Etätyön pelikirja auttaa uudessa tilanteessa

Nykyisessä tilanteessa tiimit, jotka normaalisti eivät tee kokonaan etätöitä, ovatkin nopeasti joutuneet tilanteeseen, jossa kaikki ovat etänä. Tällaisessa tilanteessa on uhkana, että tiimin tuottavuus laskee. Etätöistä on kirjoitettu paljon, kun tämä kriisin vakavuus on paljastunut. Kun siirrytään kokonaan etätyöhön muutamaa päivää pidemmäksi ajaksi, kannattaa miettiä myös seuraavia asioita, jotka voisi sitten kasata etätyön pelikirjaan. Lisää etätyön pelikirja -vinkkejä blogin lopussa.

Päivittäinen kommunikaatio

Uskon, että suurin osa niistä henkilöistä, jotka nyt koronatilanteessa ovat siirtymässä pääosin etätyöhön, ovat tehneet etätöitä jo aikaisemminkin. Etätyö antaa hyvän mahdollisuuden tehdä sellaisia töitä, jotka vaativat keskittymistä. Tällaisia töitä voivat olla vaikkapa katselmukset, raporttien lukeminen tai uuden materiaalin kirjoittaminen tai luominen. Tärkeää on huomata, että aikaisemmin tehdyt etätyöt ovat muodostaneet useille meistä tapoja, että etätyöt ovat ”rauhallista aikaa” jossa voi keskittyä. Tämä saattaa kuitenkin johtaa siihen, että meille on muodostunut tapoja, ettemme kommunikoi riittävästi nyt, kun etätyö onkin sääntö eikä poikkeus, ja kun koko tiimi on kotitoimistolla.

Tämän takia olisikin todella suositeltavaa, että tiimi yhdessä sopii kommunikaatiotavoista nyt koronakriisin aikana.

Harkitse esimerkiksi seuraavia juttuja, jotka voi lisätä myös etätyön pelikirjaan:

• Daily kokous. Dailyssä tiimi seuraa ja koordinoi omaa tekemistään. Dailystä olemme kirjoittaneet jo aikaisemmin ohjeblogeja, käy lukemassa tämä ja tämä. Viikkokokous toimii silloin kun koko tiimi voi kommunikoida toimistolla ex-tempore, mutta nyt muuttuneessa tilanteessa kannattaisi varmistaa, että kaikille on selvää, mitä muut tekevät. Daily myös toimii ryhmäpaineen ylläpitäjänä – ihmisten täytyy kokea, että muut tietävät, mitä he ovat tekemässä ja ehkä odottavat heiltä jotain. Toimistolla on hankala unohtua katselemaan pesukarhuvideoita, mutta kotona se on helpompaa. Daily auttaa sen muistamisessa, että töitäkin tarvitsisi tehdä.
• Vähentäkää tietoisesti puhelimen käytön kynnystä. Jokaisesta kysymyksestä saa ja pitää soittaa! Puhelimet mykälle, jos ei voi vastata. Muistakaa – yritämme pitää kommunikaation mahdollisimman samanlaisena kuin jos olisit toimistolla. Saa jopa heittää läppää puhelimessa! Ei kaiken tarvitse olla niin vakavaa. Oletteko naamat kenttälapiolla toimistollakin? Aivan – olkaa samoin nyt etätoimistolla!
• Sopikaa etäviestimien kuten slack, skype tai teams seurantasäännöistä. Uskon, että seurannan pitäisi olla normaalia etäpäivää tiiviimpää.
• Reagoikaa erityisesti katselmus ja kommenttipyyntöihin. Sopikaa miten ne toimitetaan – puhelimitse, sähköpostitse vai slackissä.

Tavoitteena on välttää ihmisten putoamista ”normaalin etäpäivän” kommunikaatiotapoihin, ja pyrkiä herättelemään heitä toimimaan nyt kriisin aikana etäpäivänä samoilla kommunikaatiotavoilla kuin normaalisti toimistolla. Daily kokous ei ole hankala aloittaa, ja todellakin suosittelen sen käyttöä juuri nyt. Daily on time-boxattu 15 minuutin kokous, jota voi sitten seurata tunnistetut tiiviimmät palaverit. Se auttaa ylläpitämään tekemisen tarpeen tunnetta, ja varmistaa osaltaan sitä, että kaikki tärkeä muistetaan tehdä.

Voitte hyvin lisätä dailyjen kylkeen myös ”viikkopalaverin” joka toimii tietynkaltaisena sprint planning kokouksena. Daily on silti näistä kahdesta ainakin omasta mielestäni tärkeämpi kokous.

Tekemisen määrittely

Ketteryydessä on seremonia ”backlog refinement”, jossa tiimi yleensä yhteisesti keskustellen määrittelee, mitä seuraavaksi aletaan tehdä. Jos kriisitilanne näyttää pitkittyvän, olisi syytä panostaa tällaiseen refinement-työhön. Refinementissa tiimi yhteisesti keskustelee ja lisää hyväksyntäkriteerejä (eli tarkentaa työn määrittelyä, milloin se on valmis ja mitä siinä tehdään) kohta aloitettaviin töihin. Tämä on hyvinkin mahdollista järjestää etäkokouksena, niin että editoidaan kaikkien nähden työitemin kuvausta vaikkapa confluencessa. Refinement-kokouksen kannattaisi olla viikottainen ja sen voi järjestää tuoteomistaja, tiimin vetäjä tai projektipäällikkö.

Jos yksittäisiä työtehtäviä ei määritellä entistä selkeämmin, etätyön jatkuessa pitkään, riskinä on se, että joko työ pysähtyy usein, kun odotetaan vastausta kysymyksiin, tai sitten tehdään vääriä asioita ja siitä koituu hukkaa tai mielipahaa. Vaikka jo edellä mainittu daily auttaa tässä hiukan, olisi todella tärkeää oppia hyville tavoille ja kuvata töiden sisältö kirjallisena jo ennen kuin ne aloitetaan. Tähän hyviä työkaluja on vaikkapa trello, JIRA tai confluence. Lisää työkaluista ja etätyö-korona-kriisistä ensi viikon webinaarissamme.

Työpäivän rytmitys ja ergonomia

Ne meistä, jotka ovat jo tehneet pidempään pääasiassa etätöitä, ovat jo todennäköisesti rakentaneet kotitoimistolle … kotitoimiston. Sieltä löytyy työpöytä, monitori, kunnon työtuoli ja täysikokoinen näppäimistö. Nyt kotitoimisto pitääkin yhtäkkiä muodostaa myös niiden, joilla ei ole sille tilaa tai tarvetta ollut aikaisemmin.

Voin taata, että jos yrität tehdä töitä sohvalla istuen tai maaten muutaman viikon, niin se ei tee kropalle hyvää. Tarkoitus ei ollut pahentaa terveydellistä tilannetta jäämällä kotiin! Huono työasento tuo parhaimmassa tapauksessa lihaskramppeja, huonoimmassa tapauksessa jännetuppitulehduksen, niska- ja päänsärkyjä tai kipeän selän. Ei todellakaan ole kivaa, jos koronakriisin loputtua, iso osa meistä joutuu fysioterapeutille.

Sopikaa kotona muun kotiväen kanssa siitä, missä olisi paras tehdä töitä. Pitäkää tarpeeksi paljon taukoja, ja jos työasento ei ole paras mahdollinen, sitä pitää vaihtaa usein työpäivän aikana. Monista kodeista löytyy sohvan lisäksi keittiön pöytä tai taso, jossa voi tehdä töitä seisaaltaan.

Joillekin ihmisille sopii ”lähteä töihin kävellen” eli tehdä ennen työpäivän alkua pieni kävelylenkki, joka muistuttaa kävelyä bussipysäkille. Mieti, millainen aamusi oli ennen koronakriisiä, ja kokeile, miten saat aamun parhaiten käyntiin, niin että on kiva aloittaa hommat.

Kotona prokrastinaatiomahdollisuudet ovat loputtomat

”Minun onkin pitänyt siivota tuo lipasto.” ”Onpas keittiössä epäsiistiä” ja muut ajatukset tulevat mieleen ihan automaattisesti, varsinkin jos edessä on joku oikein tylsä työtehtävä. Kotona töissä ollessa täytyy pitää mielessä se, että ihmismieli prokrastinoi helposti ja automaattisesti. Itsestä pitää ottaa niskasta kiinni, ja ”leimata kellokortti” aamulla ja tehdä töitä ihan kuten toimistollakin. Taukoja voi, ja pitääkin pitää. Voi vaikka käydä muutaman minuutin kävelyllä useankin kerran tunnissa. Käytä hyväksesi uuden työympäristön vapaus, mutta älä unohda, että olet töissä.

Etätyön pelikirja

Me Contribytellä olemme pelikirjojen pioneeri – olemme jo vuosien ajan auttaneet suomalaisia tuotekehitystaloja parantamaan toimintaansa erilaisten pelikirjojen avulla. Pelikirja on kaikessa ytimekkyydessään sopimus siitä, miten töitä tehdään. Pelikirja voi olla työkalusuuntaan sellainen, missä neuvotaan jonkun työkalun käytön ohjeista, käytännöistä ja säännöistä. Useiden alihankkijoiden ympäristössä pelikirja voi olla yhteinen sopimus siitä, miten esimerkiksi ohjelmistotuotekehitystä tehdään, ja vaikkapa ihan yksityiskohtaisesti siitä, millainen definition of done on yhdeltä alihankkijalta toiselle.

Nyt, kun me kaikki elämme tartuntojen välttämisen todellisuudessa, voimmekin harkita etätyöpelikirjan tekemistä. Tällainen etätyön pelikirja voisi olla tiimin tai organisaation sopimus siitä, miten puhelinta, slackia ja sähköpostia käytetään tässä uudessa tilanteessa. Se voi kertoa siitä, miten viikkopalaveri tehdään nyt, ja miten daily-kokous toimii. Pointtina on, että tehdään sopimus niistä asioista, jotka muuten ehkä voisivat hapertua, kun ei ollakaan yhdessä toimistolla, missä on helppo kysyä, nähdä ja tietää mitä muut tekevät. Etätyö voi olla todella tehokasta ja mukavaa – pitää vaan varmistua siitä, että tehdään oikeita asioita! Etätyön pelikirja tai joku muu vastaava sopimus voi auttaa siinä.