysymyksiä (muistakaa säännöt)

Tämä on vain yksi tekniikka, jolla parantaa etätyöskentelyä. Me Contribytella työskentelemme parhaillaan aiheen parissa, ja tulemme jakamaan aktiivisesti osaamistamme ja vinkkejämme aiheeseen liittyen. Voit jatkaa vaikkapa lukemalla Etätyön pelikirja -kirjoituksemme.

Me pidämme huolen siitä, että tuotekehityksenne toimii menestyksekkäästi myös epätavallisissa olosuhteissa!

P.S. tuosta omasta Personal Mapistani saa esittää kysymyksiä!