Ketterä tiimi tarvitsee parhaiden tulosten saavuttamiseen harkintaa sekä aikaa ajatuksille ja ongelmanratkaisulle. Kiireen ja loputtoman ruljanssin aikana tuntuu usein lähes mahdottomalta löytää aikaa, energiaa tai fokusta luovalle ajattelulle, ja sellaisille asioille, jotka eivät ole ihan pakollisen kiireellisiä, mutta silti äärimmäisen tärkeitä. Siksi tietotyöläisen onkin tärkeää ajoittain yrittää hidastaa ja hengähtää – ja jättää aikaa kiirehtimisen lisäksi myös syvällisemmälle pohdinnalle ja ajattelulle.

Suorittaja vai tietotyöläinen?

Olemmeko töissä suorittamassa vai ajattelemassa? Väitän, että suurin osa meistä tekee työtä, jossa pitäisi ainakin vähän ja ensin ajatella, ja sitten vasta alkaa suorittamaan. Useimmilla meistä myös työtilanteissa tulee vastaan ongelmia. Ongelmanratkaisu on tutkimusta ja ajatustyötä. Mutta kuinka hyvin osaamme ajatella? Kuinka hyvin osaamme luoda olosuhteet, joissa tulee hyviä ja oikeita ajatuksia? Kuinka hyvin osaamme varata aikaa ajattelulle?

Kiire syö luovan ajattelun aamupalaksi

Monesti tuntuu, että työkiireet vievät ajan ja tilan ajattelulta. Aikaa ei jää suunnitella, pohtia ja miettiä omaa tekemistä, omia tavoitteita, keinoja sinne pääsemiseen, ongelmia ja ratkaisuja niihin. Kun aikaa on vähän, riski sille, että teet vääriä päätöksiä tai tyhmiä valintoja, kasvaa. Mihin yritys päätyy, jos kaikilla on kiire, kukaan ei ehdi ajatella ja suunnitella, ja ongelmia ratkotaan liian nopeasti?

Meillä pitäisi olla töissäkin aikaa joskus ajatella hyvin ja pitkään, niin kutsuttua ”syvää ajattelua”. Ja jos emme itse ota itseämme niskasta kiinni, emme koskaan saa siihen tilaisuutta – muut kontrolloivat ajankäyttöämme, jos emme itse kontrolloi sitä. Jotkut ovat jopa sitä mieltä, että syvän ajattelun puute saattaa uuvuttaa työntekijän nopeasti. 

Etätyö voisi mahdollistaa rauhallisen ajattelun toimistoa paremmin. Mutta haittapuolena taas se, että kotona meillä saattaa olla paljon distraktoivaa tekemistä, joka edelleen ryöstää aikaa ja tilaisuuksia ajattelulta. Onko monien kokema pitkäaikaisen etätyön uupumus itse asiassa seurausta syvän ajattelun puutteesta?

Kiire = hyvä työntekijä?

On helppo ajatella, että ollaksemme mahdollisimman hyvä työntekijä, meidän pitää saada aikaan mahdollisimman paljon. Tämä saattaa helposti johtaa siihen, että täytämme kalenterimme suorittamisella. Sitten juoksemme asiasta toiseen, ja huomioimme keskittyy vain siihen, miten nopeasti saamme asioita tehdyksi. Tiimin kyseessä ollessa, sama ajatusmalli johtaa siihen, että pyrimme aina siihen, että tiimillä on ”tarjotin täynnä” työtä. Saatamme jopa pelätä tilannetta, että työ loppuu! Eikö meidän pitäisi ennemmin pelätä tilannetta, että teemme turhaa työtä tai tyhmiä valintoja?

Saattaa myös olla niin, että jopa pelkäät ajattelua. Ajattelu saattaa nimittäin paljastaa epämiellyttäviä asioita tai totuuksia, ja saattaa kannustaa muuttamaan suuntaa. Lisäksi, ajattelu ja ongelmanratkaisu syövät energiaa, ja evoluutio on muovannut meistä ihmisistäkin mieluummin energiaa säästäviä kuin käyttäviä olioita.

Mitä tehokas ja toimiva ajattelu vaatii?

Tehokas ja laadukas ajattelu vaatii sitä, että poistamme kiireen tunnun ja keskeytykset, ja pystymme keskittymään oikeaan kysymykseen. Katsotaan seuraavaksi, mitkä viisi asiaa kannattaa muistaa:

1. Rauhallinen, keskeytyksetön tila

Keskeytykset tai houkutukset ovat vahingollisia ajattelulle. Tietokoneella meillä on suuri riski joko keskeytykseen (sähköposti, Teams, Slack, puhelut) tai houkutukseen (katsonpa vain uutisia, kissavideoita tai Iltasanomia). Onkin parasta laittaa tietokone pois ja käyttää jotain muuta muistiinpanovälinetta. Tai vaihtoehtoisesti, irrota itsesi verkosta kokonaan ottamalla verkkokaapeli irti tai wifi pois päältä. Muista laittaa myös puhelin lentotilaan, ja toiseen huoneeseen tai pois näkyvistä. Puhelinta ei saa jättää näkyville, koska olet todennäköisesti jo ehdollistanut itsesi siihen, että kun katsot puhelinta, haluat ottaa sen käteen ja räplätä nettiä, Facea, Instaa tai vastaavaa. Jos haluat lukea lisää fokuksen säilyttämisestä ja distraktion välttämisestä, lue lisää tästä tekemästäni kirja-arvostelusta.

2. Ajattelu rituaalina

Voit myös yrittää ritualisoida ajattelun. Tämä tarkoittaa, että teet ajattelua aina samaan aikaan, samassa paikassa, ja samanlaisin järjestelyin (tuoli, muistiinpanovälineet). Sama aika – sama paikka on hyvä neuvo siinäkin mielessä, että sitten voit varata aikaa kalenterista, jotta mitään muuta kiireellistä ei tule vaatimaan huomiotasi.

3. Varaa tarpeeksi aikaa

Viidessä minuutissa et pääse pitkälle. Jos muu työpäivä on kiireellistä, sinulla todennäköisesti menee hetki kun rauhoitut ajattelemaan. Käytä 5–15 minuuttia ajatushetken alusta siihen, että rauhoitut ja keskityt kysymykseen. Et myöskään jaksa todennäköisesti keskittyä kovinkaan paljon yli 45 minuutin. Ajattelu on energiaa kuluttavaa ja raskasta.Varaa siis ajatteluhetkeen noin 1 tunti aikaa.

Kuinka usein ajatteluhetkiä pitäisi pitää? Itse uskon, että 1–3 kertaa viikossa on sopiva tahti. Ei kannata pitää viikkoa, ettet pysähdy harkitsemaan asioita.

4. Päätä aihe ennalta ja muokkaa kysymys

Laadukkaaseen ja tehokkaaseen ajatteluun tarvitaan sopiva, ajankohtainen ja haastava aihe. Useimmiten ei kannata ajatella ”mitä tahansa” vaan kohdistaa pohdinta johonkin ongelmaan minkä ratkaiseminen olisi juuri nyt arvokasta.

5. Tee muistiinpanoja

Pohdinnan aikana, kirjaa ideat ja havainnot ylös ilman arvostelua, arvostele vasta jälkeenpäin. Voit mahdollisesti käyttää toista ajatushetkeä ideoiden arvosteluun ja testaamiseen. Kuten jo aikaisemmin sanottu, saattaa olla että kynä ja paperi toimii paremmin kuin tietokone.

Tiimin jäsenet – työmuurahaisia vai ajattelevia yksilöitä

Haluatko että ihmiset tiimissäsi ajattelevat? Pidä huolta että he osaavat sen, ja että heillä on tilaisuus siihen. Ketteryydellä pyritään siihen, että tiimillä ei ole ylikuormaa, mutta tiimin jäsenten pitää itse osata arvostaa ajatteluaikaa, ja osata säätää kommittoitu työkuorma siihen sopivaksi. Entäpä definition of done – voisiko sen osana olla ”ajatteluhetki pidetty” eli jokaisen työn alla olevan asian kohdalla olisi pysähdytty miettimään, millä tavalla se kannattaisi toteuttaa, mitä vaihtoehtoja on, ja minkä asiakastarpeen se ratkaisee, ja olisiko muita keinoja ratkaista sama tarve. Tai, mikä on suurin epävarmuus tässä asiassa, ja miten sitä voisi testata.

Toivottavasti innostuit miettimään millä keinoin ajattelua voisi parantaa omakohtaisesti ja myös teidän tiimissä. Lisää vinkkejä tiimityöhön löydät tästä blogista!