Aikaisemmassa blogissani olen käsitellyt yllättäen etätyötilanteeseen joutuneen tiimin yleisiä muistettavia asioita ja kommunikaatioita. Tässä blogissa haluan puolestaan syventyä niihin asioihin, mitä etätyön suunnittelu vaatii.

Työtehtävät kannattaisi määritellä yhdessä keskustellen.

Tiimihän voi saada vain niin hyviä tuloksia, kuin miten hyvällä määrityksellä työtä tiimille syötetään. Tämän takia etätyön suunnittelu ja työtehtävien määrittely kannattaisi hoitaa yhdessä keskustellen. Ketterästi toimivissa tiimeissä työ tulee tiimin kehitysjonosta, backlogilta. Joku yksittäinen ihminen, yleensä tuoteomistajan, tuotepäällikön tai tiiminvetäjän hattu päässään, pitää huolta, että backlogin asiat ovat tärkeysjärjestyksessä. Näin tiimi voi luottaa siihen, että backlogilla ylimpänä olevat asiat ovat oikeasti tärkeimpiä.

Tiimin olisi kuitenkin syytä keskustella tilanteesta ja määritellä jokainen aloitettava työtehtävä. Määrittely on tärkeää sen takia, että vähennetään tulkinnanvaraisuutta siitä, mitä työ itse asiassa tarkoittaa ja sisältää. Määrittelyllä pystytään myös varmistumaan siitä, ettei aloiteta liian isoja työtehtäviä, jotka tukehduttavat tiimin. Ketterästi toimivissa tiimeissä tämä työn määrittely hoituu sprintin suunnittelu tai backlog refinement -seremonioilla (lue lisää tästä tai tästä).

Etätyön suunnittelu vaatii jokaisen mielipidettä

Etäkokoukset pidetään joko videolla tai ilman. Perustavaa laatua oleva ero etäkokouksen ja normaalin toimistokokouksen välillä on se, että osallistujien on paljon hankalampi osoittaa haluavansa puheenvuoroa ja lukea toisten osallistujien kehonkieltä. Työtä määrittelevissä kokouksissa kaikkein tärkeintä on juuri se, että osallistujat voivat esittää eriäviä mielipiteitä työmäärästä ja työtehtävään kuuluvista asioista. Tämä on väistämättä hankalampaa, kun kokous tehdään pelkällä audiolla. Video voi auttaa vähän, mutta useimmat videokokoukset eivät kuitenkaan ratkaise tätä ongelmaa täysin.

Miten kontrolloida puheenvuoroja?

Etäkokouksissa pitäisi muistaa nämä asiat!

Kaikkien näkemyksen kuuntelu on myös hankalaa, jos osallistujat ovat puheliaita. Videokokousten ja puhelinkokousten perisynti on, että kun emme näe osallistuja kunnolla, tapahtuu valtavasti puhumista päällekkäin. Kun emme myöskään näe, meneekö viestimme perille, puhumme joskus tarpeettoman pitkään ja useaan kertaan toistaen samaa asiaa eri tavalla. Ajattelen niin, että etäkokouksissa pitäisi muistaa puheenvuorojen osalta seuraavat asiat:

• tarkasti määritelty puheenjohtajan rooli
• pyydetään puheenvuoroja
• puhutaan lyhyesti
• kysytään normaalia enemmän muilta osallistujilta, mitä he ajattelevat ja ymmärtävätkö he viestin (eikä yritetä tunkea viestiä perille väkisin)
• puheenjohtaja miettii myös sitä, kuka on hiljaa, ja kysyy tällaisilta henkilöiltä mielipiteitä aktiivisesti

Valmistele etätyön suunnittelukokous huolella

Ongelmaa voi lähteä taklaamaan useilla eri tavoilla. Yksi parhaista etätyön suunnittelu -metodeista on se, että backlogin päällä istuva henkilö aktiivisesti nakittaa jokaisen käsiteltävän asian yhdelle tai vielä paremmin kahdelle ihmiselle, jotka valmistelevat työtehtävän määritystä ennen suunnittelukokousta. Tällöin saadaan suurempi osa puuttuvista asioista sinne jo ennen kokousta, ja keskustelu voi kohdentua tarkemmin kiistanalaisiin asioihin. Valmistelu voi tapahtua joko muutamaa päivää ennen ”nakittamalla” tai sitten jopa viikkoa paria ennen, jolloin valmistelutehtäväkin voi itsessään ottaa enemmän aikaa, ja voidaan laitta sprintin backlogille.

On myös mahdollista, että tiimi itse valitsee, kuka valmistelee mitäkin asiaa. Tämä voi auttaa vielä paremmin motivoitumaan valmistelutyöhön. Tämä kuitenkin onnistuu parhaiten, jos valmistelua tehdään vaikkapa sprintin suunnittelukokouksessa, eli ensimmäisessä sprintissä valmistellaan, ja sitten seuraavassa toteutetaan.

Ehdotonta on se, että käsiteltävät asiat jaetaan kaikkien nähden.

Kaikkien näkyvillä

Aivan ehdotonta etätyön suunnittelukokouksessa on se, että käsiteltävät asiat jaetaan kaikkien nähden. On työitemit sitten kokousmuistiossa tai JIRA-tiketteinä, olennaista on, että joku kirjaa keskustelun välittömästi kaikkien nähden ylös. Tällä saavutetaan se, että kaikille on selvää, mitkä ehdotetut ja kommentoidut asiat on kirjoitettu muistiin, ja vain muistiin kirjoitetut asiat ovat määrittelyssä mukana. Jos jotain siis ei kirjoiteta muistiin, se on de fakto out of scope. Tämän haasteena on kuitenkin se, että usein videojako on resoluutioltaan aika heikko ja on hankala saada selville ja seurata, mitä kirjoitetaan ylös. Yllättävässä etätyötilanteessa myös useat meistä tekevät töitä pieneltä kannettavan tietokoneen ruudulta, josta huonoresoluutioisen tekstin lukeminen on hankalaa.

Työkalut avuksi

Tähän viimeisimpään haasteeseen voi löytyä hyvinkin sopivia työkaluja avuksi. Esimerkiksi yllättävän tuttu työkalu, Confluence, voi auttaa tällaiseen yhteisen työn määritykseen yllättävällä tavalla, josta olen jo aikaisemmin kirjoittanutkin tämän blogin. Ideana yhteiseditoinnissa onkin se, että näet selkeämmin livenä omalta ruudulta, mitä muut kirjoittavat. Työtä määrittelevässä kokouksessa voisi olla jokaisen työtehtävän keskustelun aluksi lyhyt intro, jonka jälkeen koko tiimi voi kirjoittaa hyväksyntäkriteerejä parin minuutin ajan. Jos näet saman kriteerin jo kirjoitettuna, ei tarvitse laittaa toiseen kertaan. Ehkä voit laittaa ”äänesi” jo kirjoitetulle hyväksyntäkriteerille vaikkapa ”*” merkillä. Näin saadaan kaikkien ääni kuuluviin, ja työ määriteltyä nopeasti.

Tiimin etätyökykyjä kannattaa parantaa aktiivisesti

Ei kannata olettaa, että tiimi tekee etänä töitä yhtä tehokkaasti kuin toimistolla. Etätyö on erilaista ja yllättäen pois toimistolta komennuksen saanut tiimi voi olla vaikeuksissa. Aktiivisella otteella ja erityisesti kommunikaatioon ja työkaluihin panostamalla etätyöllä voidaan kuitenkin säilyttää tiimin tehokkuus, ja kuka tietää, ehkä parannuksista saadaan jopa lisätehoakin!