Olin taas eräällä asiakkaallani käymässä, kun linjaesimiehen kanssa jutellessani hän mainitsi, että vaikka hänen tiiminsä pitävätkin retrospektiivejä säännöllisesti, hänelle ei oikeastaan koskaan tulla sanomaan mitään tai pyytämään, että hän veisi jotain asioita eteenpäin. Tämä olikin aika pysäyttävä kommentti. Jäin oikein miettimään.

Retrospektiivi-osaamista kannattaa parantaa

Meille Contribytellä on sydämen asia, että saamme meidän valmennettavat tiimit parantamaan toimintaansa jatkuvasti. Jatkuva parantaminen ja oppimisen nopeus ovat ehkä tärkeimmät yksittäiset toimivan tiimin mittarit. Me valmennamme tiimejä tekemään retrospektiivejä tehokkaasti ja tarjoamme heille laajan työkalupakin ja ideoita siihen, miten retrojen tekeminen olisi mahdollisimman mukavaa ja tuloksekasta. Me annamme myös keinoja, miten tiimit voivat varmistaa, että retroista on myös käytännössä hyötyä – eli miten niissä sovitut toimenpiteet saadaan varmasti toteutettua. Yksi hyvä tapa oppia parempiin retroihin on kutsua meidät fasilitoimaan retrospektiivi tiimille. Tämä toimii myös haastavammissa tilanteissa, esimerkiksi monen tiimin yhteisretroissa.

Missä vika, jos pomolle ei kerrota mitään?

Koska tämä asia on meille niin tärkeä, olikin suorastaan veret seisauttavaa kuulla kommentti, ettei pomolle tuoda asioita, joissa tiimi tarvitsee apua. Sillä hetkellä tajusin itsekin, että olemmeko me liikaa kouluttaneet ja valmentaneet tiimejä pärjäämään yksinään, keskittymään toiminnan parantamisessa siihen, mitä tiimit voivat omassa toiminnassaan parantaa.

Oma pesä kuntoon

Meidän perusviestimme on, että tiimien tulisi miettiä niitä asioita, jotka ovat heidän omassa vaikutusvallassaan – asioita, joita he voivat itse muuttaa ja miettiä. Retroissa ei kannattaisi ihan hirveästi keskittyä siihen, mikä ei ole tiimin vaikutusvallassa. Nyt tajusin yhtäkkiä, että tämä viesti on saatettu ymmärtää niin, että retroissa on keskitytty vain tiimin omaan toimintaan! Ja sehän ei ole tarkoitus!

Mutta jos huomataan tärkeä asia muualla, ei saa vaieta!

Jos retroissa havaitaan tuskalliseksi joku asia, mikä ei ole tiimin omaa aluetta, niin se ei todellakaan tarkoita sitä, että kyseisen asian korjaaminen tai muuttaminen on mahdotonta! Se on todennäköisesti hankalampaa, koska pitää muuttaa prosessia tai toimintatapaa jossain muualla. Mutta ei se mahdotonta ole. Ja tässä astuu juuri esiin linjaesimiehen tai pomon rooli.

Saattaa siis olla, että jos tiimit pitävät retroja, mutta pomolle ei kuulu retroista oikein mitään, niin syynä saattaa olla se, että tiimi keskittyy vain omaan tekemiseensä, eikä uskalla ehdottaa mitään parannuksia muualle. Koko organisaation parantamisen vuoksi olisi kuitenkin hyvä optimoida ei vain yhtä tiimiä, vaan koko organisaatiota. Eli jos jossain muualla on parannettavaa, rohkeasti vaan ehdottamaan!

Ehdota – älä valita

Tässä tulikin jo avainsana – ehdottamaan. Jos pelkästään osoittaa sormella jonkin muun tiimin toimintaa, siitä voi seurata vain huonoa fiilistä. Parempi olisikin miettiä yhdessä joku parempi toimintatapa. Parannusehdotuksen kanssa on aina parempi mennä pomojen juttusille. Vaikka ehdotusta ei hyväksyttäisikään, ainakin sen esittäminen ja vaihtoehtoisen toimintatavan tuominen pomon tietoisuuteen voi vaikuttaa siihen, että asialle tehdään jotain tulevaisuudessa.

Tietysti pitää muistaa vastavuoroisuus – muutkin saattavat tulla ehdottamaan muutoksia tiimin omaan prosessiin. Tällöinkin kannattaa kuunnella tarkasti.

Pomolle parempi olo

Pitäkää siis mielessä, että retroissa ei aina kannata keskittyä vain tiimin sisäisiin asioihin. Joskus voi miettiä myös isoa kuvaa. Ja viekääpä silloin tällöin joku ehdotus pomon pöydälle. Hänellekin tulee parempi olo, kun saa auttaa tiimejä parempiin tuloksiin!