Työnhallinta voi olla yllättävän vaikeaa: ihmiset ovat luokattoman huonoja hallitsemaan työkuormaansa ja prioriteettejaan. Osa ihmisistä tekee juuri sitä mitä kalenteri sanoo ja menee prioriteeteissa kiireellisyyden mukaan (siis ei tärkeyden). Liian harvoin tulee missään yrityksissä vastaan ihmisiä, joiden kalenterissa on aina aikaa, he saavat asiansa tehtyä ajallaan ja ovat sen lisäksi vielä ajan tasalla muiden tekemisistäkin. Tällaiset ovat kuitenkin niitä todellisuudessa tehokkaita ihmisiä.

Olen viimeiset vuodet auttanut aika monia yrityksiä parantamaan toimintatapoja ja prosesseja, jotta kokonaisarvontuotto saataisiin maksimoitua. Prosessit ja työskentelytavat ovat kohtalaisen helppoja kuvata ja niiden muuttaminenkin onnistuu kovalla työllä. Henkilökohtainen työnhallinta on kuitenkin asia, johon yksikään yritys ei koskaan halua koskea. En tiedä koetaanko se liian tungettelevaksi vai mikä se syy on, mutta sitä ehdotettaessa yleensä vastaus on aina, että sitä ei meillä tarvita.

Olen moniin pitämiini koulutuksiin ja workshoppeihin tunkenut sisään joitain aspekteja henkilökohtaisen työnhallinnan parantamisesta. Niitä pitäessä yleisön päät nyökkäilevät ja vastaanotto on lähes aina hyvä, mutta todellisuudessa tuollaiset pienet pistot aiheeseen eivät juurikaan muuta mitään. Todellinen muutos vaatii ensin hyväksyntää että omissa työskentelytavoissa on parannettavaa, ja sitten muutos voi vasta alkaa tapahtua.

Esimerkkejä ongelmista

Ajankäytönsuunnittelu on yksi konkreettisimmista ongelmista monilla henkilöillä. Maanantaina tullaan töihin ja katsotaan kalenterista, että mitäköhän tänään oikein pitäisi tehdä. Pahimmillaan tämä toistuu joka aamu ja tätä kautta lopulta tulee aina kiire tehdä jotain. Kohtuullisen pienellä suunnittelulla prioriteetit viikolle olisivat selvät ja asiat ehtisi tehdä tarpeeksi ajoissa.

Kaikki taitavat ajankäyttäjät muistavat myös jättää tilaa yllätyksille ja katkoksille. Lähes jokaisessa työssä tulee joka viikko eteen asioita ja keskusteluita joita kukaan ei millään pystyisi ennakoimaan. Tehokkaat ihmiset jättävätkin kalenteristaan lähes puolet itselleen, siis lupaamatta sitä kenellekään muulle.

Palaverit ovatkin jo saaneet monissa yrityksissä kohtuullisen pahan maineen. Monet osaavat vihata palavereita ja muistavat sen myös aina mainita. On hyvä muistaa, että palaverit ovat parhaimmillaan tehokas tapa välittää tietoa, innovoida ja ratkaista ongelmia. Ongelmana on yleensä joko oikeiden ihmisten saaminen palaveriin tai palaverin epäselvä tavoite. Henkilökohtaisen työn tehostamisen kannalta on tärkeää oppia sanomaan ei väärille ja kyllä oikeille palavereille.

Asia josta organisaatioissa ei puhuta, ovat ihmisten tietotekniset kyvyt. Monet ovat vieläkin kyvyttömiä kirjoittamaan koneella nopeasti tai eivät osaa käyttää Office-työkaluja kunnolla. Usein varsinkin työhön liittyvien tärkeiden järjestelmien käytön osaaminen on heikkoa. Toisaalta taas koulutukset näihin ovat suoraan sanottuba surkeita. Perus Office-koulutukset ovat niin bulkkikamaa, että suurin osa turhautuu niillä kursseilla. Esimerkiksi PowerPoint on monelle yksi käytetyimpiä työkaluja, mutta silti sen hienouksia osataan käyttää todella huonosti.

Mistä ratkaisuja?

Ehkäpä tärkein asia tehokkuudessa on ymmärtää että kalenteriaika on tärkeämpää kuin asiaan käytetty aika. Monet yhä edelleen ovat olevinaan tehokkaita, kun ovat kiireisiä ja näkevät että ollakseen tärkeitä heidän täytyy olla kiireisiä. Tehokkuus taas on sitä, että pystyy reagoimaan aina nopeasti. Tämä onnistuu vain siten, että ne asiat jotka voidaan tehdä etukäteen, tehdään etukäteen. Niihin mihin täytyy reagoida nopeasti, niihin reagoidaan nopeasti.

Organisaatioille tärkein oppi tässä on se, että työnhallinta on asia, josta voi puhua. Ehkäpä syy puhumattomuuteen on se, että monet johtajat ovat huonoja juuri tässä ajankäytön hallinnassa. Heitä ehkä pyydetään vielä enemmän osallistumaan joka paikkaan ja sitten he täyttävät kalenterinsa pelkillä palavereilla. Harvat uskaltavat pitää kalenterit varattuna itselleen, jotta pystyisivät tekemään tärkeää reagointi ja ajattelutyötä.

Monissa firmoissa kukaan ei myöskään halua myöntää perus IT-taitojen osaamispuutteitaan. Vaihtoehtona siis ei kannata tarjota vapaaehtoisia työkalukoulutuksia, vaan lähestyä asiaa muuten. Mahdollisuus on pakottaa ihmiset osallistumaan koulutuksiin, jolloin ryhmäpaine poistuu. Tai sitten koittaa luoda leikkimielisiä kilpailuja työkalujen käytöstä. Esimerkiksi tiimipäivän alkuun sopisi kilpailu, kuka saa 10 minuutissa aikaan hienoimman esityksen. Myös esimerkiksi 10 sormijärjestelmän opetteluun on olemassa monia hyviä pelejä, joita voisi tarjota ihmisille kahvituntiaktiviteeteiksi.

Uskaltakaa tehostaa henkilökohtaista tekemistä

Makrotasolla on helppoa puhua tehostamisesta. Prosenttilukuja tehostamisesta voi esittää ja laskea erilaisten prosessiparannusten jälkeen. Henkilökohtainen työnhallinta voisi kuitenkin auttaa saavuttamaan todella merkittäviä parannuksia niin työn tehokkuudessa, kuin työviihtyvyydessäkin.

Liian usein kiire ja täydet päivät nähdään tehokkuudeksi. Osalle kiire on myös oman tärkeyden korostamista ja egon boostausta. Kiire harvoin kuitenkaan on tehokasta. Kiire on yleensä merkki siitä, että ei ole tehokas.

Tehokkuudessa avainasia on asioiden eteneminen ja kalenteriajan seuraaminen. Jokainen hetki kun joku asia odottaa jotain ihmistä tai jonkun muun tekemistä, on tehottomuutta. Tämän ymmärtäminen on tärkeintä niin organisaation kuin henkilökohtaisenkin tehokkuuden maksimoinnissa. Tärkeää on oppia aloittamaan tietyt asiat ajoissa ja tekemään kokonaisuudelle tärkeät asiat heti.