Vaikka tiimi toimiikin aina paremmin, kun kaikki tiimin jäsenet voivat työskennellä lähellä toisiaan, niin joskus vaan käy niin, että hankkeen tiimi on hajautunut eri paikkakunnille. Tämä saa aikaan tiettyä kömpelyyttä ihan päivittäisessäkin kommunikaatiossa ja työnjaossa, mutta usein yhdet suurimmista hankaluuksista koetaan retrospektiivien pitämisessä.

Retrospektiivi parantaa tiimin toimintaa

Retro kannattaa pitää joko kerran scrum sprintissä tai kerran kuukaudessa.

Retrospektiivihän oli se säännöllinen ”kuinka voimme parantaa toimintaamme” -mietintähetki ketterissä menetelmissä. Se kannattaa pitää joko kerran scrum sprintissä, tai sitten kerran kuukaudessa. Tärkeintä on säännöllisyys ja se, että retroista saadaan touhupisteitä ja ne myös toteutetaan. Näin tiimi parantaa toimintaansa jatkuvasti! Retrojen parantaminen on yksi mieliaiheitani! Tämän meidän asiaan liittyvän koulutussivun alareunasta löydät muita blogeja, joita olen kirjoittanut asiasta!

Etätiiminkin pitää retrota!

Retroaminen unohtuu turhan usein tiimeiltä, jotka ovat fyysisesti samassakin paikassa. Kovin usein käy niin, että tällainen usealle paikkakunnalle jakautunut etätiimi unohtaa retrot kokonaan. Tämä johtaakin sitten ennen pitkää siihen, että hankaluuksiin ja työn esteisiin on hankala reagoida, ja tiimin teho laskee. Retrospektiivien yksi sääntö on, että niitä pitäisi pitää säännöllisesti.

Trello voi auttaa pitämään etäretroja!

Jos etätiimi kuitenkin kokoontuu vaikka päiväksi kerran kuussa, suosittelen, että yrittäkää pitää retrot tuolloin kun olette fyysisesti samassa paikassa. Jos tämä ei onnistu – jos esimerkiksi keskusteltavaa asiaa on niin paljon, ettei sitä saada mahdutettua yhteen päivään – ei kannata lannistua; etäretrokin on mahdollista tehdä ihan helposti ja tehokkaasti ilmaisen Trello-työkalun avulla. Etäretroihin on olemassa myös niihin varta vasten suunniteltuja työkaluja, kuten Retrium, mutta ne ovat maksullisia, vaikkakaan eivät kovin kalliita.

Mikä Trello on?

Trello on ilmainen työkalu ketterän tiimin avuksi. Se sai alkunsa vuonna 2011 ja myytiin lopulta Atlassianille vuonna 2017. Nykyään Trello toimii mukavana, helppokäyttöisenä (ja ilmaisena!) ketterien tiimien työn ohjauksen apuvälineenä. Jos Trelloa vertaa JIRAan, niin se on ominaisuuksiltaan huomattavasti rajoitetumpi, mutta ehkä juuri sen takia aika paljon JIRAa helppokäyttöisempi ja helpompi lähestyä.

Trellon käyttö etäretrospektiiveissa

Koska Trello on ilmainen, niin voit helposti perustaa sinne uuden projektin ja kutsua ihmiset siihen mukaan.

Tässä saattekin nyt ilmaiseksi step-by-step ohjeet miten Trellolla voi kätevästi tehdä etäretron!

1. Rekisteröidy tai loggaa sisään Trelloon

2. Luo uusi taulu

3. Anna taululle sopiva nimi

4. Määritä juuri luomallesi taululle työryhmä – anna työryhmälle nimi

5. Kutsu tiimisi jäsenet työryhmään

 6. Avaa juuri luomasi taulu ja luo haluamasi Retrometodin mukaiset kolumnit (esimerkissä MAD – SAD – GLAD)

 7. Luo vielä kaksi kolumnia, jotka ovat Actions Decided ja Actions Done

 8. Muista muuttaa taulun asetusta niin, että se näkyy työryhmälle

 9. Sinun pitää vielä kutsua erikseen työryhmän jäsenet olemaan mukana Trello-boardissa

 Nyt olet valmis pitämään retrospektiivin taulun avulla!

Varsinainen retrospektiivikokous

1. Retroa varten otatte skype/slack/google meet yms neuvottelupuhelun.

2. Retro kannattaa pitää niin, että annat tiimille vaikkapa 10 minuuttia aikaa yksitellen kirjoittaa asioita valitsemasi metodin mukaan. Esimerkissä käytimme MAD, SAD, GLAD -metodia. Eli nyt ihmiset kirjoittavat asioita jotka saivat heidät suutuksiin (MAD), asioita jotka saivat heidät surulliseksi (SAD) ja asioita jotka saivat heitä iloiseksi (GLAD).

3. Kun 10 minuuttia on kulunut, käytte kirjoitetut liput lyhyesti läpi, niin että kaikki ymmärtävät ne. Tähän voi käyttää vaikkapa 15 minuuttia. Jos tässä vaiheessa huomataan, että pari tikettiä on samanlaista, niin yhdistäkää ne ja poistakaa duplikaatit.

4. Nyt kaikkien pitäisi tietää, mitä ihmisten mielissä on liikkunut! Tämä on jo tosi hyvä vaihe! Mutta seuraavaksi pitäisi päättää, mille asialle haluatte tiiminä tehdä jotain. Tätä varten kannattaa nyt pitää äänestysvaihe.

5. Äänestyksen voi Trellossa tehdä niin, että jokaisella on ”dot voting” -tyyliin vaikkapa kolme ääntä. Äänet voi antaa editoimalla tikettiä ja lisäämällä itsensä sen jäseneksi.

 6. Tällä tavalla näette helposti, mitkä ovat tiimin mielestä sellaisia ongelmia, joille kannattaisi tehdä jotain.

 Äänestykseen kannattaa käyttää vaikkapa 5 minuuttia.

7. Äänestyksen loputtua aloittakaa siitä tiketistä, joka sai eniten ääniä. Nyt tavoitteena on keskustella, mistä tämä ongelma johtuu, mikä sen root cause voisi olla ja mitä asialle voisi tehdä? Tämä on tarkoitus kirjoittaa Actions decided -kolumniin. Yleensä kannattaa yrittää tosiaan miettiä, mistä ongelma johtuu, eikä suinpäin hypätä suunnitelemaan toimenpiteitä. Toimenpiteiden pitää myös olla sellaisia, että ne on realistista tehdä.

Retrojen ideana on keskittyä asioihin, joita tiimi voi parantaa, mutta ei kannata jättää pomojakaan työttömiksi!

Huomatkaa, että on ihan ok, jos joskus retroissa havaittuja ongelmakohtia vie myös organisaation johdon tietoon. Retrojen ideana on enimmäkseen keskittyä niihin asioihin, joita tiimi voi tehdä ja parantaa, mutta ei kannata jättää myöskään pomoja työttömiksi – jos joku asia haittaa paljon, ettekä tiimissä voi sille mitään, viekää se johtajien pöydälle! Hyvät pomot ottavat asian ja ehkä voivat tehdä sille jotain.

Hauskoja etäretrohetkiä!

Toivottavasti tämä blogi auttaa teitä pitämään etäretroja Trellon avulla – ja jos tarvitsette lisäapua, tulen mielelläni fasilitoimaan teille etäretroja!