Nyt kun useat meistä ovat lisänneet etätyötä, on syytä kiinnittää huomiota siihen, miten kommunikaatio etätyössä toimii. Kun koko porukalla ollaan etänä, on riskinä se, että emme kommunikoi aivan niin tiiviisti ja vapaasti kuin ennemmin. Puhuinkin tästä jo aikaisemmassa blogissani, mutta palataan nyt tarkemmin tähän kommunikaatioaiheeseen. Lue lisää aiheesta myös täältä.

Miksi kommunikaatio saattaa vähentyä etätyössä?

Yllättäen aloitettu etätyö saattaa johtaa liian vähäiseen kommunikaatioon.

On useita syitä, miksi yllättäen aloitettu laajamittainen tiimin etätyö saattaa johtaa liian vähäiseen kommunikaatioon. Useimmat meistä ovat tehneet etätöitä jo aikaisemmin, mutta se on rajoittunut vain suunnilleen päivään viikossa. Koska haluamme olla sekä tehokkaita että kohteliaita työtovereille, tälle etätyöpäivälle on kerätty siihen sopivat työtehtävät. Tällaisia on saattanut olla vaikkapa esitysten teko, materiaalin lukeminen tai katselmointi, tai joku muu asia, joka vaatii toimistoa enemmän rauhaa ja hiljaisuutta. Olemme siis tietoisesti yhdistäneet etätyöt siihen, että silloin ollaan rauhassa eikä kommunikoida muiden tiimiläisten kanssa. Saattaa olla jopa niin, että puhelut tai kokoukset etätyöpäivän aikana koetaan jopa vähän rauhaa rikkovana.

Mihin liian alhainen kommunikaatio etätyössä saattaa johtaa?

Nyt kun tilanne onkin se, että tiimi joutuu tekemään etätöitä useiden viikkojen ajan, riskinä on, että tiedostamattamme toimimme aikaisempien etätyötottumustemme mukaan. Yritämme tehdä töitä samalla tavalla kuin aikaisemminkin etätöissä. Vältämme soittelemasta puheluita ja järjestämästä videokokouksia. Aluksi teemme työtehtäviä, jotka onnistuvat hyvin ilman kommunikaatiota. Mutta kun nämä työtehtävät saadaan tehdyksi, siirrymme tekemään töitä, jotka normaalitilanteessa olisivat vaatineet kommunikaatiota muiden kanssa. Huomaatteko mikä riskinä on? Tämä johtaa pahimmassa tapauksessa siihen, että tehdään vääriä asioita, kun ei vain tiedostamattamme kysytä kysymyksiä tai saada palautetta työtovereilta.

Mitä kannattaa harkita etätyön kommunikaation ylläpitämiseksi?

Koko tiimin kanssa pitää huomata, että ylimääräinen kommunikaatio on tarpeen.

Kun pyristelemme irti automaattisesta käyttäytymisestä, meidän pitää ensinnäkin yhdessä koko tiimin kanssa huomata, että ylimääräinen kommunikaatio on tarpeen. Lisäksi meidän pitää ymmärtää, miksi. Tämän takia yllättävässä tilanteessa kannattaa pitää koko tiimin kanssa ensinnäkin yksi kokous, jossa sovitaan, millaista kommunikaatiotapaa yritetään nyt korona-tilanteessa ylläpitää. Seuraavassa on Contribyten suosituksia kommunikaatioon liittyen:

Viikoittainen suunnittelukokous

Tällainen useimmilla tiimeillä jo onkin, pointtina on vain, että sitä kannattaa jatkaa. Tiimeillä, jotka käyttävät Scrumia, ja siis tekevät töitä sprinteissä, tämän saman asian ajaa Sprint-planning kokous.

Daily standup -kokous

Daily standup -kokous on lyhyt kokous, joka toistuu samaan aikaan joka päivä. Se on rajoitettu 15 minuuttiin, ja siinä kaikki tiimiläiset lyhyesti vuorollaan kertovat, mitä aikovat sinä päivänä tehdä ja onko vastaan tullut ongelmia tai asioita, joita muiden tiimiläisten pitäisi tietää. Dailystä olemme kirjoittaneet aikaisemmin täällä.

Dailyn tarkoituksena ei ole, että kokousta odotellaan siinä tilanteessa, jos tiimiläiset törmäävät kiireellisesti ratkaisua kaipaaviin ongelmiin tai heiltä loppuu työ. Ei – näissä tilanteissa olisi aina syytä heti koettaa saada apua tai selvyyttä tilanteeseen. Dailyn olisi tarkoitus jakaa tietoa ja ylläpitää tiimin mahdollisuutta itseohjautuen valita kulloinkin tärkein suunta työnteolle. Daily vaatii hieman harjoittelua, mutta olen varma, että daily-kokous auttaa erityisesti tiimiä, joka on joutunut yllättäen erilleen toisistaan.

Jutelkaa myös muista kuin työasioista!

Vielä erityinen vinkki – dailyyn voi yhdistää alkuun 5 minuutin vaiheen, jossa jutellaan niitä näitä. Esimerkiksi, voi olla, että daily kokous alkaa videoneuvotteluna kello 9:00. Voitte sopia, että paikalle saa tulla jo 8:55, mutta se ensimmäinen viisi minuuttia pitää olla keskustelua muista kuin työasioista. Olemme useimmiten tottuneet siihen, että toimistolla ollessamme, emme aivan koko ajan juttele vain työasioista. Todella tehokkaat tiimit itseasiassa lisäävät tehoa toimintaansa paljon sillä, että tiimin jäsenet tuntevat toisiaan paremmin. Tämä lisää turvallisuutta ja luottamusta tiimissä. Kun nyt siis olemme joutuneet yllättäen erilleen toisistamme, täytyy pitää huolta siitä, että meillä on joku tilaisuus päivän kuluessa kertoa muille tiimiläisille jostain muustakin kuin vain työasioista.

Yhteinen etälounas

Toinen hauska tapa on pitää yhteinen etälounas. Jos syötte pinaattikeittoa yksin kotona, voi se käydä hieman masentavaksi, eikö? Entäpä jos ottaisitte lounashetken videopuheluna? Siinä samalla voisi kertoilla muille, mistä marketista vielä löytyy vessapaperia ja entäpä käsidesi-hunt?

Soittele kaikille tiimiläisille vähintään kerran päivässä

Etäpäivän yksi riski on, että luotamme täysin tekstipohjaiseen kommunikaatioon Skypellä tai Slackilla. Skype tai Slack ovat tietenkin todella tehokkaita, mutta kuten jo aikaisemmin sanoin, riski yllätysetätyössä on, että kommunikaatio jää liian vähäiseksi tai liikaa etäviestimien varaan. Olisi siis hyvä ajatella, että pitäisi myös soitella enemmän. Yksi tapa pitää huolta siitä, että soittaa riittävästi, on että pitää kirjaa kuinka monta puhelua on soittanut. Onko tavoite vaikka yksi, kaksi tai kolme puhelua päivässä? Olen varma, että päivän mittaan sinulle tulee puhelun aiheita mieleen. Ideana on siis, että kun tavoitteena on soittaa kolme puhelua, niin vähennetään tällä tavalla puhelun soittamisen kynnystä. Ja muistakaa ottaa puhelimet pois äänettömältä!!

Kokeilkaa, minkälainen kommunikaatio etätyössä toimii!

Luo etätiimille yhteenkuuluuden tunnetta lisääviä hetkiä!

Ymmärrät varmaan mitä haen – haen etätiimille samanlaisia yhteenkuuluuden tunnetta lisääviä hetkiä, kuin toimistolla tulee luonnostaan. Esittämäni esimerkit ovat vain ehdotuksia, tärkeintä olisi, että te yhdessä tiimin kanssa sovitte, millaisella kommunikaatiotavoilla mennään yllättävässä etätyötilanteessa eteenpäin. Olisi tärkeää sitten kokeilla vaikka muutama päivä tai yhden viikon ajan, toimiiko sovitut tavat hyvin. Jos toimii, jatkakaa – jos ei, muuttakaa! Voitte pitää tämmöisen ”kommunikaatioretron” vaikka sen viikkopalaverin alussa.

Hyvää etätyötä kaikille, ja pankaa puhelimet pirisemään!