Projektien aikataulussa on aina optimismia, ja tämä on ihan normaalia. On aivan normaalia, että kun projektia suunnitellaan, niin tehdään aikataulu, joka perustuu siihen, mitä työtä ajatellaan projektissa tehtävän. Yleensä käy niin, että töitä listattaessa ei kaikkea muisteta –tai edes tiedetä – ja työtä onkin sitten oikeasti enemmän. Tai sitten käy niin, että työt ovatkin monimutkaisempia, kuin mitä ennalta arvattiin. Projektipäälliköt ovat kautta aikain oppineet varautumaan tähän, ja siksi aikatauluihin laitetaan aina jonkin verran ”puskuria”. Aikataulupuskuri ei ole kuitenkaan mikään ratkaisu – paljon parempi tapa on käyttää jotain tilanteeseen sopivaa työkalua, kuten pre-mortem (tai premortem) tyylistä retrospektiivi-sessiota.

Miksi olemme optimistisia?

Optimismin suuri hyöty on se, että asioita tapahtuu!

Optimismiin on hyvä syy! Ihmiset ovat tulevaisuutta suunnitellessaan geneettisesti pikkaisen optimisteja: meistä on helpompi miettiä tulevaisuutta, joka ei ole niin vaikea. Jos ajattelisimme kaikkia suuria töitä, mitä meidän pitäisi tehdä, niin moni asia saattaisikin jäädä tekemättä! Optimismin suuri hyöty on juuri se, että asioita tapahtuu! Usein tuleekin jälkikäteen sanottua, että ”Jos olisin tiennyt kuinka paljon hommaa tässä on, olisi jäänyt tekemättä!”

Tietenkin on myös niin, että kun yritykset tekevät investointipäätöksiä, pitäisi pystyä tekemään päätökset ainakin jollakin tarkkuudella perustuen realistisiin kustannus- ja aika-arvioihin. Ehkä tuolloin pitää ottaa muutama skenaario harkintaan. Miltä optimistinen skenaario näyttää? Entä miltä pessimistinen skenaario? Tätä aihetta sivuten meillä onkin jo tämä ansiokas blogi parin vuoden takaa.

Liian suuri optimistien ja pessimistien konflikti voi vaikuttaa hidastavasti

But I digress – tarkoituksena oli tässä blogissa puhua siitä tilanteesta, mikä on projekteissa arkipäivää, kun ollaan päästy työhön jo kiinni. Nimittäin usein käy niin, että henkilöillä on erilaisia käsityksiä siitä, miten paljon aikaa työhön tarvitaan. Joidenkin mielestä nykyinen aikataulu ja suunnitelma on ihan hyvä ja mahdollista saavuttaa. Mutta sitten taas toisten mielestä aikataulu on todella epärealistinen ja edessä on kivulias ja stressaava taival.

Kuulostaako tutulta? Väitän, että lähes jokaisessa hankkeessa on tilanne jossain määrin tällainen. Se johtuu varmasti monista asioista. Yksi syy voi olla, että ihmisillä on erilaisia taitoja ja ekspertiisejä – kun joku tietää jostain asiasta enemmän kuin toiset, muiden on hankala ymmärtää jonkin asian tekemiseen vaadittavaa aikaa. Toinen syy voi olla erilaiset tavat ajatella laadun tekemistä. Jonkun mielestä ”quick and dirty” on riittävä, kunhan se vaan täyttää vaatimukset, kun taas toisen mieltä pahoittaa, jos asioita ei tehdä todella kunnolla loppuun asti.

Tällainen tilanne on tietynkaltainen konflikti projektitiimissä – tiimiläisillä on erilaiset käsitykset siitä, miten realistinen suunnitelma on. Ja jos tällaisen konfliktin antaa vaan elää ja olla, siitä voi olla haittaa projektin ilmapiirille.

Mitä haittaa tällaisesta konfliktista voi olla?

Jos joku asia koetaan epärealistiseksi, ihmiset menettävät uskonsa tavoitteen saavuttamiseen.

Ensimmäinen haitta tulee jo siitä, että jos joku asia koetaan epärealistiseksi, ihmiset menettävät uskonsa tavoitteen saavuttamiseen. Tällöin he eivät ehkä yritä aivan yhtä kovaa kuin silloin, jos tavoite tuntuu mahdolliselta tai jopa todennäköiseltä saavuttaa.

Toinen mahdollinen haittatekijä on, jos optimistinen aikataulu tuntuu hankalalta eikä työntekijöiden mielipiteitä asiasta kuunnella. Tämä voi vaikuttaa huonontavasti ihmisten motivaatioon ja itseohjautuvuuteen, ja vain huonontaa tavoiteaikataulun saavuttamisen todennäköisyyttä.

Haastava tavoite on kuitenkin hyvä olla!

Optimistisessa tavoiteaikataulussa on kuitenkin myös kiistaton arvo – jos optimistista skenaariota ei edes yritetä tavoitella, sitä ei kyllä koskaan saavutetakaan. Projektien perustotuus on se, että ne käyttävät kaiken annetun ajan ihan varmasti.

Lähdinkin tämän takia miettimään, että miten tätä konfliktitilannetta voisi hallita? Miten saada haastavan tavoitteen hyödyt mutta välttää niistä syntyviä haittoja?

Hyvä projektipäällikkö (tai agilessa Product Owner) osaa hallita tilannetta tiimiensä kanssa niin, että konflikti minimoituu. Tähän auttaa ihmisten kanssa keskustelu, kuuntelu ja blockereiden sekä hidasteiden aktiivinen poistaminen. Mutta ajattelin, että tähän on mahdollista kehittää myös jonkinlainen työkalu tai metodi.

Pre-mortem -metodi auttaa

Pre-Mortem on tunnustettu ja hyvä tapa auttaa juuri tällaista tilannetta. Olen fasilitoinut monille asiakkaille pre-mortem -sessioita, ja niistä kyllä saadaan paljon apua juuri tämänkaltaisiin tilanteisiin. Minulla oli kuitenkin sellainen olo, että pre-mortem -metodia voisi kehittää jotenkin toimimaan paremmin juuri tilanteisiin, missä tiimillä on hyvin erilaisia käsityksiä aikataulun realistisuudesta.

Jalostettu pre-mortem -metodi – POP!

Kehitinkin erityisen pre-mortem -metodin – Project Optimism Premortem (POP-metodi), jossa on tarkoitus saada erilaiset aikataulukäsitykset ihmisiltä näkyviin, ja poistaa konflikti, joka haittaa lyhyen aikataulun saavuttamista.

POP-metodissa kaikki projektilaiset laittavat oman käsityksensä bestcase ja worstcase -aikatauluista esiin, ja näistä voidaan muodostaa yhdessä yhteinen käsitys bestcase ja worstcaseille. Metodissa on tärkeää myös keskustella niistä asioista jotka ovat eri aikataulukäsitysten takana. On syytä huomata tärkeimmät asiat, jotka pitää tapahtua että yhteiseen optimistiseen aikatauluun voidaan päästä, ja myös ne asiat, joita pitäisi välttää, ettei jouduta lähemmäs pessimististä skenaariota. White paper POP-metodista löytyy täältä.

POP-sessiot kannattaisi pitää säännöllisesti vaikka parin kuukauden välein.

POP-metodin hyödyt ovat mielestäni se, että asioista päästään puhumaan, erilaiset aikataulukäsitykset tulevat päivänvaloon ja outlier-käsityksien taustalla olevat toiveet tai murheet voidaan käsitellä. Erinomaisen tärkeää olisi myös ymmärtää, miten optimistinen skenaario olisi mahdollista saavuttaa – mitkä asiat pitää tapahtua. Ja näitä asioita voidaan session jälkeen lähteä aktiivisesti ja luvalla tekemään. Näin koko tiimi saadaan voimalla tavoittelemaan nimenomaan optimistista tavoitetta, mikä oli tarkoituskin.

POP-sessiot kannattaisi pitää säännöllisesti ehkä vaikka parin kuukauden välein. Sessioiden hyöty on tietenkin suurin projektin alkupäässä, kun korjaaviin toimenpiteisiin on vielä paljon aikaa ja toimenpiteillä on suurin mahdollinen aika vaikuttaa koko projektiin.

Kutsu minut fasilitoimaan ja opi itse samalla!

Tulen mielelläni fasilitoimaan teille joko perinteisen premortem-session tai POP-session. Tai jos olette kiinnostuneet ihan vaan muunlaisesta retrospektiivi-fasilitoinnista. Olkaa yhteydessä!