Kanban-taulujen käyttö on tasaisesti kasvattanut suosiotaan tuotekehityksessä viime vuosina, eikä suotta. Kanbanin oikeaoppinen käyttö helpottaa montaa tuotekehityksen ongelmaa, eikä vähiten liian monen asian yht’aikaista tekemistä. Kanban-taulu toimii mainiosti myös tuote- tai hankeportfolion ylläpidossa. Alla viisi vinkkiämme, joilla tehostat sekä portfolion hallintaa että koko tuotekehitystä.

1.     Kaikki ideat kannattaa kerätä

Portfolion hallinnalla voi tarkoittaa eri asioita, mutta oli kyse sitten laajasta tuoteportfoliosta tai yhteen tuotteeseen liittyvistä kehityshankkeista, niin kaikki uudet ideat kannattaa kerätä talteen. Kehitysehdotuksia voi tulla niin asiakkailta kuin yrityksen sisältäkin ja niille on hyvä olla paikka (esim. Wiki-sivu, User Voice), johon ideat voi syöttää. Sieltä esikäsitellyt ideat siirretään portfolio-kanbanin ensimmäiseen sarakkeeseen, jota voi kutsua vaikka idea funneliksi.

2.     Analysoi arvo edellä

Kun kehitysehdotuksia siirretään kanbanilla funnelista eteenpäin, niin kannattaa ensin keskittyä uuden idea arvoon. On aivan sama kuinka työlästä tai helppoa toteutus on, jos uuden idean arvo liiketoiminalle on marginaalinen. Arvon ollessa potentiaalisesti iso mutta vaikea todentaa, kannattaa miettiä minkälaisen MVP:n idean testaamiseen voisi kehittää.  Lopullinen toteutus viedään portfolio-kanbanilla eteenpäin vasta kun arvo on todennettu.

Kun kehitysidean arvo on selvillä, voi idean siirtää seuraavaan sarakkeeseen ja aloittaa toteutusvaihtoehtojen ja työmäärien arviointi.

3.     Tapa tarpeettomat ideat

Ehkä tavallisin haaste portfolion hallinnassa on, että uusien ideoiden lisääminen on paljon helpompaa kuin huonojen tai arvottomiksi osoittautuneiden tappaminen. Koko kanban-taulun hyöty jää marginaaliseksi, jos sarakkeet pullistelevat turhia tai arvottomia lappuja. Poista siis tarpeettomat vaatimukset kanbanilta, niin ne eivät turhaan syö kaistaa tärkeimmältä tekemiseltä ja koko organisaation fokus pysyy oikeissa asioissa.

4.     Pilko ideat ja vaatimukset pienemmiksi

Vuosien kehityspanosta vaativaa ideaa uudesta tuotteesta ei voi verrata A/B testauksessa esille tulleeseen napin värin vaihtoon, vaikka molemmat tuntuisivatkin arvokkailta. Samalla tavalla portfolio backlogia ei pitäisi sekoittaa kehitys- tai tiimi-backlogiin. Pienet kehityskohteet pitää siirtää lähemmäksi tekijöitä. Priorisoi kannattaa useella tasolla (organisaation koosta riippuen), mutta varmista että yhteys strategisesti tärkeistä teemoista ja kehityskohteista säilyy aina task-tasolle asti. (Ja muista että portfolio-kanbanissa fokus on eri asioissa kuin kehitysbacklogissa!)

5.     WIP-rajat pitävät portfolio-kanbanin terveenä

Loppumattomat työlistat aiheuttavat ainoastaan apatiaa ja tehottomuutta. Myös portfolio-kanbanin kohdalla on tärkeää määrittää ja kunnioittaa WIP (work in progress) –rajoja. Sen lisäksi että ne pitävät fokusta yllä ja vähentävät hukkaa, ne myös tuovat realismia tulevaisuuden suunnitelmille. Ajantasainen portfolio-kanban on kuin käänteinen roadmap, joka kertoo mitä kehityksestä on tulossa niin lähitulevaisuudessa kuin pidemmällä aikavälillä.

Opi Kanban pelaamalla

Kanbanin tehokkaan käytön voi opetella myös lautapelin avulla. GetKanban pelissä 3-8 pelaajaa simuloin yritystä, joka analysoi, kehittää ja testaa. Päätöksiä pitää tehdä mitä työtä aloitetaan, koska resursseja laitetaan mihinkin vaiheeseen ja mitä työtä priorisoidaan. Pelaaminen on mukava tapa myös tutustua tiimin muihin jäseniin ja saada kattava käsitys Kanbanin käytöstä. Katso tarkempi kuvaus pelistä täältä.

Jos haluat oppia lisää kanbanin käytöstä luovilla aloilla, niin kannattaa katsoa Henri Hämäläisen webinaari aiheesta täältä. Ja jos portfolion hallinta tai siihen liittyvät asiat kiinnostavat, niin ota yhteyttä. Meiltä löytyy niin vinkit kuin työkalutkin.