Ja taas on yksi virallinen kouluttajaplakaatti taskussa! 

Vuoden vaihteen jälkeen sain tilaisuuden lähteä Varsovaan Softaware Plantin toimistolle, jossa kehitetään BigPicture-lisäosaa JIRAlle. Kolme päivää koulutusta ja kuusi tuntia online-workshoppeja, niin saatiin virallistettua Big Picture -kouluttajan titteli. Tästä on hyvä aloittaa tämä vuosikymmen!

Projekti- ja Portfoliohallintaa JIRAlla

BigPicture on projekti- ja portfoliohallinnan lisäosa. Tällä hetkellä se on oman kategoriansa suosituin ja parhaaksi rankattu lisäosa Atlassianin Market Placessa. Software Plant on reilu viisi vuotta vanha yritys, jonka kaksi perustajaa laittoivat pystyyn ratkaistakseen omia haasteita JIRAn projektien hallinnan kanssa. Vielä kolmisen vuotta sitten yrityksessä oli alle 20 työntekijää, mutta nyt heitä on jo lähes 100.

Software Plant on hyvin asiakaslähtöinen yritys, joka haluaa huomioida asiakkaiden tarpeita mahdollisimman hyvin kehittäessään tuotteitaan. Tämä näkyy myös siinä, että he haluavat keskittyä juuri kehitystyöhön, ja ulkoistavat pitkälti konsultoinnin ja koulutukset. Koulutus- ja konsultointipartnereita heillä on vajaa kymmenen ympäri maailmaa, ja Contribyte on ensimmäinen Suomessa. Partnereilla on myös loistava mahdollisuus vaikuttaa itse työkaluun ja siihen rakennettavien ominaisuuksien toiminnallisuuteen.

Mitä BigPicturella voi tehdä?

BicPicture on portfolio- ja projektinhallinta lisäosa. Projektinhallinan näkökulmasta tässä lisäosassa on eniten toiminnallisuuksia verrattuna kilpailijoihin. Perinteisen projektin läpiviemisen lisäksi BigPicture sisältää agilelle ja SAFe:lle oleellisia toimintoja kuten sprintti- ja PI-suunnittelunäkymän sekä PI-tavoitteet. Tässä lyhyesti ominaisuuksia, joilla JIRAn tehtäviä voidaan visualisoida.

Portfolio Overview

Portfolio Overview on hyvä yleisnäkymä kaikkiin hankkeisiin (Program), joita on menossa. Siitä näkee helposti, kuka on vastuussa ja missä tilassa hanke on menossa (avoin, työnalla, suljettu). Hankkeet on mahdollista näyttää aikajanalla, jolloin saa myös hyvän yleiskuvan päällekkäisyyksistä ja mahdollisesta kapasiteettiongelmasta.

Gantt

Gantt on perus aikataulunäkymä, joka toimii varsinkin perinteisessä projektityössä, kun suunnitelluille vaiheille on tiedossa päivämäärä tai deadline. Siinä on helppo luoda riippuvuuksia tehtävien välillä, jolloin tehtävien siirtäminen tai työmäärän muutos vaikuttaa kokonaisaikatauluun. Tästä on tulossa alkuvuoden aikana myös uusi versio (BigPicture 8.0), jossa on paljon lisäominaisuuksia, jotka parantavat myös näkymän visuaalisuutta. Muihin JIRAn Gantt-työkaluihin verrattuna tässä on eniten ominaisuuksia, joista on hyötyä suunnittelussa ja seurannassa.

Scope

Scopessa on käytännössä sama näkymä kuin Ganttissa, ilman aikataulun visualisointia. Tämä on tehty ketterille tiimeille, koska heidän palautteensa on ollut, että Agile-tiimit eivät halua nähdä Gantt-kaaviota – muistuttaa kuulema liikaa vesiputous kehittämistä! Eli Gantt-moduulin voi näppärästi piilottaa käyttäjiltä, niin mahdollinen ärsyyntyminen on pienempää.

Resource

Resurssienhallinta on aika oleellista projekti- ja portfolionhallinnassa. Resurssiosio antaakin hyvät mahdollisuudet analysoida kapasiteettihaasteita tai mahdollisia pullonkauloja. Toki tämäkin (kuten kaikki muutkin) lisäosa vaatii työmäärien antamisen tehtäville, jotta voidaan määritellä aikatauluja ja resurssien allokointia. Mikäli halutaan nähdä yksittäisen henkilön työmäärä, niin silloin myös tehtävät pitää olla määriteltynä (assigned) hänelle. BigPicture tukee myös tiimitason kapasiteetin seurantaa, jolloin tehtäviä ei tarvitse etukäteen vastuuttaa. Työkalu visualisoi hyvin yli-buukkaukset sekä vapaan kaistan. Lomat ja muut poikkeukset (kuten osa-aikaisuus) on myös mahdollista määritellä, jolloin työkuorma on mahdollisimman todenmukainen.

Board

Board-moduuli on Agile-tiimien suunnittelua varten. Täällä voit määritellä esimerkiksi SAFessa käytetyn Program backlogin ja helposti valita sieltä tulevan Incrementin sisällön. Kaikki Programmissa olevat tiimit kapasiteetteineen on näkyvissä, jolloin sprinttien suunnittelu on helppoa. Myös mahdolliset riippuvuudet on helppo määritellä ja visualisoida tässä näkymässä. Tämä on minusta yksi suurimmista hyödyistä, joita työkalu antaa niille kehitysorganisaatioille, joissa on tiimien välisiä riippuvaisuuksia. Perus JIRA-toiminnolla tämän visualisointi on toistaiseksi mahdotonta.

Roadmap

Roadmap-moduuli on suunniteltu Scaled Agilen kanssa yhdessä tukemaan SAFe-toimintamallia (toki tätä voi hyödyntää muutenkin). Tällä on helppo määritellä incrementtien tavoitteet (PI Objectives) sekä seurata niiden toteutumista. Näkymä visualisoi hienosti myös ei-sitoudut tavoitteet (stretch tai uncommitted objectives). Mutta kuten sanoin, tätä voi hyvin käyttää myös perinteisemmässä kehityksessä määrittelemällä vaikka Milestone-tavoitteet ja muut vastaavat.

Risks

Viimeisimpänä, mutta ei missään nimessä vähäisempänä on riskien hallinta. BigPictureen on sisäänrakennettu myös riskienhallintamoduuli. Visuaalista ilmettä pystyy muokkaamaan, kuten tietysti myös termistöä. Risk boardilta pystyt suoraan luomaan riskejä määrättyyn statukseen, ja niiden siirtäminen on myös helppoa. Erittäin loistava ominaisuus verrattuna muihin toimittajiin!

Johtopäätös

Minusta tämä on erittäin varteenotettava vaihtoehto monipuolisten toiminnallisuuksien sekä konfiguroinnin suhteen. Mutta, aina pitää miettiä, mitkä ovat juuri teidän tarpeenne, ja valita lisäosa sen mukaan. Joskus esimerkiksi Portfolio for JIRA on helpompi tai parempi vaihtoehto, joskus se saattaa olla Structure-plugin. Eli muistakaa aina miettiä, mitä ongelmaa tai ongelmia olette ratkomassa, ja valitkaa sen mukaan lisäkilkkeet JIRAlle! Tarvittaessa voitte aina ottaa yhteyttä myös meihin, mikäli haluatte pohtia yhdessä, mitkä lisäosista sopisivat parhaiten teidän käyttöönne.