Confluence – ohjelma vai alusta?
Confluence – ohjelma vai alusta?
Confluencen suosio on parin viime vuoden aikana kasvavat vauhdilla. Atlassianin mukaan Confluence on sisältöyhteistyöohjelmisto (huh mikä sanahirviö!), joka muuttaa nykyaikaisen tiimin työskentelyä. Eli toisin sanoen Confluence on ns. wiki, jollaiset alkoivat levitä yritysten sisäiseen informaation jakoon jo viime vuosikymmenen puolessa välissä. Confluencen suosion takana on kuitenkin muut asiat kuin pelkkä wikitoiminnallisuus.
Parhaimmillaan Confluence on, kun sisältöä tuotetaan jatkuvasti, yhtäaikaisesti ja usean käyttäjän toimesta.
Confluence on sisältöyhteistyöohjelmisto
Sisältöyhteistyöohjelmisto tarkoittaa käytännössä yrityksen sisäistä työtilaa, jossa sisältöä voidaan keskitetysti luoda ja muokata. Confluence ei siis ole tallennustila, kuten Google Drive tai Dropbox, vaikka se tiettyyn pisteeseen asti dokumnettivarastonakin toimii. Monissa yrityksissä se on myös käytössä intrana, jota sen loistavat hakuominaisuudet tukevat. Mutta parhaimmillaan Confluence on, kun sisältöä tuotetaan jatkuvasti, yhtäaikaisesti ja usean käyttäjän toimesta.
Atlassian ekosysteemi
iPhonesta ei ikinä olisi tullut niin suosittua ilman App Storea, eikä Confluence erottuisi niin selvästi muista wikiohjelmistoista ilman Atlassian Marketplacea. Vaikka edellä mainittuja olisikin vaikea muuten verrata, niin liiketoimintamallin ydin on samanlainen. Atlassian Marketplace tarjoaa kolmansille osapuolille kanavan Atlassianin laajaan asiakaskuntaan samalla kun heidän ydintuotteidensa toiminallisuus täydentyy lisäosien ansiosta. Loppuasiakkaillekin tämä on loistava asia: integraatioita ja lisätoiminnallisuuksia ei tarvitse lähteä itse kehittämään, vaan kohtuuhintaista tai jopa ilmaista apua löytyy valmiina. Confluencen lisäosia on Marketplacessa jo yli 800 ja uusia tulee koko ajan.
Ideoiden ja vaatimusten kerääminen Confluenceen
Ensimmäinen haaste on usein ideoiden kerääminen. Myyntimiehet, kollegat ja asiakkaat suoltavat toiveitaan, mutta ”varasto” puuttuu. Confiformsin avulla voi helposti tehdä erilaisia lomakkeita ja ideoiden keräämiseenkin se toimii mainiosti. Confluence-sivunhan voi julkaista myös Internetiin, joten parilla suhteellisen samanlaisella lomakkeella voidaan kerätä uudet ideat niin asiakkailta kuin sisäisestikin.
Ideoiden tallentaminen
Yleinen tapa tallentaa ideat on laittaa ne taulukkoon. Confluence tarjoaa kohtuulliset taulukko-ominaisuudet, mutta jos tietoja halutaan jäsennellä hakuehtojen kautta tai käyttää laskukaavoja, niin silloin kannattaa avuksi ottaa lisäosat. Confiforms tietysti tarjoaa erilaisia taulukkonäkymiä, mutta niiden lisäksi voi valita vaikka alla esitellyistä viidestä esimerkistä.
Liiketoimintamallinnus
Erilaisten pohjien (lakanoiden, canvaksien) käyttö liiketoiminnan mallinnuksessa on osa nykyaikaista kehittämistä. Business model canvas lienee se kaikkein tunnetuin. Parhaimmillaan canvakset ovat työhuoneen seinällä post-it -lapuilla täytettynä tukemassa tiimin työskentelyä, mutta hankaluudeksi tulee tiedon tallentaminen. Yksinkertaisinta on tietysti ottaa kuva ja tallentaa se Confluenceen. Muokkaamista kuva ei tue, mutta onneksi pohjat voi tehdä Confluencen taulukoilla, jolloin sisällön muokkaaminen onnistuu myös Confluencessa.
Visuaaliset mallit Confluencessa
Diagrammit ja vuokaaviot voi Confluencessa piirtää lisäosilla.
Vanha fraasin mukaan yksi kuva kertoo enemmän kuin 1000 sanaa ja sama pitää paikkansa myös tuotesuunnitteluissa. Diagrammit ja vuokaaviot voi Confluencessa piirtää ottamalla käyttöön joko Draw.io tai Gliffy, joilla molemmilla pystyy tekemään erittäin rikkaita diagrammeja yksin tai yhdessä. Jos käyttöliittymää haluaa speksailla, niin Wireframe Pro tai Balsamiq hoitavat homman. Ja toki aina voi tiputtaa myös Powerpoint-esityksen vaatimusten kylkeen Confluence-sivulle ja muokata sitä tiedon lisääntyessä.
Vaatimukset tuotekehitykseen
Yksi yllättävänkin vähän käytetty toiminto on ns. Jira–Confluence sovelluslinkki (application link), jonka avulla saadaan nämä kaksi ohjelmaa keskustelemaan toistensa kanssa. Vaatimushallinnassa kannattaa käyttää hyväksi Confluencen vaatimuspohjaa, jossa Jira-linkki on valmiina. Eli kaikki tarvittava taustatieto kerätään ensin Confluenceen ja sen jälkeen vaatimus ”työnnetään” Confluencesta suoraan Jiraan. Sovelluslinkin kautta Jira issuen status-tieto päivittyy myös Confluenceen. Miten sovelluslinkki otetaan käyttöön selviää alla olevasta videosta.
Jos yrityksellä on joku muu projektinhallintaohjelmisto käytössä kuin Jira, niin sama toiminnallisuus voidaan silti ottaa käyttöön Confluencen API:n kautta. Me Contribytellä olemme esimerkiksi koodanneet vaatimusten integroinnin Confluencen ja VersionOne:n välille.
Halpa vai kallis, helppo vai vaikea?
Confluence siis taipuu vaikka täysimittaiseksi vaatimushallinnan työkaluksi.
Confluence siis taipuu vaikka täysimittaiseksi vaatimushallinnan työkaluksi. Ihan ilman osaamista, työtä ja lisäkustannuksia se ei tosin onnistu, mutta hyviä puolia ovat alhainen käyttöönottokustannus, yksi yhteinen työkalu koko organisaatiolle ja Atlassian ekosysteemistä johtuva varmuus jatkokehityksestä. Confluence itsessään on erittäin edullinen, mutta lisäosat toki nostavat hintaa. Käyttökokemuksessakaan ei välttämättä päästä ihan samalle tasolle kuin tiettyyn tarpeeseen räätälöidyissä sovelluksissa, mutta toisaalta tutun ohjelman uudet toiminnallisuudet voi olla helpompi markkinoida yrityksen sisällä kuin täysin uuden sovelluksen käyttöönotto.
Contribyte on Atlassian Gold Solution Partner. Jos sinua kiinnostaa miten saat Confluencesta enemmän hyötyä tai miten sitä kannattaisi käyttää niin kysy meiltä. Youtube-kanavallamme tuomme säännöllisesti uusia vinkkivideoita ja täällä blogissa jaamme vinkkejä ja uutisia Atlassian työkaluista.
Harri Pendolin
Johtava konsultti
Harri on "tuotemies" henkeen ja vereen. 20 vuoden työuraan mahtuu niin tuotepäällikkönä toimimista isossa yrityksessä, kuin kahdeksan vuotta yrittäjänäkin, mutta aina tuotteiden parissa. Suurimmat intohimot syttyvät tuotestrategioita kehittäessä ja portfolionhallinnan parissa.
Vapaa-aika menee Harrilla liikkuessa ja lasten harrastuksissa. Harri on aina valmis jakamaan osaamistaan tuotejohtamisesta tai debatoimaan liiketoiminnan strategisista valinnoista. Lisää Harrin kokemuksia ja mielipiteitä voi lukea täältä.
Lisää sinua kiinnostavaa sisältöä
Contribyte Instakisa – Instagram kilpailu
Pimenevät syysillat ovat loistavaa aikaa videon editointiin. Haastamme kaikki vähemmänkin videoita tehneet Instaajat mukaan kisaan. Säännöt on suunniteltu siten, että harrastelijatkin voivat pärjätä.Tässä kilpailun säännöt:5 parasta videota joilla on suurin...
Lukulista: Parhaat kirjat Scrum Masterille
Minulta kysytään usein, mitkä ovat parhaat kirjat Scrum Mastereille. Tässä blogipostauksessa listaan 4 tämän hetken suosikkiani: kirjoja, jotka ovat todella hienoja opuksia ja tarjoavat tarpeellista tietoa helposti luettavassa muodossa. Lue ja valaistu!
Uteliaisuus – hyvän tiimin peruskivi
Tärkein asia hyvän tiimin taustalla on uteliaisuus. Jos tiimi ei ole utelias, se tallaa samoja polkuja kuin aina ennenkin: se ei kyseenalaista ulkoa tulevaa tietoa, eikä sitä oikeastaan kiinnosta asiakkaan ongelmat. Uteliaat tiimit puolestaan avaavat uusia uria ja kokeilevat. Ja juuri kokeilun kulttuuri on ketteryyden taustalla!
Jiran testauslisäosat – näillä suosittu Jira taipuu myös testaajien tarpeisiin!
Atlassianin JIRA on nykyään suosituin järjestelmä softakehitystiimien työnohjaukseen. Eikä syyttä. Issuet, bugit, tarinat ja epicit ja niiden hallinta sekä workflow’n kustomointi on Jirassa helppoa. Softakehityksessä oleellinen työvaihe, mutta usein oiottu sellainen, on kehitetyn koodin testaus. Nykyään Jiraa voi käyttää myös testinhallintaan, joten mikset harkitsisi myös sen tekemistä Jiran puolella?
Scrum Masterit – hukka ja hätä näkyviin kärsimyskäärmeellä
Yksi asia kaikkien menestyvien ja hyvinvoivien tiimien taustalla on jatkuva parantaminen ja oppiminen. Jatkuva parantaminen ei ehkä ihan välttämättä vaadi säännöllisiä retrospektiiveja, mutta 2-4 viikon välein toistuvat retrosessiot ovat erittäin hyvä ”paineventtiili” tiimeille, jotka haluavat pysähtyä miettimään asioita rauhassa. Retrospektiiveihin on netti pullollaan kivoja tapoja, miten tiimin jäseniltä saa tuskapisteet ongittua esiin?
Mistä on hyvä tiimi tehty?
Meillä Contribytellä päätettiin, että tämän loppuvuoden teemaksi otetaan tiimien kehittäminen. Tästäpä seurasikin sitten nakki kirjoittaa blogeja tiimien parantamisesta. Mistä hyvät, tai jopa loistavat tiimit sitten on tehty? Tästä blogista löydät kehittämämme hyvän tiimin kaavan!
Lisäosa on olennainen osa Atlassianin tuotetta
Atlassianin Jira ja Confluence ovat tällä hetkellä suosituimmat työkalut ketterän kehittämisen suunnitteluun. Suosioon lienee monta syytä: aloittamisen helppous, työkalujen tuttuus, muokattavuus ja helppokäyttöisyys. Varmasti taloudelliset seikat ovat myös painaneet vaakakupissa: täysin läpinäkyvä hinnoittelu ja alhaiset käyttöönottokustannukset, kun tuotteet on hankittu pienelle käyttäjämäärälle. Kuitenkin suurin ja usein aliarvioitu Atlassianin tuotteiden vahvuus on niiden laajennettavuus lisäosilla. Tässä blogissa kerrommekin, mitä lisäosien kanssa kannattaisi ottaa huomioon!
Haetteko Product Owneria töihin? Lue tämä ensin!
Product Owner eli tuoteomistaja on ketterissä tuotekehitystiimeissä rooli, jonka vastuulla on edustaa asiakkaan ja stakeholdereiden ääntä tiimille ja priorisoida tiimin tekemistä. Ideana on se, että yksi henkilö kerää tietoa monista eri lähteistä ja keskustelee säännöllisesti monien ihmisten kanssa, jotta voi sitten tehdä päätöksiä siitä mikä on tärkeää: mitä tehdään ja mitä ei. Lisäksi Product Owner vastaa siitä, että tiimillä on aina valmiina aloitettavaksi hyvin määriteltyä ja tärkeää tekemistä.
Miten tuoda asiakasymmärrys portfolion hallintaan?
Portfolion hallinnassa tehdään päätöksiä tuoteorganisaation tulevaisuudesta. Varsinkin portfolion hallinnan alkuosa, jossa uusien tuotteiden investointipäätöksiä tehdään, on yksi suurimmista haasteista lähes jokaisessa organisaatiossa. Asiakasymmärrys olisikin tärkeää ottaa huomioon jo tässä vaiheessa.
Contribyten koulutusvastaava Timo Leppä: ”Kehitystä ei voi tapahtua, ellei asioita osata nähdä realistisessa valossa!”
Koulutusvastaava ja muutosvalmentaja Timo Leppä tykkää olla ihmisten kanssa tekemisessä ja liikkua paljon paikasta toiseen. Hänen työhönsä kuuluu tiimien valmennusta ja kouluttamista, erityisesti menetelmien ja työkalujen osalta. Lue lisää Timosta tästä blogista!