Me Contribytellä suosittelemme usein Scrumia käyttäville tiimeille pre-planning -seremoniaa (suomeksi vaikkapa esisuunnitteluhetki). Tutustutaanpas tässä blogissa enemmän tähän vielä aika harvinaiseen seremoniaan, ja siihen miten se voi hyödyttää juuri sinun tiimiäsi.

Tutustu tulevaan!

Pre-planning -seremonian perusidea on tutustuttaa tiimi backlog itemeihin, joita tullaan pian käsittelemään muissa seremonioissa.

Pre-planning -seremonian perusidea on tutustuttaa tiimi backlog itemeihin, joita tullaan pian käsittelemään muissa seremonioissa. Pre-planning voikin tapahtua kahdella eri tavalla – se voidaan pitää joko ennen sprint planningia, tai sitten ennen backlog groomingia. Omasta mielestäni (kuten kohta esittelen), tiimien kannattaisi pitää nämä molemmat! Molemmissa tapauksissa tavoite on sama: Product Owner haluaa tehostaa grooming tai planning tilaisuutta, ja tämän takia käyttää pre-planningia jakaakseen valmistelevaa tutkimustyötä tiimin jäsenille.

Kuka järjestää? Product Owner vai Scrum Master?

Esisuunnittelu onkin ehkä selkeimmin Product Ownerin seremonia. Kun Scrum Master on ketterissä tiimeissä yleensä se, joka järjestää ja fasilitoi kokoukset, niin pre-planning onkin sellainen tapaus, että sen järjestäjänä toimii parhaiten Product Owner. Tämä sen takia, koska Product Ownerilla on niin olennainen osa kokouksessa. Hän tietää, onko se tällä kertaa tarpeen (onko tiimi jo groomannut tarinoita tarpeeksi hyvin). Tiimihän voi yhteisellä sopimuksella sopia, että esisuunnittelu tehdään aina maanantain tai tiistain dailyn jälkeen. Tällöin esisuunnittelusta tulee säännöllinen seremonia, ja silloin PO ja Scrum Master voivat ehkä sopia siten, että Scrum Master toimii fasilitoijana. Mutta yleensä toimii ehkä paremmin sellainen järjestely, missä järjestäjänä on Product Owner.

Jaa valmistelumiettiminen useammille aivoille

Otetaan esimerkki: tiimillä on backlog grooming -kokous tiistaina iltapäivällä. Maanantaina aamulla Product Owner katsoo listaa tarinoista, joita hän haluaa groomata tiistaina. Tavoitteena on esimerkiksi groomata tiistaina tunnin kokouksessa kuusi tarinaa. Näistä kaksi on aika selkeitä, mutta neljä on Product Ownerille vähän teknisesti tuntemattomia, ja hänen mielestään niitä kannattaisi miettiä jo ennen groomausta. Product Owner päättää pyytää tiimin apua.

Maanantain dailyn jälkeen Product Owner pyytää tiimiä auttamaan tarinoiden määrittelyssä. Hyvin toimiva tiimi päättää, että kaksi tarinoista hyötyisi, jos kehittäjä miettii varttitunnin verran eri toteutusvaihtoehtoja ja kartoittaa refaktorointitarvetta. Kaksi jäljellä olevaa tarinaa päätetään hoitaa niin, että Product Owner ja yksi kehittäjä keskustelevat tarinasta.

Tämähän tietenkin tarkoittaa, että tiimiltä käytetään vähän tiimin kapasiteetista, mutta jos tiimi on päättänyt toimia tällä tavalla, tämä valmisteluun käytettävä aika säilyy sprintistä toiseen suunnilleen samankokoisena, ja siis sen vaikutusta sprintin kapasiteettiin tai velocityyn ei tarvitse miettiä. 

Tarkoitus on parantaa keskustelua, ei välttää sitä

Tavoitteena on, että groomingissa käsiteltävä asia olisi vähän pidemmälle mietitty.

Tällä valmistelulla ei ole tarkoitus välttää itse grooming-tapahtumassa tavoiteltavaa keskustelua. Pikemminkin on tavoitteena, että groomingissa käsiteltävä asia olisi vähän pidemmälle mietitty. Kuvat, kaaviot, piirrokset ja kirjoitetut acceptance criteriat olisivat hyviä valmistelun tuotoksia. Idea on siis, että groomingissa keskustelulle jäisi enemmän aikaa, ja tiimi saa sen takia enemmän ja parempia tarinoita groomingin lopputuloksena. Samoin tavoitteena on, että valmistelutyötä voidaan jakaa useammille ihmisille.

Harva meistä on meedio – anna kunnon eväät

Lukija varmastikin jo ymmärtää, että koska tiimin jäsenet eivät ole ajatustenlukijoita, hyvin toimiva pre-planning vaatii Product Ownerilta sitä, että hän voi kuvata backlog itemia riittävän hyvin, jotta kehittäjät ja myös testaajat ymmärtävät mitä tavoitellaan. Eli pelkän tarinan otsikon perusteella tapahtuva pre-planning voi johtaa isompaan hukkaan. Tuoteomistajan kannattaa yrittää kirjoittaa tarinaan ainakin ihan ne perusasiat, ennen kuin valmistelutyönakki*) lennähtää tiimille. Lyhyt keskustelukin PO:n ja asiaa valmistelevan vapaaehtoisen kanssa olisi tosi hyvä. Jos tarinoissa on paljon epäselvää, tietenkin auttaa myös se, että joku listaa asiaan liittyviä kysymyksiä tai avoimia asioita.  Jo viidenkin minuutin miettiminen per asia ennen grooming-kokousta parantaa tarinan laatua ja tehostaa kokousta.

Nakkihetki myös ennen suunnittelua

Aivan samalla tavalla kuten groomingin tapauksessa, esisuunnitteluhetkeä voidaan käyttää myös ennen Sprint planning -kokousta. Se tavoittelee aivan samoja asioita – että Sprintin tavoitellusta sisällöstä ne epämääräisimmät ja tiimille vähiten tutut tarinat saisivat valmistelua ja ajatuksia jo ennen suunnittelukokousta. Vaikka grooming-kokouksen olisikin jo tarkoitus varmistaa, että Sprint planningiin ei tulisi yllätyksiä, niin yleensä käy kuitenkin niin että Sprintteihin joudutaan lisäämään jotain mitä ei ole groomauksissa käyty läpi. Tämä johtuu siitä, että työtä tehdessä opitaan aina jotain. Käynnissä olevasta sprintistä huomataan usein, että ”ah, tämmöinen tärkeä juttu pitää tehdä nyt ASAP”. Pre-planning mikä tapahtuu ennen Sprint planningiä voi auttaa tässä.

Onko meillä jo nakkisoppa?

Pre-planning on se hetki missä katsotaan, tarvitseeko joku seuraavaan sprinttiin tavoiteltu tarina valmistelua.

Ehkä meidän kannattaisikin selkeyden vuoksi käyttää kahta eri termiä. Pre-grooming on se valmistelunakitushetki, mikä tapahtuu ennen grooming-kokousta (ja siis jos on viikoittainen groomaus, pre-groomingkin on viikoittainen) ja sitten pre-planning on se hetki missä katsotaan, tarvitseeko joku seuraavaan sprinttiin tavoiteltu tarina valmistelua. Ja pre-planning on siis kerran sprintissä. Älkää nyt menkö näiden nakkien kanssa sekaisin. Kannattaa pitää tutkittavat asiat sen verran pieninä, ettei tiimi mene sekaisin.

Kuten lukija varmasti näkee, nämä nakitushetket voivat olla hyvinkin lyhyitä sessioita, esimerkiksi vain 5–10 minuutin mittaisia. Tarkoituksena on jakaa työt ja sitten kukin tahollaan tehdä valmistelevaa työtä joko yksittäin tai pienryhmissä.

Miksi pre-planning ja -grooming käytäntöjä kannattaa harkita?

Tällä kaikella tavoitellaan siis varsinaisten kokousten (grooming ja planning) tehostamista, backlog itemin laadun parannusta, ja sitä kautta parempia tarinoiden hyväksymiskriteerejä, työmääräarvioita ja tarkempaa tiimin velocityä. Voi ajatella myös niin että hyvin suoritettu pre-grooming ja pre-planning mahdollistavat backlog itemien speksin varmistuksen yhä aikaisemmin. Kaikella tällä valmistelevalla työllä aseistettu Product Owner voi kuvata tarinoita stakeholdereille ja varmistaa että määrittelyt on oikein tehty.

Kun suunnittelutyö jaetaan näin useampaan pieneen kokoukseen, voivat kokoukset olla lyhyempiä ja silloin osallistujilla riittää energia paremmin.

*) jos ”nakki” termi ei aukea, kyseessä on ainakin armeijan käyneille tuttu termi, eli pieni työtehtävä.

Haluatko kehittää pre-planningia ja muita agile-seremonioita? Lataa ilmainen Agilen superseremoniat -oppaamme ja nosta seremoniasi seuraavalle tasolle!