Ensimmäisessä työpaikassani vuosia sitten koko tuotekehitysporukka, siis kaikki projektit yhdessä, kerääntyi kaksi kertaa päivässä kahville, kello 9 ja kello 14. Kahvihetki kesti aina aika tasan 15 minuuttia, ja tyypillisesti kahvinkeitin oli kuumana vain näinä aikoina. Tuotekehitystilat olivat suuressa avoimessa tilassa, jossa projektitilat oli korkeilla sermeillä toisistaan erotettu, ja suuri yhteinen tila keskellä oli kahvi- ja auditoriokäytössä.

Yhteishenki nousuun

Yhteiset kahvihetket olivat loistavia yhteishengen kohottajia ja työnteon rytmittäjiä. Niiden aikana juteltiin enimmäkseen muista kuin työasioista, mutta joskus joku kyseli toisilta tietoa ja apuakin joko kahvihetken aikana tai sen päätteeksi. Outoa mutta mielenkiintoista oli myös se, että kahvinkeittovuoroja ei ollut, vaan mitä lähemmäksi kello tuli aamuyhdeksää, kahvi vaan itsestään keittyi, kun joku jolla ei ollut enää aikaa aloittaa mitään parempaakaan hommaa nuuhki ilmaa ja huomasi, ettei kukaan ole vielä laittanut kahvia tulemaan. Kahvin tuoksu houkutteli sitten kaikki muutkin paikalle. Lisänä kahvihetkiperinteeseen oli vielä ”nimipäiväpulla”-perinne, jossa nimipäiväsankarin piti tarjoilla kaikille joko pullaa tai kakkua.

On aika jännittävää huomata, että kahdenkymmenen vuoden työurallani en ole törmännyt yhtä hyvin suunniteltuun tuotekehitystoimistoon tai yhtä mukavaan kahvihetkikäytäntöön. Nykyään kahvikoneet tai kahvipannut kyllä on tarjolla toimistoissa, mutta useimmiten ne ovat keittiössä ja syrjässä muista, ja kaikki käyvät omatoimisesti täyttämässä kuppinsa pitkin päivää. Joissain työpaikoissa on viikottainen yhteinen kahvihetki, mutta sellaisesta käytännöstä muodostuu helposti ”viikkopalaverin” korvaaja, ja äänessä on johtoporras, eikä keskustelua tai ei-työasioista turisemista paljoakaan tapahdu.

Saalistajat vaanivat

Kuulin yhdestä työpaikasta, jossa yhteiset kahvihetket ovat vielä käytössä, ja sielläkin sääntönä oli ettei työasioista puhuta niin kauan kun istutaan kahvihuoneen pöydässä. Kahvihetken loppua kohti kuulemma alkoi kahvihuoneen lähettyvillä liikkua ”saalistajia” työpaperipino sylissä, vaanimassa kahvipöydässä vielä istuvia eksperttejä kysymyksillään – vain odottamassa, että pahaa aavistamaton asiantuntija nousee kupin tyhjennyttyä pöydästä. Kahvipöytä oli kuin keidas, jossa antiloopit käyvät juomassa, ja saalistajat väijyvät ympärillä heinikossa.

Keidasvertaus ei ole muutenkaan huono: yhteisestä kahvihetkirituaalista, jossa puhutaan muista kuin työasioista, tulee työntekijöille mukava tauko aamu- ja iltapäivään, ja yhteisistä keskusteluista tulee helposti tilanteita, joista saa paremman tiimihengen lisäksi positiivisia fiiliksiä ja tuntemuksia. Eikä positiivisuus ole ollenkaan haitaksi työpaikalla! Monissa tutkimuksissa on todettu, että huumorilla, positiivisilla fiiliksillä ja onnellisilla ajatuksilla on suora yhteys aivojen tehokkaampaan toimintaan ja parempaan innovaatioon. Ei ole sattumaa, että esimerkiksi monissa menestyneissä IT-firmoissa taukotiloihin on panostettu todella paljon.

Taas niille, joilla on kysyttävää eksperteiltä, kahvikeidas ja yhteiset kahvihetket toimivat hienona tilaisuutena esittää kysymyksiä ilman ”kehtaakohan sitä taas häiritä” -tunnetta. Asiantuntijan muu työ ei keskeydy niin usein, kun ihmiset joilla on hänelle kysymyksiä tietävät, että kahvihetken loputtua hän on varmasti kahvihuoneessa ja hänellä ei ole mitään tärkeää kesken, koska on juuri noussut pöydästä.

Ei työasioita lounaalla!

Toinen paljon yleisempi käytäntö on tiimin yhteinen lounashetki. Eräässä työpaikassa meillä oli kirjoittamaton sääntö, että lounastauon puolen tunnin aikana ei missään tapauksessa saanut keskustella työasioista, vaan se 30 minuuttia oli pyhitetty ei-työpersoonille. Olen sitä mieltä, että tuo hetki lähensi tiimiä, kun oli pakko jutella harrastuksista, uutisista tai muusta vastaavasta. Yhteiseen kahvihetkeen verrattuna yhteinen lounashetki on kuitenkin hieman huonompi tiimin yhteishengen kohottaja, pääosin siksi, että yleensä kaikki ihmiset eivät kuitenkaan tule työpaikkalounaalle – osa siksi että syövät omia eväitä, osa siksi että työhöntuloajat ja vuorokausirytmi ei vain anna periksi, ja syödä halutaan oman mahan aikataululla eikä tiimin aikataululla.

Luottamus, tiedonkulku ja innovaatiokyky paranee

Tiimien ja tuotekehityksen vetäjien olisikin hyvä miettiä, minkälainen säännöllinen tilaisuus voitaisiin ottaa käytännöksi, jotta työntekijöillä olisi mahdollisuus jutella vapaamuotoisesti koko tiimin sekä muiden tiimien jäsenten kanssa. Työntekijät voivat paremmin ja luottavat toisiinsa enemmän, kun kaikki keskustelu ei ole pelkästään työpersoonakeskustelua. Parasta olisi, jos tällainen keskustelu olisi hyvin säännöllistä: vähintään viikottaista mutta mielellään jopa päivittäistä. Epäformaali tiedonjako madaltaa kynnystä jakaa muutakin tietoa ja kysyä neuvoa, mikä puolestaan lisää organisaation osien välistä luottamusta ja vähentää tiedonkulun ongelmia.

Yhteinen kahvihetki kerran tai kaksi päivässä voi kuulostaa suurelta investoinnilta, mutta onnistuessaan se saattaa tehostaa työntekoa todella paljon tuomalla porukoiden päivään positiivisia tuntemuksia. Ja saattaapa kahvin ja pullan tuoksussa syntyä se uusi voittajaideakin!