Backlog refinement eli kehitysjonon jalostaminen on seremonia, jossa tuoteomistaja ja tiimi yhdessä parantavat kehitysjonon laatua. Hyvät tiimit pitävät refinement-sessioita säännöllisesti viikoittain.

Backlog refinement -seremoniasta saa lisätehoa ottamalla käyttöön kaksi uutta toimintatapaa:

1. Skannaa ja suunnittele
2. Pilkkomisporukat

Huomio jonon huipulle:

Keskustelemalla, määritystä ja hyväksyntäkriteerejä tarkentamalla yhteinen ymmärrys työstä paranee. Näin varmistutaan siitä, että tehdään juuri oikean suuntainen toteutus, eikä mitään ylimääräistä. Huomio kohdistetaan lähiviikkojen aikana eteen tuleviin asioihin.

Kauemmas ei katsota:

Usein tiimi tekee kehitysjonon huipun jalostamisen todella hyvin, ja tulevaisuus kolmesta kuuteen viikkoa eteenpäin on hyvin selkeä. Kauemmas tulevaisuuteen, muutaman kuukauden päähän, ei tehdä suunnittelua lainkaan. Backlogia ei koskaan katsota läpi syvemmälle.

Backlogille kerrostuu yllätyksiä:

Lähellä huippua olevat asiat ovat hyvin ymmärretty ja jalostettu, ja juuri niiden alapuolelle tulee uudet tärkeät asiat. Loppuosaa backlogista ei hoideta.

Syvemmällä kehitysjonossa on

• tärkeysjärjestyksessä liian alhaalle unohtuneita asioita
• asioita, joiden työmäärä lähemmin tutkittaessa osoittautuu huomattavan suureksi
• asioita, joissa on yllättäviä riippuvuuksia muualle
• samoja asioita on useamman kerran
• asioita mitkä ovat ajan myötä muuttuneet tarpeettomiksi

Aikataulut ja asiakastyytyväisyys kärsivät:

Seurauksena on kooltaan hitaasti liian suureksi ja hankalasti hallittavaksi kasvava kehitysjono. Jonon huippu on kyllä kunnossa, mutta kukaan ei halua katsoakaan syvemmälle. Tiimille tulee ”oho, onpas tämä kymmenen kertaa enemmän työtä kuin luulin” tai ”ups, eihän tätä voikaan tehdä ennen kuin..” -hetkiä. Hankkeen luvatut aikataulut menevät mullin mallin, ja asiakkaat ja johtoporras ovat tyytymättömiä.

Miten käyttää säännöllisesti sopivan verran aikaa suunnitteluun?

Tilanteen ratkaisemiseksi pitää käyttää enemmän aikaa tulevaisuuden suunnitteluun. Tässä auttaa skannaa ja suunnittele -käytäntö.

1. Skannaa ja suunnittele

Skannaa ja suunnittele -toimintatavassa (englanniksi helposti muistettava ”Scan and Plan”) tuoteomistaja ja tiimi käyvät kerran kuussa koko backlogin läpi. Jos refinement-kokous kestää suositellusti tunnin joka viikko, käytetään siis puoli tuntia kuukaudessa backlogin skannaamiseen.

Siivoa backlog kerran kuussa:

Puolituntisessa asioita käydään läpi tärkeysjärjestyksessä ylhäältä alas. Tiimi kysyy itseltään joka asian kohdalla seuraavat kysymykset:

• onko asia tärkeämpi kuin sen yläpuolella olevat asiat?
• onko asia tarpeeton tai jonkin toisen asian toistoa?
• onko asia teknisesti tai asiakastarpeen ymmärtämisen osalta riskialtis ja vaatii esitutkimusta?
• onko asian toteuttamiseen tarvittavat riippuvuudet selvillä ja varmistettu?
• onko asia työmäärältään liian suuri ja pitäisikö se nyt jakaa asia pienempiin osiin erillisessä pienryhmässä?

Backlogilla saa olla isoja asiakokonaisuuksia, kunhan ne eivät ole ajallisesti liian lähellä. Mitä ylemmäs asiat ajan kuluessa kohoavat kehitysjonossa, sitä ajankohtaisemmaksi niiden pilkkominen tulee.

Tee tarpeelliset toimenpiteet:

Liian alhaalla olevat asiat siirretään oikeaan kohtaan ja turhat asiat poistetaan. Esitutkimusta vaativat asiat otetaan tutkittavaksi seuraavaan sprinttiin.

2. Pilkkomisporukat jakavat isot tarinat tehokkaasti

Puolessa tunnissa ei ehditä pilkkoa asioita pienemmäksi. Asioiden jakamiseen kannattaa perustaa työpareja tai pienryhmiä, pilkkomisporukoita (englanniksi helposti muistettava ”Splitting Squad”), jotka pilkkovat asioita pienempiin palasiin. Pilkkominen vie paljon aikaa ja on usein tehokasta tehdä pareittain eikä koko porukalla.

Pilkkomisporukalla saa seuraavat hyödyt:

• Pilkkomisen yhteydessä työpari miettii käytännössä hyväksyntäkriteerejä
• Pilkkominen voidaan tehdä rauhassa, eikä refinement-kokouksen aikaboksissa pienessä kiireessä
• Valmistelutyön vastuu jakaantuu useammalle ihmiselle

Käytännössä pilkkomisporukan jäsenet kannattaa yrittää sopia heti. Vapaaehtoiset ovat paras ratkaisu. Jos vapaaehtoisia ei heti löydy, voidaan pilkkomisporukka ottaa seuraavan sprintin backlogille, Sitten siihen menevä työmäärä arvioidaan samalla tavalla kuin muukin sprinttisisältö. Sitten tiimi varmasti ymmärtää, että tämä työ on tärkeää.

Siivous pitää backlogin kunnossa

Skannaa ja suunnittele -käytäntö auttaa tiimiä ymmärtämään paremmin koko backlogia ja isoa kuvaa. Käytäntö auttaa myös siivoamaan turhia asioita pois ja helpottaa backlogin hallintaa. Yllätysten riski pienenee ja vaikeiden asioiden ratkaisemiseen saadaan enemmän aikaa.

Pilkkomisporukat tehostavat isojen ja epäselvien asioiden jakamista ja määrittelyä. Niiden avulla tehostat backlog refinement -kokousta. Tehokas refinement takaa tiimin hyvän tuottavuuden ja motivaation.