Tiimikommunikaatio kuntoon – 6 vinkkiä parempaan kommunikaatioon!

24 heinä 2019

Tiimikommunikaatio kuntoon – 6 vinkkiä parempaan kommunikaatioon!

heinä 24, 2019

”Jos kommunikoi vaikuttavasti, ei tarvitse pelätä sataa taistelua.”  

Hyvä tiimi kommunikoi, viestittää, puhuu toisilleen, välittää tietoa. Mutta miksi se on niin vaikeaa? Miksi ”viestintä onnistuu vain sattumalta” (Osmo A. Wiion sanoin)? Tässä blogissa pohdin sitä, millaista on toimiva tiimikommunikaatio – ja miten sitä voi vahvistaa.

 

1. Tunne itsesi

“Jos tunnet itsesi, sinulla on 50% mahdollisuus voittaa. Jos et tunne edes itseäsi, häviösi on varma.”

Tiimikommunikaatio helpottuu, kun tuntee itsensä ja oman tapansa kommunikoida. Mieti, mitä odotat kommunikaatiolta ja vuorovaikutukselta. Haluatko faktat, perustelut vai pelkän tavoitteen pöytään? Vai haluatko omassa kommunikoinnissasi painottaa sitä, miten toinen vastaanottaa viestin ja mikä edistäisi yhteistä hyvää? Tunnista ja tunnusta oma tapasi kommunikoida ja viestittää.

Henkilökohtaisen kartan (personal map) piirtäminen auttaa selkeyttämään sitä, mitä arvostat, mikä on sinulle merkityksellistä ja läheistä. Personal mapin voi piirtää huomioiden vain työn ja toimenkuvan tai koko persoonan. Viimeistään seuraavassa tiimihengen nostatuskekkereissä personal mapit löytyvät vähintään seinältä.

2. Tunne tiimisi

“Voit voittaa vain, jos tunnet itsesi sekä vihollisesi.”

Kommunikointiin osallistuu usein vähintään kaksi henkilöä. Siksi on syytä pohtia omien viestintätapojensa ja -mieltymystensä lisäksi toisen tai toisten tapoja ja mieltymyksiä. Joidenkin kanssa synkkaa heti eikä paljon kommunikaatiota tarvita. ”Kaveri tuntee mut ja tajuaa puolesta sanasta.” Hieno homma, kunhan ei perustu hätäisiin olettamuksiin. Mutta entä kun ei oikein edes tajua, mitä toinen yrittää sanoa. Silloin tarvitaan vuorovaikutteista lähestymistä. Ota askel ja ajatus taaksepäin, avaa korvasi ja havaintokykysi ja pidä mielessäsi, että toisen tapa ajatella ja esittää asia poikkeaa omastasi.

DISC-käyttäytymisprofiili herättää paatuneimmankin ihmistaidottoman ymmärtämään, miten käyttäytymisemme eroavat toisistaan ja miten se vaikuttaa tapaamme kommunikoida. Kun ymmärtää – ja varsinkin kun näkee jokaisen tiimiläisen tavan kommunikoida visuaalisessa nelikentässä – vuorovaikutus ja tiimikommunikaatio paranevat takuuvarmasti.

3. Ymmärrä ja tule ymmärretyksi

“Voittoisa on se, jonka joukkoja yhdistää yhteinen päämäärä.”

Vain yhteinen tahtotila kohti yhteistä ymmärrystä auttaa. Fiksu ei ole se, joka keksii mitä toinen tarkoittaa vaan se, joka aidosti tähtää yhteisymmärrykseen. En tässä kuitenkaan tarkoita, että kaikki olisivat samaa mieltä vaan sitä, että tulee ymmärretyksi ja ymmärtää toista. Voi ja saa olla eri mieltä, mutta on tärkeää ilmaista se klassisesti näin: ”Ymmärrän, mitä tarkoitat, mutta minä olen eri mieltä, koska – – ”

4. Kokeile kommunikaatiokarttaa

“Rohkeat osaavat taistella, varovaiset puolustaa ja viisaat antaa neuvoja.”

Tiedät, kuka olet. Tunnet tiimikaverisi ympärilläsi. Seuraavaksi on hyvä pohtia tiimin välisiä suhteita. Ihmiset mukautuvat luontaisesti, enemmän tai vähemmän, oman roolinsa, työtehtävänsä ja ympäröivien ihmisten mukaan. Jos tiimi haluaa kehittää kommunikointiaan, he voivat laatia kommunikaatiokartan. Kenelle jaat tietoa, keneltä saat tietoa sekä kenelle sinun pitäisi antaa enemmän tietoa ja keneltä kaipaat enemmän tietoa. Toiseksi voi jopa kirjata, miten kukin haluaa kommunikoida (email, slack, puhelin, f2f jne). Mieti myös, mitkä ovat kommunikaation esteitä tai hidasteita – ja millä jo olemassa olevilla keinoilla tiimikommunikaatio paranee. 

5. Jaa tietoa

“Vakoilijat ovat niitä omia asiamiehiämme, jotka palaavat tietojen kanssa luoksemme.”

Kaikki tieto ei kulje virallista tietä, vaan se möyrii käytävillä ja kahvihuoneissa. Näistä keskusteluista harvoin jää dataa, mutta silti ne saattavat olla yhtä merkityksellisiä kuin ns. virallinen viestintä. Kaikkia ns. käytäväkeskusteluja on yksinkertaisesti mahdoton hallita, mutta mikäli siitä muodostuu ongelmallista, siitä on hyvä keskustella, miten saada olennainen tieto paremmin jakoon ja tiimikommunikaatio kuntoon. Toisaalta kaikki tärkeä tieto ei koske vain työtä vaan tärkeää on toisinaan jakaa työn ulkopuolista tietoa. Tämä juuri kehittää tiimin sisäisiä vuorovaikutustaitoja.

6. Kysy rohkeasti

“Ennakkotietoa ei saada hengiltä, ei jumalilta, ei aiemmista tapahtumista eikä laskelmista. Se on hankittava.”

Kokemukseni mukaan ajattelemme usein, että jos kysymme, osoitamme tyhmyyttä. Ikään kuin pitäisi ymmärtää asioita puolesta sanasta tai omata sama tietotaito ja ajatuksenkulku kuin toisella. Sen sijaan uskallamme olla eri mieltä ja ilmaistakin sen. Kiinassa kysytään – ei siksi ettei vastausta tiedetä tai osattaisi arvata – vaan siksi, että halutaan varmistua toisen ajatuksista.

Olettamus on kuolio. Kysyminen vie eteenpäin.

Lainaukset ovat Sun Tzun Sodankäynnin taidosta.

Maria Wan

Maria Wan

Palvelumuotoilun konsultti

Maria luotsaa Contribyten asiakkaita kohti vuorovaikutteisempia tiimejä sekä valmentaa asiakasymmärrystä. Marialla on kokemusta palveluiden suunnittelusta ja johtamisesta, monikulttuurisista ja kansainvälisistä toimintakentistä sekä poikkiorganisatorisen asiakaslähtöisyyden kehittämisestä. Täydellisenä kesäpäivänä Marian löytää fillaroimasta tenniskentälle tai havainnoimasta ihmisiä vieraassa ympäristössä. Maria ymmärtää Asiakkaita devaajista johtoryhmiin, teineistä mummoihin ja suomalaisista samoalaisiin. Lisää Mariasta voit lukea täältä.

Share This

Jaa tämä kollegoillesi

Jaa tämä postaus verkostoosi!