Perinteisesti ketterät tiimit käyttävät backlogin parantamiseen ja backlogilla olevien asioiden selkeyttämiseen backlog grooming -seremoniaa. Tästä olemmekin kirjoittaneet jo pari blogia aikaisemmin (tsekkaa tämä ja tämä). Groomauskokous on useimmiten kerran viikossa toistuva kokous, noin tunnin mittainen, jossa tiimi käy läpi ja keskustelee backlogilla olevista, vielä groomaamattomista tarinoista.

Käyttäjätarinoiden groomauksen tavoitteet

Groomauksen tavoitteita ovat:

• Varmistaa, että kaikki tietävät ja ymmärtävät backlogin huipulla olevat tarinat, ja miten ne liittyvät tiimin missioon
• Selkeyttää tarinoiden otsikkoa, kuvausta ja hyväksyntäkriteerejä
• Varmistaa että tarinat ovat oikeassa prioriteettijärjestyksessä
• Arvioida tarinoiden kokoa, ja tarvittaessa pilkkoa niitä pienemmiksi
• Havaita jos jotain tarinoita tuntuu puuttuvan

Kuten sanottu, useimmiten tämä työ tehdään tiimin kanssa yhdessä, niin että kaikki kuulevat, kun asioista keskustellaan. Mutta tällainen tietenkin ottaa aika paljon aikaa. Ajankäytön lisäksi on muutamia tilanteita, joissa ehkä kannattaa harkita erilaista groomauskäytäntöä.

Näissä tilanteissa kannattaa harkita käyttäjätarinoiden esivalmistelua!

1. Tiimi on isohko

Jos kehitystiimi on tosi iso, sanotaan vaikka yli 10 henkeä, saattaa tuntua, että menee paljon aikaa hukkaan, jos koko tiimi aina istuu tunnin pari groomaamassa backlogia, ja tunnin aikana ehditään käydä läpi vain muutama asia, jotka ovat enemmän vain parin tyypin kiinnostuksen kohteena.

2. Groomattavaa on tosi paljon

Jos backlogilla on paljon asioita, jotka todennäköisesti tullaan tekemään, mutta joista puuttuu vielä ”liha”, silloin saattaa yhteinen groomaushetki olla tehoton tapa saada ne määriteltyä

3. Osaaminen on hyvin keskittynyttä

Joskus käy niin, että tiimiin tarvitaan ihmisiä, joilla on hyvin spesiaali osaaminen. Vaikka ideaalisti, onkin niin, että kaikki tiimissä voivat tehdä kaikkea, tällaista tilannetta harvassa organisaatiossa syntyy. Jos tilanne on niin paha, että suuri osa backlogilla olevasta sisällöstä on sellaista, että sen voi tehdä vaan joku yksi ihminen, groomaus yhdessä menee hankalaksi.

4. Kehittäjät ovat hyvin introvertteja

Jotkut meistä eivät halua esiintyä tai keskustella tai väitellä. Ja näitä ihmisiä on ehkä ohjelmistokehittäjissä aika usein. Jos tiimi kokee face to face -keskustelun kovin vaikeaksi, saattaa olla hyvä miettiä jotain muuta groomaustapaa.

5. Osa tiimistä on off-site, ja teillä ei ole kovin hyvää yhteistä kieltä

Joskus kehitystiimi ei ole kaikki samalla saitilla, tai edes samassa maassa. Jos olette monimaa-monikieli-monikulttuuri -tiimi, saattaa yhteinen groomaus mennä hankalaksi, jos suuri osa ajasta ihmetellään mitä se toinen oikein sanoi.

Delegoi käyttäjätarinoiden esivalmistelu

Näissä tilanteissa kannattaa delegoida käyttäjätarinoiden esivalmistelu. Tämän pitäisi yleensä langeta tuoteomistajalle. Delegoinnissa on siis tarkoituksena jakaa tiimiläisille groomauksen esivalmistelutehtäviä. Eli, Jarkko saa tämän tarinan, ja Pekka tämän. Aikaa valmisteluun on vaikka viikko, pari. Voidaan myös tehdä niin, että esivalmistelutehtävä otetaan sprint planningissä mukaan sprintin tehtävälistalle, koska aikaahan se ottaa.

Tiimi päättää

Delegointia vielä ehkä parempi ja edistyneempi idea olisi, että tiimi itse päättää, miten käyttäjätarinoiden esivalmistelu jaetaan. Eli, tällöin Product Owner laittaa vaikkapa listan valmistelua kaipaavia tarinoita pöydälle, ja tiimi sitten itse valitsee kuka tarkentaa mitäkin. Tämähän voisi toimia myös sprint planningissä; sprintin scopeen valitaan vaikka 5 tarinaa mitkä pitää esivalmistella, ja niitä voidaan sitten keskustella joko erillisessä groomauspalaverissa, tai sitten vaikkapa sprint review’ssä.

Miten käyttäjätarinoiden esivalmistelu etenee?

Esivalmistelussa tehtävän saanut henkilö siis katsoo että

• Tarinan otsikko on kohdallaan
• Kuvaus, käyttäjän tarve ja syy tarinalle on kuvattu
• Jonkinlaisia hyväksyntäkriteerejä on listattu
• Mahdollisesti myös on jaettu tarina jo tehtävä (task) tasolle

Olen itse sitä mieltä, että työmääräarvio voitaisiin ehkä tehdä yhdessä. Mutta en vastusta, jos esivalmistelutehtävään kuuluu myös alustava työmääräarviointi, ja jos se sattuu olemaan liian iso, esitys siitä miten tarina kannattaisi pilkkoa pienempiin palasiin.

Koko homman pihvi on se, että tiimi kokoontuu kuulemaan esivalmistelun tuloksia.

Yhteinen keskustelu on kuitenkin korvaamaton!

Koko homman pihvi on kuitenkin se, että tiimi joka tapauksessa kokoontuu kuulemaan ja keskustelemaan esivalmistelun tuloksia. Jos tämä yhteinen vaihe unohtuu, tämä ei enää ole oikeaa groomausta, ja riskit sille, että tehdään vääriä asioita, nousee huomattavasti. Delegoitu käyttäjätarinoiden esivalmistelu on aivan pakko aina yhdistää yhteiseen katselmushetkeen. Homman etu onkin siis siinä, että esivalmisteltuja tarinoita voidaan käydä tunnin sisällä läpi paljon useampi, kuin sellaisia tarinoita, joihin koko kuvaus hyväksyntäkriteereineen pitää yhteisesti kirjoittaa siinä kokouksen kuluessa.

Kokeile delegoitua esivalmistelua!

Otapa harkintaan tällainen delegoitu groomaus, jos tuntuu siltä, että sinun tilanne löytyy tuosta yllä olevalta listalta! Olen nähnyt monessa tiimissä, että tämmöinen groomauskäytäntö toimii hyvin!

Suomen parhaat backlog groomaus -valmentajat löydät Contribyteltä!

Hiomme teidän groomaustaidot veitsenteräviksi. Meiltä löytyy käyttäjätarinoihin koulutusta, valmennusta ja myös e-learning ratkaisuja. Älä enää epäröi, vaan laita meille postia!